Qu'est-ce qu'un diagramme de flux de données ? Guide et conseils pour la création de diagrammes de flux de données

Chaque boutique en ligne génère un flux constant d'informations. Le comportement de navigation des clients, l'activité du panier, les détails de paiement et de livraison, les niveaux de stock des produits, les mises à jour des fournisseurs et les analyses marketing circulent tous dans différents systèmes. 

C'est un véritable casse-tête. Si un seul flux est perturbé, cela peut avoir des répercussions sur l'ensemble de vos opérations, entraînant des retards, des inventaires inexacts ou une mauvaise expérience client. 

Les diagrammes de flux de données (DFD) vous aident à y voir plus clair en visualisant comment les informations entrent, circulent et sortent de votre organisation. Au lieu de deviner où une mise à jour de commande a échoué ou comment les données client transitent de votre boutique en ligne à votre système, vous pouvez utiliser ces diagrammes pour comprendre les flux de données. logiciel de gestion de la relation client (CRM)Vous pouvez suivre le chemin étape par étape.

Voici comment fonctionnent les diagrammes de flux de données (DFD), ce qu'ils représentent et pourquoi ils peuvent être utiles.

Qu'est-ce qu'un diagramme de flux de données ?

Un diagramme de flux de données (DFD) est une représentation visuelle des données circulant dans un système d'information. Il illustre comment votre entreprise collecte, traite, stocke et diffuse les données. Un DFD permet aux équipes de partager une compréhension commune de la circulation de l'information entre les services, les systèmes logiciels et les parties prenantes, simplifiant ainsi les systèmes complexes pour l'analyse et l'amélioration.

Par exemple, une entreprise de vente au détail pourrait utiliser un diagramme de flux de données (DFD) pour visualiser le flux des données de commandes clients. paiement en ligne aux systèmes d'entreposage, de facturation et d'expédition. De même, une entreprise de services financiers pourrait créer un diagramme de flux de données (DFD) pour obtenir une vue d'ensemble claire du flux des données de paiement des clients à travers l'ensemble de son système — y compris les différentes étapes de vérification, d'approbation et de reporting — afin de garantir la conformité et l'intégrité des données.

Diagramme de flux de données (DFD) vs. organigramme

Un diagramme de flux de données (DFD) illustre la circulation de l'information au sein d'un système : sa provenance, sa destination, son mode de stockage et ses transformations. Un DFD peut s'avérer utile, par exemple, pour le suivi des informations relatives à une commande client, depuis le processus de paiement jusqu'à la génération de rapports, en passant par l'exécution de la commande.

Un organigramme, ou représentation schématiqueEn revanche, un diagramme de flux représente les étapes et décisions séquentielles d'un processus. Il illustre les actions entreprises par les personnes ou les logiciels (comme « acheminer vers l'entrepôt » ou « envoyer un courriel de confirmation ») et les points de décision qui déterminent la suite des opérations. Ce type de diagramme est plus utile pour comprendre le flux de travail lui-même que les données qui y transitent.

Voici une analyse plus détaillée :

Similitudes

• Cartographie des processus. Les diagrammes de flux de données (DFD) et les organigrammes analysent et documentent la manière dont le travail ou l'information circulent au sein des systèmes d'information de l'entreprise. 

• Logique séquentielle. Les deux modèles utilisent des flèches pour indiquer le sens du mouvement, illustrant ainsi un flux logique entre les composants du système.

• Documentation. Tous deux sont utilisés pour la conception de systèmes, la formation et les audits, afin d'aider les parties prenantes à comprendre les processus complexes des systèmes logiciels.

Différences

• Objectif principal. Les diagrammes de flux de données (DFD) décrivent la provenance des données, leur destination et leur transformation au cours de ce processus ; autrement dit, ils rendent compte de l’utilisation des données par le système. Les organigrammes, quant à eux, mettent l’accent sur la séquence des étapes, des décisions et de la logique ; en d’autres termes, ils expliquent comment le système accomplit une tâche donnée.

• Étiquettes et symboles. Les diagrammes de flux de données (DFD) représentent les processus (cercles ou ovales), les entités externes (rectangles), les bases de données (rectangles ouverts) et les flux de données (flèches étiquetées). Les organigrammes représentent les processus (rectangles), les décisions (losanges), les points de départ et d'arrivée (ovales ou terminaux) et les entrées et sorties (parallélogrammes).

• Cas d'utilisation. Les diagrammes de flux de données (DFD) définissent la fonctionnalité globale du système, notamment les besoins en information et son périmètre. Par exemple, un DFD peut suivre le parcours d'une commande client, de sa saisie à son stockage et à sa sortie finale. Les organigrammes, quant à eux, se concentrent davantage sur les technologies spécifiques, les séquences opérationnelles et la logique de programmation. Ils peuvent, par exemple, modéliser la logique « si/alors » pour la vérification de la carte bancaire d'un client lors du processus de commande.

Composantes d'un diagramme de flux de données

• Entité externe
• Processus
• Magasin de données
• Flux de données

Un diagramme de flux de données (DFD) comporte quatre composants principaux, chacun représenté par un symbole spécifique permettant de visualiser comment les données circulent et évoluent au sein d'un système :

Entité externe

Une entité externe (également appelée terminateur, source ou destination) est une entité située en dehors des limites du système. Elle peut soit fournir des données au système, soit en recevoir. Les entités externes constituent la source initiale ou la destination finale des données.

Utilisez des rectangles ou des carrés, étiquetés avec des noms, pour représenter ces entités externes. Par exemple : « Client », « Banque », « Fournisseur » et « Système de gestion des stocks ».

Processus

Un processus (ou transformation) illustre comment les données évoluent au sein du système après leur saisie. Par exemple, il montre comment les informations d'une carte bancaire sont traitées, de la saisie par l'utilisateur à leur vérification. Représentez ces processus par des cercles ou des rectangles aux coins arrondis et associez-les à des verbes d'action, tels que « Vérifier la commande » ou « Calculer le total ».

Magasin de données

Un entrepôt de données est un lieu où sont stockés des fichiers de données pendant une période déterminée. Les entrepôts de données représentent des « données au repos », à partir desquelles elles peuvent être récupérées ultérieurement. Il s'agit généralement d'une base de données, d'un fichier ou d'un registre manuel. Utilisez un rectangle ouvert (un rectangle sans côté) étiqueté avec un nom comme « Fiches clients », « Inventaire des produits » ou « … ».Historique des commandes« pour représenter cette partie du processus. »

Flux de données

Cela représente le déplacement d'informations d'une partie du système à une autre. Cartographier les flux de données consiste à visualiser les données qui transitent entre un processus, une entité externe ou un entrepôt de données. Utilisez des flèches étiquetées indiquant le sens du déplacement des données (par exemple, « Informations de commande » ou « Données de paiement ») pour représenter les flux de données.

Règles du diagramme de flux de données

Les diagrammes de flux de données suivent un ensemble de règles générales afin de garantir la cohérence logique et d'éviter les erreurs de modélisation. Voici les règles essentielles à suivre lors de la création de diagrammes de flux de données :

• Les données doivent circuler selon un processus. De la même manière qu'on ne peut pas déplacer un carton d'un entrepôt à un autre sans le soulever et le porter, les données ne peuvent pas passer d'un endroit à un autre d'elles-mêmes. Par exemple, les données ne peuvent pas aller directement d'un « Client » (une entité externe) à une « Base de données de commandes » (un entrepôt de données) sans une étape intermédiaire de « Traitement de la commande » (un processus).

• Un processus doit avoir à la fois une entrée et une sortie. Chaque processus doit transformer des données. Les données entrantes peuvent provenir de sources multiples, et les flux de sortie peuvent parfois être dirigés vers plusieurs entités ou entrepôts de données. Chaque processus possède au moins une entrée et au moins une sortie.

• Chaque flux de données nécessite des étiquettes claires. Les flèches doivent porter des noms explicites décrivant les données transférées (par exemple, « Informations client », « Détails de la facture »). Utilisez des noms clairs et fonctionnels, dont la signification est évidente pour vos parties prenantes. Utilisez des noms pour les entités externes, les bases de données et les flux de données, et des verbes pour les processus.

• L'ensemble du diagramme doit conserver une cohérence logique. Les entrées, les sorties et les processus doivent être cohérents. Par exemple, il est impossible de générer un « reçu de paiement » si aucune donnée de paiement n'est saisie dans le processus.

• Le diagramme de flux de données (DFD) doit être clair et facile à lire. Veillez à ce que le diagramme soit visuellement clair et organisé afin que les relations entre les données soient faciles à suivre. Évitez autant que possible les croisements de lignes pour que les lecteurs puissent parcourir rapidement le diagramme de flux de données et visualiser la conception du système et les transformations de données.

Diagrammes de flux de données logiques vs. diagrammes de flux de données physiques

Un diagramme de flux de données (DFD) peut prendre deux formes : un diagramme de flux de données logique et un diagramme de flux de données physique. Ces deux types de diagrammes illustrent la circulation des données au sein d’un système, mais selon des perspectives différentes. 

• Diagramme de flux de données logique. Un diagramme de flux de données logique se concentre sur le traitement des données : les processus métier, les entrées et les sorties. Il offre une vue d'ensemble des exigences et des processus du système, sans se préoccuper de leur implémentation. 

• DFD physique. Un diagramme de flux de données physique (DFD) montre comment le système est réellement construit, en détaillant le matériel, les logiciels, les bases de données et les utilisateurs qui exécutent chaque fonction. 

En termes simples, vous utilisez le diagramme de flux de données logique pour une vue d'ensemble du fonctionnement du système, et le diagramme de flux de données physique pour examiner les détails de l'implémentation.

Par exemple, si votre boutique en ligne crée un diagramme de flux de données logique, vous pourriez voir un processus intitulé « Traiter la commande » connecté à des flux de données tels que « Informations client » et « Détails de paiement ». Ce diagramme met l’accent sur les données nécessaires et les résultats qui seront produits. 

Si vous créiez un diagramme de flux de données (DFD) physique, ce même processus pourrait être décomposé en composants concrets, tels qu'un formulaire de paiement en ligne, un passerelle de paiementet une base de données de commandes MySQL, indiquant où chaque action a lieu. 

Comment créer un diagramme de flux de données

Il n'est pas nécessaire d'être informaticien pour créer un diagramme de flux de données pour votre organisation. Voici cinq étapes simples pour créer un DFD à partir de zéro :

1. Identifiez les principales fonctions et les flux de données que vous souhaitez cartographier. Commencez par identifier les principaux processus, événements métier et points de saisie de données de votre système. Déterminez les actions déclenchantes, les informations collectées et leur destination.

2. Définissez les principaux composants de votre DFD. Cartographiez les processus, les solutions de stockage de données, les flux de données et les entités externes qui envoient ou reçoivent des données. Chaque processus doit représenter une transformation ou une activité distincte. 

3. Commencez par un diagramme de contexte. Commencez par un diagramme de flux de données (DFD) de haut niveau, appelé diagramme de niveau 0 ou diagramme de contexte, qui illustre les interactions du système avec les acteurs externes. Vous obtiendrez ainsi une vue structurée de l'intégration du système au sein de votre organisation ou de son environnement commercial. 

4. Décomposer en diagrammes de niveau inférieur. Décomposez les fonctions principales en processus plus petits et plus détaillés (appelés DFD de niveau 1 ou de niveau 2), en passant d'une vue d'ensemble générale à des modèles de processus plus granulaires.

5. Vérifiez les connexions de données. Vérifiez que chaque flux de données établit une connexion logique entre les processus et les bases de données, et que tous les composants respectent les règles des diagrammes de flux de données (par exemple, les flux de données sont nommés de manière unique, tous les processus possèdent des entrées et des sorties). N'oubliez pas que les diagrammes de flux de données ne représentent pas les flux de contrôle ni la logique de décision ; ces éléments relèvent des organigrammes, et non des diagrammes de flux de données.

Avantages de l'utilisation d'un diagramme de flux de données

Les diagrammes de flux de données sont des outils polyvalents qui offrent une représentation claire, logique et graphique du mouvement des informations, rendant ainsi les systèmes complexes compréhensibles par un large public. Voici les avantages de l'utilisation des DFD :

• Aperçus visuels clairs des principaux processus. Un diagramme de flux de données (DFD) est une interface intuitive permettant de comprendre comment les données circulent dans un système d'information (le plus souvent un système informatique), ce qui facilite la compréhension des données, même pour les lecteurs sans formation technique.

• Décompose les systèmes complexes en parties gérables. En décomposant de multiples processus en composants plus petits, un diagramme de flux de données (DFD) peut aider les analystes à modéliser l'architecture du système et à identifier les inefficacités ou les redondances.

• Permet de clarifier l'origine et la destination des données. Les diagrammes de contexte aériens offrent une vue d'ensemble des flux de données entrants et sortants d'un système. Ils permettent aux équipes de suivre la provenance des données fournies par les entités externes, ainsi que la manière dont les systèmes les stockent et les reçoivent.

• Facilite une meilleure communication dans le développement agile. Les diagrammes de flux de données (DFD) sont modifiables. De ce fait, ils s'intègrent aux flux de travail de développement agile, où ils permettent aux équipes d'affiner les exigences avant d'engager du temps et des ressources dans la mise en œuvre proprement dite.

• Permet une analyse sous de multiples angles. Vous pouvez utiliser les diagrammes de flux de données (DFD) pour une approche descendante, en créant un processus unique de haut niveau qui représente l'ensemble du système et ses principales fonctions. Vous pouvez ensuite le décomposer en diagrammes de niveau inférieur qui détaillent les événements et processus métier. Ce zoom avant et arrière permet de comprendre les inefficacités et d'identifier l'impact des modifications apportées à un processus sur les autres flux de travail.