Kako napisati poslovno pismo: struktura, savjeti + predložak

Kao najčešći oblik profesionalne komunikacije, mnogi moderni uredski radnici svakodnevno šalju i primaju desetke poslovnih e-poruka.

Iako možete primati pozivnice iz kalendara, ležerne poruke i bezbroj newslettere, nekim važnim porukama potrebna je formalnija struktura i uglađeniji jezik kako bi bile učinkovite.

U svijetu pretrpanih poštanskih sandučića, slanje formalnog poslovnog pisma može biti moćan alat koji vam pomaže da jasno prenesete ključne informacije. Saznajte više o različitim vrstama poslovnih pisama, plus savjete za pisanje učinkovitog.

Što je poslovno pismo?

Poslovno pismo je vrsta formalne, pisane komunikacije upućene stručnjaku. Poslovno pismo može se poslati e-poštom ili ispisati te dostaviti osobno ili putem poštara.

Dok su neformalne e-poruke brz način komunikacije s pojedincima ili grupama ljudi, poslovna pisma su češća za formalne prigode. Ova pisma slijede standardni format i prikladna su za vanjsku komunikaciju ili internu komunikaciju tvrtke.

10 vrsta poslovnih pisama

Poslovno pismo može biti učinkovit način dijeljenja važnih informacija, ali može učiniti vašu komunikaciju pamtljivijom. Evo nekih uobičajenih vrsta poslovnih pisama:

1. Pisma s ponudama. Pisma s ponudom službeno proširuju ponudu za posao kandidatu nakon završetka procesa intervjua. tim za zapošljavanje šalje ova pisma, koja često uključuju potvrdu naziva radnog mjesta i podatke o plaći potencijalnog zaposlenika.

2. Pisma o ostavci. Pismo o ostavci je službeni način da obavijestite tvrtku da odlazite. Pisma o ostavci priložite pisanu dokumentaciju o vašoj namjeri odlaska i vremenski okvir za prestanak.

3. Prodajne prezentacije. Prodajna pisma su prezentacije namijenjene privlačenju novih klijenata. Obično uključuju privlačan opis proizvoda, usluga i cijena te se šalju izvršnim direktorima tvrtki ili odjelima nabave.

4. Upiti za informacije. Tvrtke i pojedinci šalju ova pisma kako bi prikupili informacije o cijenama, usporedili ponude i prikupili podatke o dostupnosti od potencijalnih dobavljača njihovih proizvoda ili usluga.

5. Zahvalnice. Tiskani poruka zahvale je formalan način iskazivanja zahvalnosti nakon razgovora za posao, važnog sastanka s klijentom ili dobavljaču za dobro obavljen posao.

6. Pozivnice. Tvrtke mogu poslati pisane pozivnice kako bi pozvale kolege, kolege i lidere u industriji da prisustvuju nadolazećem događaj.

7. Praćenje. Dodatna pisma su način provjere nakon što ste poslali početni upit.

8. Preporuke. Preporuka je potvrda iz pouzdanog izvora. Kandidati za posao mogu koristiti profesionalne preporuke kako bi istaknuli svoje prijave, a tvrtke mogu uključiti preporuke postojećih klijenata kako bi jamčile za svoje usluge.

9. Priznanja. Potvrdno pismo je način da potvrdite da ste primili informacije od kolege ili suradnika.

10. Popratna pisma. Motivacijska pisma su osobne bilješke koje prilažete životopisu tijekom postupka prijave za posao. Motivacijsko pismo možete napisati kako biste izrazili entuzijazam za posao, pružili osnovne informacije ili dodali dodatne detalje o sebi.

Struktura poslovnog pisma

1. Raspored
2. Naslov
3. Pozdrav
4. Tijelo
5. Završni
6. potpis

Poslovna pisma koriste formalnu strukturu i uključuju nekoliko standardnih elemenata:

1. Izgled

Slijeđenje ispravnog formata osigurat će da vaše pismo izgleda profesionalno i lako se čita. Poslovna pisma obično koriste jedan od sljedećih uobičajenih izgleda:

• Blokovski format. U formatu cijelog bloka, poravnajte sve elemente lijevo i odvojite odlomke tijela razmakom. Nemojte uvlačiti prvi redak odlomaka tijela.

• Format polubloka. U polublok formatu, svaki novi odlomak u dijelu tijela počinje s uvučenim prvim retkom. Svi ostali elementi su poravnati lijevo. Odvojite odlomke tijela razmakom.

• Modificirani format bloka. U modificiranom blokovskom stilu, naslov, potpis i odrednica poravnajte desno. Odjeljci tijela ostaju poravnati lijevo, a prvi redak nije uvučen.

Sve ove opcije koriste tekst s jednostrukim proredom za cijelo slovo.

2. Naslov

Naslov se nalazi u gornjem desnom ili gornjem lijevom kutu poslovnog pisma, ovisno o odabranom formatu. Naslovi trebaju sadržavati sljedeće informacije:

• Puno ime pošiljatelja
• Povratna adresa
• Dodatne kontaktne informacije
• Puni datum

Neki naslovi uključuju adresu primatelja ispod datuma, ali ta informacija nije obavezna.

3. pozdrav

Započnite pismo prijateljskim pozdravom. Ovaj formalni pozdrav obično se sastoji od jedne riječi nakon koje slijedi ime primatelja i zarez. Na primjer, može izgledati ovako:

Dragi Jone Hamme,

Uključivanje imena primatelja učinit će vaše pismo osobnijim. Ako šaljete pismo bez određene kontaktne osobe, razmislite o zamjeni imena općim izrazom poput „Poštovani odjelu prodaje“ ili „Poštovani ljubitelju pizze“. Obraćanje određenoj skupini može se činiti namjernijim od standardne rečenice „Koga se tiče“.

4. Tijelo

Tijelo pisma čini glavninu pisma; tu izražavate svoju glavnu poantu, bilo da se radi o pozivu na događaj, ponudi posla ili traženju određenih informacija. Težite jasnom i konciznom jeziku. Pobrinite se da je svrha vašeg pisma jasna; nakon čitanja, primatelj bi trebao razumjeti vaš zahtjev i znati kako dalje postupiti.

Većina poslovnih pisama sadrži više odlomaka, ali ne postoji utvrđeni minimum ili maksimum - optimalna duljina ovisi o sadržaju vašeg pisma. Međutim, svaki odjeljak trebao bi biti kratak; ciljajte na oko četiri retka po odlomku.

5. Zatvaranje

Ispod zadnjeg odlomka glavnog dijela uključite završni dio ili formalni završni dio. Odaberite kratki završni dio s profesionalnim tonom, poput „S poštovanjem“ ili „S poštovanjem“. Odvojite završni dio od posljednjeg odlomka praznim retkom.

6. Potpis

Završite pismo vlastoručnim potpisom u zasebnom retku, a zatim svojim imenom (tiskanim slovima). Za formatiranje ovog odjeljka ostavite prazan prostor između zadnjeg retka i otkucanog imena. Ispišite pismo i potpišite ga plavom ili crnom tintom ili upotrijebite softver za elektronički potpis.

Savjeti za pisanje poslovnog pisma

• Ostani fokusiran
• Pojasnite sljedeće korake
• Koristite odgovarajući ton
• Personalizirajte svoju poruku
• Uključite relevantne informacije
• Obratite pažnju na detalje

Evo nekoliko savjeta koje treba imati na umu prilikom pisanja poslovnog pisma:

Ostani fokusiran

Usredotočite se na jednu poruku ili zahtjev. Jasno pismo s dobro definiranom svrhom bit će lako razumljivo. Uključivanje više pitanja može zbuniti čitatelja i smanjiti vjerojatnost da ćete dobiti odgovor.

Pojasnite sljedeće korake

Uključite kratak opis svih radnji. Na primjer, ako šaljete prodajni teren, objasnite kako čitatelj može obaviti kupnju i gdje može pristupiti dodatnim informacijama.

Koristite odgovarajući ton

Razmislite kome se obraćate i prilagodite ton kako biste privukli publiku. Ako se obraćate konzervativnoj tvrtki, razmislite o uključivanju formalnih titula poput gospodina, dr. ili profesora u svoj pozdrav i koristite formalni jezik prikladan za poslovno okruženje. Liberalnija tvrtka ili startup mogli bi bolje reagirati na prijateljski, samouvjeren jezik i manje formalan pozdrav.

Personalizirajte svoju poruku

Razmislite o navođenju konkretnih činjenica o tvrtki ili primatelju kako biste objasnili zašto se obraćate. Uključivanje personaliziranih detalja učinit će vaše pismo uvjerljivijim i dokazati da se ne radi o generičkoj poruci poslanoj velikoj skupini.

Uključite relevantne informacije

Ovisno o prirodi vašeg pisma, možete uključiti dodatne dokumente. Na primjer, u popratno pismo dodajte svoj životopis. Ako šaljete prodajnu prezentaciju, razmislite o uključivanju informacija o cijenama i specifikacijama proizvoda u paket.

Obratite pažnju na detalje

Nastojte napisati čisto i točno pismo. Koristite profesionalni font poput Ariala ili Times New Romana - sada nije vrijeme za Papyrus. Prije ispisa ili slanja provjerite gramatičke pogreške i tipografske pogreške.