Come scegliere il software di contabilità giusto per l'azienda

Sono finiti i tempi della contabilità cartacea: oggi tutte le operazioni sono informatizzate. Software di contabilità riduce significativamente il rischio di errore umano, un problema comune con i documenti cartacei.

Gestisce tutte le transazioni finanziarie dell'azienda, prevede le vendite, gestisce l'inventario e tutte queste informazioni sono disponibili con pochi clic del mouse.

Software di contabilità è adatto ad aziende di qualsiasi ambito e importanza. Secondo riparazioni, Circa l'82% delle piccole imprese lo utilizza per effettuare transazioni finanziarie. Esistono anche soluzioni per medie e grandi imprese con un elenco di funzionalità più ampio. Inoltre, software di contabilità offre alle aziende diverse opzioni che vale la pena considerare prima di scegliere. Una categoria importante da esplorare è Software di gestione dello studio CPA, specificamente progettato per aiutare gli studi contabili a semplificare i processi e migliorare l'efficienza. Implementando questo software, gli studi possono ottimizzare il flusso di lavoro, migliorare la comunicazione con i clienti e garantire una migliore organizzazione delle loro operazioni finanziarie.

Sul mercato esiste un'ampia gamma di software: ecco alcuni suggerimenti per scegliere quello più adatto alla tua azienda.

Vantaggi del software di contabilità

Se la tua azienda è appena entrata sul mercato e il budget per l'assunzione di nuovo personale è limitato, puoi fare a meno di un contabile a tempo pieno trasferendone l'autorità al software. I principali vantaggi della sostituzione:

1. Salvaguardare il budget. Software di contabilità Costa meno dell'assunzione di un dipendente. Acquistando un buon software, puoi essere certo che la tua contabilità funzioni correttamente e sia conforme a tutti gli standard di tracciamento e rendicontazione della cassa.
2. Risparmio di tempo. Tutti i processi del software avvengono automaticamente; l'obiettivo principale è la corretta configurazione. Per farlo, è sufficiente pagare una consulenza con un commercialista o provare a risolvere il problema autonomamente.
3. Precisione dei calcoli. L'assenza di errori dovuti al fattore umano è garanzia di un funzionamento ottimale di tutte le transazioni, senza il rischio di errori di battitura.
4. Unico repository. Tutte le transazioni finanziarie dell'azienda vengono concluse in un unico luogo. Il software raccoglierà tutti i calcoli relativi alle retribuzioni dei dipendenti, le attività fiscali e le transazioni su un'unica piattaforma, semplificando l'analisi e il lavoro.

Puoi farlo solo con uno specialista qualificato se la tua azienda ha un fatturato significativo e molte attività finanziarie da gestire. Tuttavia, il software ti farà comunque risparmiare sul budget perché il personale avrà un numero minimo di contabili e sarà in grado di svolgere tutte le attività in modo più rapido e affidabile con l'ausilio di strumenti affidabili. 

Costo del software

Software di contabilità varia di prezzo a seconda del set di funzionalità, il numero di utenti che interagiscono con esso e altri fattori.

Alcuni sviluppatori offrono software basati su cloud che non richiedono download diretti e licenze. Il costo mensile per interagire con lo strumento varia da 40 a 100 dollari al mese; le opzioni software più potenti sono più costose. Ai clienti abituali, gli sviluppatori offrono spesso sconti.

Sono disponibili anche integrazioni con altri programmi aziendali, ampliando le capacità e semplificando l'intero lavoro aziendale.

Esistono versioni gratuite di software di contabilità, ma presentano numerose limitazioni e non sono adatte a tutte le aziende. Potrebbero limitare il numero di utenti autorizzati all'accesso, offrire poche funzionalità di base o limitare il numero minimo di transazioni consentite. Per chi inizia a costruire un'attività, questo sarà sufficiente. 

Funzioni contabili di base

Il software di contabilità consente:

• tenere traccia dei conti da pagare;
• tenere traccia degli stipendi;
• tenere traccia delle entrate e delle spese dell'azienda;
• registrare i pagamenti;
• emettere fatture ai clienti;
• creare report;
• riconciliare le transazioni.

Questa è solo una parte dell'elenco completo delle funzioni; alcuni software ne offrono di più, ma la cosa più importante è che tutto questo è disponibile in un unico posto, senza integrazioni non necessarie.

Inoltre, i software di contabilità offrono alle aziende diverse opzioni che vale la pena valutare prima di scegliere.

Automatizzazione

Alcune soluzioni software possono inviare automaticamente fatture e notifiche di transazioni o pagamenti obbligatori, con un notevole risparmio di tempo e risorse per l'azienda. Possono persino cancellare autonomamente i fondi dalle carte dei debitori.

Se la tua azienda ha bisogno di inviare dati analitici o preventivi, il software può anche automatizzare questo processo e convertirli in fatture.

Per tenere traccia dei registri di inventario, trova uno strumento per creare ordini di acquisto.

E grazie alla scansione automatica, tutti i dati delle ricevute verranno trasformati in transazioni senza il tuo intervento.

Preparazione fiscale

Anche operazioni complesse come la dichiarazione dei redditi, la determinazione delle aliquote e il calcolo delle imposte possono essere automatizzate utilizzando un software di contabilità. Il compito principale è fornire l'accesso a tutte le misure al vostro commercialista, che sarà in grado di valutare la qualità degli standard e la loro conformità alle normative fiscali governative.

Progetti e monitoraggio del tempo

Un'utile aggiunta al software di contabilità sarà la possibilità di tracciare il tempo impiegato. Ad esempio, è possibile emettere una fattura basata solo sulle ore pagate per un progetto. Tale calcolo può essere effettuato nell'ambito di singoli progetti senza limitarne il numero. Tutte le schede attività verranno convertite in fatture e inviate automaticamente ai destinatari. È importante verificare attentamente la correttezza della loro preparazione prima di inviare i report, per assicurarsi che le impostazioni siano corrette.

Integrazioni di terze parti

Ulteriori integrazioni con altre applicazioni amplieranno le funzionalità del software. La comunicazione tra loro avviene in tempo reale in un unico account, consentendo alle diverse applicazioni di scambiarsi liberamente tutti i dati necessari. Ad esempio, è possibile collegare sistemi di email marketing, POS, ERP, elaborazione dei pagamenti o CRM. Introducendo modifiche in una delle applicazioni, queste vengono automaticamente implementate nelle altre, con un conseguente risparmio di tempo.

Conti attivi e passivi

Il software registrerà in modo indipendente i crediti e i debiti e calcolerà l'importo dovuto dai fornitori e quanto dovuto a loro. Si tratta di uno strumento efficace per la vostra azienda; tutti i processi saranno gestiti in modo indipendente dopo la configurazione. I promemoria di pagamento, la creazione delle fatture e l'invio delle notifiche saranno eseguiti automaticamente e senza errori.

Contabilità di cassa e di competenza

Per le piccole imprese, il metodo di contabilità di cassa è adatto perché le loro operazioni principali sono flussi di cassa in entrata e in uscita. Per le grandi imprese, il metodo di competenza è più adatto, ad esempio l'acquisto e la vendita di prestiti e la contabilizzazione di crediti e debiti vengono aggiunti alle transazioni ordinarie.

È possibile iniziare a utilizzare un software di contabilità di cassa e poi passare al metodo di competenza. Pertanto, è necessario un software che supporti entrambe le opzioni, poiché ciò semplificherà notevolmente il lavoro dell'azienda.

Gateway di pagamento

Utilizzando un software di contabilità che supporta i gateway di pagamento puoi garantire ai tuoi clienti pagamenti online sicuri e protetti, ad esempio servizi bancari online o carte di credito e di debito.

Il funzionamento dell'integrazione software con i gateway di pagamento è il seguente: il cliente effettua un pagamento, tu lo ricevi e il sistema ti informa automaticamente e ne modifica lo stato.

Quando scegli il gateway di pagamento più adatto alla tua azienda, controlla le commissioni di transazione. Possono essere addebitate solo dal pagatore o bilateralmente. Dopo aver completato la ricerca, verifica se il tuo software si integra con il gateway di pagamento.

riconciliazione bancaria

La parte più cruciale della contabilità è la riconciliazione bancaria. Quando cercate il software migliore, assicuratevi di integrarlo. Il software deve ricevere automaticamente tutti gli estratti conto. Il sistema deve inoltre rispettare tutte le normative bancarie, consentire la personalizzazione dell'interfaccia utente e classificare in modo indipendente tutte le transazioni effettuate. Questo vi aiuterà ad analizzare più velocemente il lavoro della vostra azienda.

Fare rapporto

Scegli un software in grado di generare automaticamente report finanziari. Questo software può inserire autonomamente dati nel bilancio, come profitti, perdite e altre transazioni monetarie. Inoltre, genererà automaticamente report finanziari per diversi reparti, ad esempio per l'inventario delle risorse, le imposte, i conti da pagare e da ricevere. Dopo averli analizzati, capirai quali aree funzionano stabilmente e quali necessitano di miglioramenti.

Componenti aggiuntivi aggiuntivi

Molte funzionalità devono essere incluse nel set di funzionalità standard di un software di contabilità. Allo stesso tempo, nonostante i costi ancora più elevati, diventeranno un'utile aggiunta e automatizzeranno ulteriormente il vostro lavoro. Ad esempio, con l'aiuto di un sistema di elaborazione e gestione paghe, potrete saldare i conti dei vostri dipendenti più velocemente.

5 consigli per scegliere il software di contabilità

N. 1. Valuta le tue competenze e le tue esigenze.

Analizza innanzitutto la tua attività. Ad esempio, se genera un fatturato superiore a 1 milione di dollari all'anno, avrai bisogno di un software più avanzato rispetto alle aziende che fatturano meno di 100,000 dollari. Valuta tutte le opzioni software disponibili sul mercato e scegli quelle più adatte alla tua attività.

Considera inoltre le opzioni adatte al tuo settore, poiché esistono software specializzati per il commercio e la ristorazione, le imprese industriali e commerciali e altri settori aziendali.

Più analizzi i dati, più facile sarà gestire i tuoi ricavi. Il software, il più delle volte, non sostituisce un contabile specializzato. Sono necessarie competenze specifiche per utilizzarlo. È solo uno strumento che devi saper gestire. Un supervisore può imparare le basi del suo utilizzo, ma per operazioni complesse saranno necessarie competenze più approfondite.

N. 2. Valutare le app cloud

Oggi, molte applicazioni informatiche sono disponibili online nel cloud; è opportuno prestare attenzione anche a queste nella scelta. Inoltre, sono facili da usare:

• non è necessario acquistare una licenza applicativa;
• Non è necessario sovraccaricare la memoria del dispositivo con file ingombranti per l'installazione;
• le applicazioni e i relativi dati sono disponibili online da qualsiasi parte del mondo;
• gli aggiornamenti e le patch vengono installati dal lato server, il che riduce al minimo la necessità di un monitoraggio costante dell'applicazione;
• l'accesso può essere ottenuto sia da dispositivi mobili che da computer;
• sicurezza aggiuntiva grazie all'archiviazione remota.

Molti software di contabilità basati su cloud si integrano perfettamente con software per la gestione aziendaleCiò offre ulteriore praticità nella sincronizzazione dei dati.

N. 3. Basarsi sul budget

Il mercato del software offre molte opzioni diverse per soddisfare ogni budget. Come esplorato nel Sede centrale delle piccole imprese guida, Xero e le sue alternative. Alcune applicazioni hanno una versione gratuita con un set di strumenti di base; altre richiedono un abbonamento aggiuntivo. Tuttavia, se la tua azienda necessita di applicazioni più specializzate con impostazioni personalizzate, dovrai investire una quota maggiore del tuo budget.

N. 4. Funzionalità aggiuntive

I componenti aggiuntivi amplieranno le funzionalità della tua gestione aziendale e contabile. Ad esempio, sono disponibili opzioni aggiuntive per l'integrazione di software con applicazioni fiscali, di e-commerce, per l'accettazione di pagamenti, ecc.

N. 5. Consultare gli esperti

Innanzitutto, puoi interagire con il software, non con il tuo commercialista. Verifica quali strumenti utilizza quotidianamente e forse sarà possibile trovare un software adatto all'integrazione. Inoltre, sarà più facile per uno specialista offrirti un'opzione adatta alla tua attività.

Vale la pena consultare anche il team IT. Dovrebbe valutare le capacità delle apparecchiature e decidere quale software di contabilità installare. Anche gli oggetti cloud richiedono molta memoria integrata e, se contengono database di grandi dimensioni, è necessario ancora più spazio di archiviazione libero. Il personale IT dovrebbe anche valutare la facilità di esecuzione dei backup.

N. 6. Valutare altre aziende e chiedere consulenza.

Valuta il mercato dei tuoi concorrenti per l'utilizzo di software di contabilità. Per farlo, parla con i tuoi partner commerciali, chiedi ai membri dell'associazione di categoria o parla con il tuo commercialista, che potrebbe aver utilizzato un buon software in un precedente impiego. Puoi anche richiedere una consulenza a un altro specialista per chiarire la questione.

N. 7. Dai un voto a ciò che vuoi.

Tutti i dati sono stati raccolti e ora puoi iniziare a scegliere. Trovare il software ideale in base al budget e ai parametri sarà difficile, ma conoscendo tutte le sfumature, sarà ancora più facile. Evidenzia gli aspetti più importanti necessari per il lavoro e fai una scelta. Ricorda che puoi sempre cambiare il software, quindi non aver paura di commettere errori.

Selezione proposta

Oggigiorno, le opzioni di software di contabilità sono sempre più numerose. Variano per dimensioni, integrazione, funzionalità e altri parametri e possono essere classificate come segue:

• Software per piccole imprese e gestione paghe. Forniscono tutte le funzioni, gli strumenti e i report necessari per i dati finanziari. Ad esempio, QuickBooks apre più livelli e connettività di componenti aggiuntivi e Simply Accounting consente l'accesso a 20 utenti.
• Per la gestione aziendale. Tra questi rientrano software di contabilità con numerosi strumenti: punti vendita, sistemi CRM, software di acquisto e fatturazione, gestione delle scortee risorse aziendali. Ad esempio, NetSuite, che contiene tutto ciò di cui hai bisogno.
• Applicazioni web di contabilità. Il mercato è soddisfatto della comparsa di numerose applicazioni dedicate alla finanza, grazie alle quali è possibile gestire i flussi di cassa online.
• Software gratis. Non siate scettici riguardo al prefisso "gratuito". Oggi, programmi di questo tipo consentono di stampare assegni, tenere traccia degli stipendi dei dipendenti, creare conti e gestire le finanze di 20 clienti con un unico programma. Questa è un'opportunità ideale per le piccole imprese con un basso turnover. 

Ogni categoria si concentra su diverse aree aziendali. Analizza le tue opzioni e decidi quale sia la più adatta a te.

Scelta delle funzioni contabili richieste 

Per scegliere il software più conveniente, dovresti porti alcune domande:

1. Budget. Fai una stima di quanto pagherai per il software oppure puoi cavartela con un'applicazione con qualche componente aggiuntivo.
2. La comodità d'uso. Quanti utenti avranno accesso al software? È più comodo utilizzare un sistema cloud con accesso da qualsiasi parte del mondo e da qualsiasi dispositivo, anche locale, e quali funzionalità software sono fondamentali per te?
3. Dettagli. Stabilire le finalità d'uso, la necessità di gestire conti attivi e passivi, generare report e se sono necessari strumenti aggiuntivi per tenere traccia del tempo, delle paghe, ecc.

Prima di scegliere un software di contabilità, è necessario valutarne tutte le funzionalità. Esaminate tutte le offerte sul mercato prima di effettuare una scelta.

Conclusione

Ricerca Il 91% dei contabili afferma che la tecnologia ha migliorato la propria produttività. Nella scelta di un software di contabilità, considerate tutti i possibili fattori. Anche un dettaglio insignificante può essere utile in questa complessa questione. Non esitate a consultare colleghi, contabili e specialisti IT: sono parte integrante della vostra azienda e possono aiutarvi.

Ricorda che puoi sempre passare a un altro software, quindi presta attenzione al risultato e alla fruibilità del tuo lavoro.