نمودار گانت چیست؟ چگونه این ابزار بصری را بسازیم و از آن استفاده کنیم؟

با توجه به موسسه مدیریت پروژهکمتر از نیمی از پروژه‌ها (۴۸٪) موفق تلقی می‌شوند، به این معنی که ارزشی که ارائه می‌دهند ارزش تلاش و هزینه را دارد. اگر تا به حال مسئول یک پروژه بوده‌اید، می‌دانید که چقدر سریع می‌تواند از هم بپاشد.

به همین دلیل است که ابزارهای مناسب اهمیت دارند. نمودار گانت به شما یک نمای کلی از کل پروژه می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا وظایف را تعیین کنید، مهلت‌ها را تعیین کنید و پیشرفت را همه در یک مکان پیگیری کنید.

در این راهنما، ما توضیح خواهیم داد که نمودار گانت چیست، چگونه کار می‌کند و چگونه می‌توان آن را ایجاد کرد تا پروژه بعدی شما در مسیر درست خود قرار گیرد.

نمودار گانت چیست؟

نمودار گانت یک نمودار بصری است ابزار مدیریت پروژه که وظایف را روی یک جدول زمانی نمایش می‌دهد و نشان می‌دهد چه کاری، چه زمانی و توسط چه کسی باید انجام شود. این نمودار توسط مدیران پروژه (PM) در طول مرحله برنامه‌ریزی پروژه استفاده می‌شود و می‌تواند به ویژه برای پروژه‌های پیچیده‌ای که شامل چندین عضو تیم هستند مفید باشد. نمودارهای گانت با تجسم وظایف و وابستگی‌ها، می‌توانند به مدیران پروژه در شناسایی مسیر بحرانی پروژه - توالی وظایفی که حداقل زمان لازم برای تکمیل آن را تعیین می‌کند - کمک کنند.

هر وظیفه در نمودار گانت با یک نوار افقی نمایش داده می‌شود که طول نوار، مدت زمان انجام وظیفه را نشان می‌دهد.

هنری گانت، مهندس مکانیک آمریکایی، این نمودار مدیریت پروژه را در اوایل قرن بیستم برای ارزیابی فرآیندهای تولید توسعه داد. امروزه، از این نمودار در صنایع مختلف برای ردیابی همه چیز، از چرخه‌های توسعه نرم‌افزار گرفته تا رویدادها، استفاده می‌شود. کمپین های بازاریابی.

با استفاده از الگوی بالا به عنوان مثال، یک تاجر تجارت الکترونیک که کفش ورزشی را به صورت آنلاین می‌فروشد، می‌تواند یک نمودار گانت ایجاد کند تا وظایف مربوط به ایجاد یک محصول جدید را ترسیم کند. صفحه محصول برای فروشگاه تجارت الکترونیک آنها. این نمودار گانت شامل دو هفته برای تهیه پیش نویس است توضیحات محصول، سه هفته برای گرفتن اطلاعات لازم عکس محصولو شش هفته برای طراحی UX فرآیند (تهیه پیش‌نویس، ویرایش و نهایی کردن طرح‌بندی) صفحه محصول).

عناصر نمودار گانت

• فهرست وظایف و اجزای مرتبط
• گاهشمار
• وابستگی ها
• نقاط عطف

نمودارهای گانت ممکن است در ابتدا پیچیده به نظر برسند، اما درک آنها نسبتاً آسان است. در اینجا به تفصیل چهار عنصر اصلی نمودار گانت آمده است:

فهرست وظایف و اجزای مرتبط

در محور عمودی نمودار گانت، فهرستی از تمام وظایف مرتبط با یک پروژه خاص را قرار دهید.

ساختن از صفحه محصول برای مثال، تصور کنید که یک فروشگاه تجارت الکترونیک دارید که کفش می‌فروشد. شما باید یک ... راه‌اندازی کنید. صفحه محصول برای یک جدید خط تولید از کفش‌های کتانی و می‌خواهید یک نمودار گانت برای ترسیم فرآیند ایجاد کنید. وظایف شما ممکن است شامل تهیه پیش‌نویس محتوای نوشتاری در مورد مواد و اطلاعات اندازه، ویرایش عکس‌های محصول و ایجاد یک طرح‌بندی صفحه با طراحی خوب باشد که بازدیدکنندگان را به سمت خرید هدایت کند.

همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، از Shopifyدر قالب نمودار گانت، شما می‌توانید هر وظیفه را در ستون B در زیر بخش «قابل تحویل» فهرست کنید تا به شما در پیگیری هر وظیفه‌ای که باید برای راه‌اندازی صفحه محصول خود انجام دهید، کمک کند.

اگرچه برخی از نمودارهای گانت بسیار اساسی ممکن است فقط شامل لیست وظایف باشند، اما افزودن سایر اطلاعات مرتبط با وظیفه، مانند مالک، تاریخ شروع و پایان و وضعیت، می‌تواند داده‌های ارزشمند دیگری را در یک نگاه ارائه دهد.

گاهشمار

جدول زمانی، مقادیر زمان (معمولاً بر حسب روز یا هفته) را در امتداد محور افقی فهرست می‌کند. در زیر این بازه‌های زمانی، نوارهای وظیفه به صورت افقی و متناسب با مدت زمان انجام وظایف، قرار دارند. وقتی ردیف یک وظیفه خاص را دنبال می‌کنید، با یک نوار وظیفه رنگی درون جدول زمانی مطابقت دارد که روشی بصری آسان برای پیگیری پیشرفت و تنظیم برنامه پروژه ارائه می‌دهد. در اینجا دو نمونه از جدول زمانی نمودار گانت آورده شده است، یکی با استفاده از یک بازه زمانی روزانه و دیگری با استفاده از یک بازه زمانی هفتگی:

نکته: یک خط تاریخ - یک خط عمودی که تاریخ امروز را نشان می‌دهد - به شما کمک می‌کند تا به سرعت موقعیت فعلی خود را در جدول زمانی پروژه مشاهده کنید. در یک نمودار گانت روزانه، این خط می‌تواند به صورت خودکار (بسته به ابزار) به‌روزرسانی شود یا به صورت دستی تنظیم شود. در هر صورت، این خط، یک نمای کلی از پیشرفت در مقایسه با برنامه ارائه می‌دهد.

وابستگی ها

وابستگی‌ها، ارتباط بین دو یا چند وظیفه هستند، به ویژه هنگامی که تکمیل یک وظیفه منجر به شروع وظیفه دیگری می‌شود. با اتصال میله‌های وظیفه با خطوط و فلش‌ها، می‌توانید به راحتی وظایف وابسته را شناسایی کرده و به سرعت رابطه بین وظایف مختلف را درک کنید.

وابستگی‌های وظایف به مدیران پروژه کمک می‌کند تا توالی وظایف - به این معنی که کدام وظایف از طریق وابستگی‌ها به هم متصل می‌شوند - را تجسم کنند و در مورد اینکه کدام وظایف باید در یک توالی در اولویت قرار گیرند، تصمیمات آگاهانه‌ای بگیرند. اگر از نرم‌افزار نمودار گانت استفاده می‌کنید، می‌توانید به‌روزرسانی‌های خودکار را با وابستگی‌های وظایف تنظیم کنید که به اعضای تیم مربوطه اطلاع می‌دهد که می‌توانند کار روی یک وظیفه را از زمان تکمیل وظیفه وابسته به آن شروع کنند.

برای مثال، به محض اینکه کارهای صفحه محصول مانند ویرایش عکس و توضیحات محصول تکمیل شد، یک پیام خودکار می‌تواند به اطلاع ... طراحی UX به تیم این امکان را می‌دهد که بتوانند کار روی طرح‌بندی صفحه محصول را شروع کنند، زیرا به آن نتایج وابسته هستند.

نقاط عطف

شما می‌توانید مراحل کلیدی پروژه خود را با استفاده از یک شکل لوزی در انتهای نوار وظیفه یا بین دو نوار وظیفه مشخص کنید. برای ایجاد یک صفحه محصول، می‌توانید یک لوزی را در انتهای یک نوار وظیفه اصلی، مانند نهایی کردن مواد و اندازه‌بندی متن، قرار دهید. مراحل مهم به ترسیم مراحل پروژه و تجزیه پروژه‌های پیچیده به حرکات اصلی کمک می‌کنند.

نقاط عطف به مدیران پروژه کمک می‌کنند تا تکمیل چرخه‌های اصلی پروژه را درک کرده و مسئولیت‌ها را بین بخش‌های مختلف تفویض کنند. برخلاف وظایف کوچک‌تر مانند گرفتن عکس از مدل‌هایی که کفش‌های ورزشی را پوشیده‌اند، نقاط عطف نشان‌دهنده پایان مراحل مهم هستند.

برای مثال، می‌توانید از یک نقطه عطف برای برجسته کردن زمان انجام کارهایتان استفاده کنید. عکس محصول تیم کاملاً کار صفحه محصول خود را انجام داده و می‌تواند به سراغ یک پروژه کاملاً متفاوت، مانند گرفتن عکس برای یک محصول جدید، برود. کمپین بازاریابی.

نحوه ایجاد نمودار گانت

1. دامنه نمودار گانت خود را تعریف کنید
2. تمام وظایف مربوط به پروژه را فهرست کنید
3. ایجاد وابستگی‌های وظیفه‌ای
4. جدول زمانی نمودار گانت خود را تنظیم کنید
5. وظایف را به اعضای تیم اختصاص دهید
6. نظارت بر پیشرفت

فرقی نمی‌کند ابتکار عمل شما چیست، برای شروع و اجرای یک پروژه به یک روش مشابه متکی خواهید بود. برای تهیه نمودار گانت برای پروژه‌های خود، این مراحل اساسی را دنبال کنید:

۱. محدوده نمودار گانت خود را تعریف کنید

قبل از اینکه نمودار گانت خود را بسازید، مرزهای پروژه خاص خود را مشخص کنید تا بتوانید آن را به مراحل واضح در جدول زمانی خود تبدیل کنید. نوشتن یک محدوده کار سندی تهیه کنید تا جزئیات اقلام تحویلی کلیدی و موارد استثنای موجود در نمودار گانت خود را شرح دهید. هدف اصلی پروژه خود را ارزیابی کنید و مطمئن شوید که دامنه کار شما را به سمت آن هدف سوق می‌دهد. تعیین اهداف و مرزهای مشخص برای نمودار گانت شما می‌تواند به جلوگیری از خزش دامنه - گسترش ناخواسته جدول زمانی یا منابع یک پروژه در طول زمان - کمک کند.

۲. تمام وظایف مربوط به پروژه را فهرست کنید

هر وظیفه‌ای را که در نمودار گانت شما جای می‌گیرد، فهرست کنید. وظایف قابل مدیریت را بنویسید و وظایف بزرگ‌تر را به زیروظایف تقسیم کنید. اطلاعات مربوط به هر وظیفه، مانند مدت زمان انجام آن و منابع مورد نیاز برای تکمیل آن وظیفه را درج کنید. هر وظیفه را در ستون سمت چپ نمودار گانت خود بنویسید و زیروظایف مربوطه را در کنار یکدیگر دسته‌بندی کنید.

برای مثال، اگر در حال ساخت یک نمودار گانت برای ... هستید راه اندازی فروشگاه آنلاینمی‌توانید وظایفی مانند انتخاب یک پلتفرم تجارت الکترونیک، یافتن نام دامنه، نوشتن متن وب‌سایت (با زیروظایفی مانند متن برای صفحه فرود اصلی یا صفحات محصول)، گرفتن عکس از محصول و تنظیم فرآیند پرداخت را فهرست کنید.

۳. وابستگی‌های وظایف را مشخص کنید

مشخص کنید کدام وظایف با سایر وظایف در نمودار گانت شما مرتبط هستند. برای مثال، باید یک مورد را انتخاب کنید پلت فرم تجارت الکترونیک برای فروشگاه آنلاین خود قبل از انتخاب نام دامنهدر مقابل، می‌توانید وظایف خاصی را همزمان با سایر وظایف شروع کنید، مانند نوشتن متن وب‌سایت حتی قبل از راه‌اندازی رسمی فروشگاه خود (از جمله یک محتوای جذاب) درباره ما صفحهدر اینجا به تفکیک چهار نوع وابستگی وظایف که می‌توانید در نمودار گانت خود استفاده کنید، آمده است:

• پایان به شروع (FS)پس از اتمام یک وظیفه، کار بر روی یک وظیفه وابسته می‌تواند آغاز شود.
• شروع به شروع (SS)وقتی یک کار شروع می‌شود، کار دیگری نیز می‌تواند شروع شود و کار روی هر دو کار به طور همزمان پیش برود.
• پایان تا پایان (FF)این نوع وابستگی به وظایفی اشاره دارد که تا زمان تکمیل وظیفه دیگری، قابل انجام نیستند.
• شروع تا پایان (SF)وقتی یک وظیفه شروع می‌شود، وظیفه وابسته می‌تواند به پایان برسد.

پس از مشخص کردن وابستگی تمام وظایف، توالی وظایف را در نمودار گانت خود ارزیابی کنید تا ترتیب وظایفی را که باید در پروژه شما انجام شوند، تجسم کنید. در نهایت، انتخاب کنید که کدام وظایف به عنوان نقاط عطف کلیدی پروژه عمل خواهند کرد.

۴. جدول زمانی نمودار گانت خود را تنظیم کنید

برای هر وظیفه، بر اساس مدت زمانی که انتظار می‌رود هر وظیفه طول بکشد، نوارهای وظیفه رنگی ایجاد کنید که در امتداد جدول زمانی شما امتداد یابند.

شما می‌توانید رنگ‌ها را بر اساس اعضای تیم یا بخش‌های مختلف، مراحل اصلی پروژه یا حتی به‌روزرسانی‌های وضعیت (با رنگ سبز نشان‌دهنده وظایف تکمیل‌شده، آبی برای وظایف در حال انجام و قرمز نشان‌دهنده وظایف معوق) انتخاب کنید. اگر مهلت مشخصی برای پروژه خود دارید، برای فهمیدن اینکه چقدر زمان برای استفاده در جدول زمانی نمودار گانت خود دارید، از مهلت به عقب کار کنید.

انتخاب کنید که جدول زمانی شما بر اساس روز، هفته یا حتی ماه تقسیم شود. برای کارهای پیچیده با چندین زیروظیفه‌ای که نیاز به یک تغییر سریع دارند، از بازه‌های زمانی روزانه استفاده کنید و برای پروژه‌های بزرگ و بلندمدت با زیروظایف و مهلت‌های کمتر مشخص، از بازه‌های زمانی هفتگی یا ماهانه استفاده کنید.

به یاد داشته باشید که دوره‌های غیرکاری را در نمودارهای گانت خود لحاظ کنید تا مشخص شود چه تاریخ‌هایی، مانند آخر هفته‌ها و تعطیلات، از برنامه حذف شده‌اند. همچنین، در صورت امکان، اضافه کردن زمان اضافی در حین یا بین وظایف را در نظر بگیرید تا به تیم پروژه خود زمان کافی برای انجام به موقع همه کارها را بدهید.

۵. وظایف را به اعضای تیم اختصاص دهید

مشخص کنید چه کسی مسئول چه وظیفه‌ای است، چه یک عضو تیم باشد و چه کل تیم. افراد مسئول وظایف را به ستون کنار لیست وظایف در نمودار گانت خود اضافه کنید. به عنوان مثال، می‌توانید وظایف نویسندگی تبلیغاتی مانند نوشتن یک صفحه فرود برای وب‌سایت تجارت الکترونیک خود را به یک نویسنده تبلیغاتی و وظایف بهینه‌سازی وب‌سایت را به یک توسعه‌دهنده وب واگذار کنید.

6. پیشرفت را نظارت کنید

در طول چرخه حیات پروژه، مرتباً به نمودار گانت خود مراجعه کنید. مدیران پروژه می‌توانند از نمودارهای گانت برای ارزیابی میزان پیشرفت پروژه استفاده کنند و همچنین به‌روزرسانی‌ها را با اعضای تیم و بخش‌ها به اشتراک بگذارند تا همه در جریان امور باشند.

نمودارهای گانت اسناد زنده‌ای هستند که می‌توانند در صورت لزوم تغییر کنند. نمودار گانت خود را بدون افزایش محدوده پروژه فراتر از منابع و جدول زمانی که در ابتدا تعیین کرده‌اید، به‌روزرسانی کنید. زمانی را برای خود و هر ذینفع مربوطه پروژه (یعنی هر کسی که در پروژه دخیل است یا تحت تأثیر آن قرار دارد) تعیین کنید تا مرتباً نمودار گانت را بررسی کنند. به عنوان مثال، همانطور که در طراحی وب‌سایت خود پیش می‌روید، می‌توانید یک جلسه هفتگی برای ارزیابی پیشرفت تعیین کنید و مطمئن شوید که اعضای صحیح تیم از هرگونه به‌روزرسانی در لیست وظایف یا جدول زمانی آگاه هستند.

چالش‌های نمودار گانت

اگرچه نمودارهای گانت ابزارهای مؤثری برای اطلاع‌رسانی در مورد بازه‌های زمانی و هماهنگ نگه‌داشتن اعضای تیم مرتبط هستند، اما چند ایراد نیز وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند. در اینجا به تفصیل به چالش‌های نمودارهای گانت می‌پردازیم:

• فرآیند زمان برساخت و به‌روزرسانی نمودارهای گانت به صورت دستی می‌تواند زمان قابل توجهی را به خود اختصاص دهد، به خصوص برای پروژه‌های پیچیده با توالی وظایف زیاد.

• عدم اولویت‌بندینمودارهای گانت تمام وظایف ضروری که در یک پروژه انجام می‌شوند را فهرست می‌کنند، اما اطلاعاتی در مورد اینکه کدام وظایف از بقیه مهم‌تر هستند، ارائه نمی‌دهند.

• جزئیات حداقل حجم کار برای هر وظیفهنمودارهای گانت شامل یک نمای کلی سطح بالا از منابع مورد نیاز برای یک کار خاص هستند، اما اطلاعات دقیق‌تری برای تخصیص کارآمد منابع ارائه نمی‌دهند.

کلید پرداختن به این چالش‌ها، استفاده از نرم‌افزار نمودار گانت است که می‌تواند فرآیند را خودکار کند و نمودارهای گانت را یکی از ابزارهای متعددی که برای مدیریت پروژه استفاده خواهید کرد، در نظر بگیرید. به عنوان مثال، یک ساختار شکست کار (WBS) می‌تواند به ارائه جزئیات حجم کار که در نمودارهای گانت وجود ندارند، کمک کند.

۳ ابزار نرم‌افزاری نمودار گانت

• تیم گانت
• دوشنبه
• کلیک کنید

در اینجا چند ابزار نرم‌افزاری نمودار گانت وجود دارد که می‌توانید هنگام مدیریت پروژه‌ها از آنها استفاده کنید.

تیم گانت

این ابزار نمودار گانت از یک رابط کاربری ساده با قابلیت کشیدن و رها کردن استفاده می‌کند تا ایجاد نمودارهای گانت را آسان کند. تیم گانت چندین قالب نمودار گانت ارائه می‌دهد که می‌توانید از روی آنها نمودار بسازید و به شما امکان می‌دهد یک سند نمودار گانت قابل ویرایش را با تیم خود به اشتراک بگذارید. می‌توانید وابستگی‌های وظایف، نظرات و فایل‌ها را به وظایف خاص اضافه کنید تا سایر اعضای تیم به آنها مراجعه کنند.

قیمت گذاریتیم‌گانت یک طرح رایگان محدود ارائه می‌دهد؛ طرح‌های پولی از ۴۹ دلار در ماه برای هر مدیر شروع می‌شوند که سالانه صورتحساب می‌شوند و برای همکاران اضافی ۷ دلار در ماه هزینه دارد.

دوشنبه

دوشنبه یک ابزار نرم‌افزاری مدیریت پروژه است که شامل یک ویجت نمای گانت است. با استفاده از نرم‌افزار آن، یک طرح پروژه بسازید و برای یافتن و انتخاب طرح نمودار گانت، روی «افزودن نما» کلیک کنید. نرم‌افزار به‌طور خودکار بر اساس اطلاعاتی که به طرح پروژه خود اضافه کرده‌اید، از جمله مراحل پروژه، لیست وظایف و جدول زمانی نمودار میله‌ای، یک نمودار گانت می‌سازد. نمودارهای گانت در monday.com تعاملی هستند، به این معنی که می‌توانید روی یک نوار وظیفه خاص کلیک کنید تا درباره مالک و وضعیت وظیفه اطلاعات بیشتری کسب کنید.

قیمت گذاریطرح‌های Monday.com که شامل نماهای گانت می‌شوند، از ۱۲ دلار برای هر کاربر در ماه شروع می‌شوند که سالانه صورتحساب آنها پرداخت می‌شود.

کلیک کنید

کلیک کنید یکی دیگر از ابزارهای نرم‌افزاری مدیریت پروژه است که ویژگی‌های نمودار گانت را ارائه می‌دهد. مشابه monday.com، می‌توانید با پر کردن تمام اطلاعات لازم مانند وظایف، افراد واگذار شده و مهلت‌ها قبل از کلیک بر روی نمای نمودار گانت، پروژه‌ها را در داشبورد خود ایجاد کنید. ClickUp به طور خودکار یک نمودار گانت بر اساس اطلاعات شما ایجاد می‌کند و به کاربران اجازه می‌دهد نمودار گانت را با استفاده از یک رابط کشیدن و رها کردن تنظیم کنند. همچنین شامل یک طرح مسیر بحرانی است که می‌توانید روی آن کلیک کنید تا وظایف وابسته را برجسته کنید و شناسایی و تنظیم توالی‌های خاص وظایف را آسان می‌کند.

قیمت گذاریکلیک‌آپ یک طرح رایگان برای استفاده شخصی ارائه می‌دهد؛ طرح‌های پولی از ۷ دلار برای هر کاربر در ماه شروع می‌شوند که سالانه صورتحساب آنها پرداخت می‌شود.