Operazioni legali nel cloud: lezioni dagli studi legali per l'e-commerce

Punti chiave

• Accelera la crescita della tua attività adottando strumenti legali basati sul cloud per finalizzare accordi e gestire la conformità più velocemente della concorrenza.
• Crea un flusso di lavoro legale affidabile centralizzando tutti i contratti in un unico sistema e monitorando le scadenze chiave con promemoria automatici.
• Riduci lo stress e l'ansia legale dei fondatori implementando semplici sistemi cloud per gestire in modo proattivo le attività legali della tua azienda.
• Scopri come gestire i tuoi contratti e le scadenze legali utilizzando le stesse strategie basate sul cloud su cui si affidano oggi gli studi legali moderni.

Il tuo marketing e il tuo inventario sono in eleganti dashboard cloud, ma che dire delle tue questioni legali? Email sparse, telefonate frenetiche, magari una cartella condivisa di contratti. È un'esercitazione antincendio caotica. Questo scenario è più comune di quanto si pensi e mette in luce un punto debole per molti fondatori di e-commerce. Mentre siamo ossessionati da funnel di vendita e supply chain, gli aspetti legali spesso passano in secondo piano. 

È rischioso e inutile. Gli studi legali stessi hanno trascorso l'ultimo decennio imparando a domare il caos legale con software basati su cloud. Hanno trasformato le operazioni legali in un vantaggio strategico e ci sono lezioni che le aziende di e-commerce possono trarre dal loro manuale.

Perché le operazioni legali sono importanti (anche se non sei uno studio legale)

"Operazioni legali" potrebbe sembrare qualcosa di cui si preoccupano solo i grandi studi legali o gli uffici legali delle aziende Fortune 500. In realtà, si tratta di gestire il lato legale di un'azienda. in modo efficienteSignifica semplificare il modo in cui gestisci contratti, conformità, controversie e tutti quei flussi di lavoro legali poco attraenti che tengono la tua azienda lontana dai guai. 

Secondo un’analisi del settore, le operazioni legali “migliorare l’efficienza aziendale attraverso processi legali, riducendo i costi e allineando le funzioni legali agli obiettivi aziendali”,. 

Per le aziende di e-commerce, questo può riguardare una vasta gamma di ambiti. Pensate ai contratti con fornitori e partner, alle pratiche di privacy e protezione dei dati, alla proprietà intellettuale del vostro marchio, alle leggi sulla tutela dei consumatori e agli obblighi fiscali in diverse aree geografiche. L'elenco potrebbe continuare. Se vendete prodotti online, vi state muovendo in un labirinto di normative e potenziali controversie, che ve ne rendiate conto o meno. 

Un passo falso su qualcosa come Conformità del DPPP o un problema di marchio trascurato può esplodere rapidamente. L'obiettivo delle operazioni legali è gestire queste situazioni in modo proattivo e sistematico, piuttosto che reagire quando è troppo tardi. È la stessa mentalità che si applica al marketing o gestione delle scorteDefinire sistemi per gestire le attività ricorrenti e mitigare i rischi.

Come gli studi legali hanno imparato ad amare il cloud

Gli studi legali non sono esattamente noti per essere innovatori tecnologici. Per anni, il settore legale si è basato su archivi cartacei e server on-premise, per prudenza e tradizione. Tuttavia, anche gli studi più rigidi sono stati costretti ad adattarsi. Il lavoro da remoto, la pressione dei clienti e l'enorme complessità dei casi moderni hanno spinto gli studi legali ad adottare in modo massiccio la tecnologia cloud. 

Un recente rapporto legale di Thomson Reuters ha osservato che L'89% degli studi legali vede la tecnologia cloud come parte del loro futuro, chiamandolo “un incisivo elemento di differenziazione nella competitività degli studi legali.” In altre parole, se un'azienda vuole continuare a generare profitti e soddisfare i clienti, passare al cloud non è più un'opzione facoltativa.

Il software di gestione dello studio legale basato su cloud consente agli avvocati di accedere ai fascicoli in modo sicuro da qualsiasi luogo, un aspetto fondamentale nell'era dei team remoti e dei clienti sparsi in tutto il mondo. Gli studi legali hanno scoperto che gli strumenti cloud possono adattarsi alle loro esigenze, migliorare la collaborazione e ridurre i costi IT. 

Un socio amministratore di uno studio legale di medie dimensioni ha descritto come l'adozione del cloud sia passata dall'essere una vendita aggressiva a una scelta ovvia una volta che i vantaggi sono diventati evidenti. Ha portato a un servizio clienti migliore (grazie a portali che consentono ai clienti di monitorare i progressi), alla collaborazione in tempo reale sui documenti e alla libertà di dover gestire server obsoleti. Le attività legali basate sul cloud hanno iniziato a offrire agli studi legali gli stessi vantaggi che i sistemi ERP o CRM cloud hanno offerto ad altri settori.

Le problematiche di sicurezza, che un tempo rappresentavano un ostacolo significativo, sono state affrontate principalmente da provider cloud affidabili che offrono crittografia di livello bancario e certificazioni di conformità. Gli studi legali si sono resi conto che la sicurezza di livello Google o Azure può spesso superare quella di un server in un ripostiglio. Di conseguenza, abbiamo assistito a un'esplosione di startup e piattaforme di legal tech. 

La rivoluzione digitale del settore legale è in pieno svolgimento. Piccoli studi legali e persino avvocati indipendenti utilizzano software basati su cloud per qualsiasi attività, dalle firme elettroniche alla ricerca legale. Se il settore legale, tradizionalmente prudente nei confronti della tecnologia, è riuscito a fare altrettanto, gli imprenditori dell'e-commerce possono senza dubbio prendere esempio da loro.

Dalle aule di tribunale alle sale riunioni: lezioni per i marchi di e-commerce

Potresti pensare: "Certo, gli studi legali usano software di pratica sofisticati, cosa fa per me? Shopify: negozio?" Le sfide che uno studio legale gestisce (scadenze dei casi, enormi quantità di documenti, conformità alle normative) trovano riscontro nel mondo dell'e-commerce (rispondere alle controversie in tempo, organizzare contratti e documenti, rispettare le normative). La lezione di fondo è trasformare il lavoro legale in un'attività strutturata flussi di lavoroEcco alcuni modi concreti in cui un'azienda di e-commerce può adottare tattiche di operazioni legali...

Centralizza e monitora i tuoi contratti: 

Proprio come gli studi legali utilizzano sistemi di gestione delle pratiche o di gestione dei contratti, un'azienda di e-commerce dovrebbe disporre di un'unica fonte di riferimento per tutti i contratti e i documenti legali. Accordi con i fornitori, contratti di partnership e accordi di riservatezza con i dipendenti richiedono una gestione e una gestione coerenti. 

Se stai inviando email a più non posso con documenti Word e perdi traccia delle versioni, è il momento di esplorare strumenti per automatizzare e organizzare questo processo. Ad esempio, Dafiti, uno dei più grandi rivenditori di e-commerce in Sud America, è arrivato a un punto in cui il suo team di approvvigionamento era sommerso dalla burocrazia. “richiedeva un sistema in grado di automatizzare e migliorare i processi di redazione, negoziazione, approvazione e firma dei contratti”,Dopo aver adottato una piattaforma di gestione dei contratti basata sul cloud, il team ha ridotto drasticamente i tempi di redazione e ottenuto una migliore supervisione. 

Ignacio Roggero, ex direttore finanziario di Dafiti, ha osservato che il nuovo sistema “ci ha permesso di ottimizzare i processi di creazione, negoziazione, archiviazione e follow-up dei contratti dell'organizzazione”In parole povere, gli accordi venivano conclusi più rapidamente e con meno errori. 

Chi avvia un'attività di e-commerce non ha bisogno di creare soluzioni personalizzate per questo. Esistono servizi di gestione del ciclo di vita dei contratti, nonché modelli convenienti e servizi di firma elettronica, facilmente integrabili. La chiave è trattare i contratti come le risorse vitali che sono, con un flusso di lavoro semplice e intuitivo dalla creazione alla firma, fino all'archiviazione.

Anticipare la conformità e le controversie: 

Gli studi legali vivono e muoiono tenendo traccia delle scadenze e delle udienze. La tua attività potrebbe non avere udienze, ma ha scadenze normative e potenziali controversie da gestire. Che si tratti di un rinnovo della licenza, di una dichiarazione dei redditi periodica o di un periodo di 30 giorni per rispondere a un reclamo o a un addebito di un cliente. 

Questi dovrebbero essere tracciati in un calendario o in un semplice cloud sistema di biglietteria, che è qualcosa di più affidabile della memoria di un COO sotto stress. Alcune aziende di e-commerce utilizzano software di project management (come Asana e Trello) come un semplice fascicolo legale. Ogni volta che si presenta una questione legale, si trasforma in un'attività con un responsabile e una data di scadenza assegnati. 

Sembra ovvio, ma semplicemente registrando e assegnando queste "attività" si riduce notevolmente la probabilità di perdere una risposta critica e di finire in territorio di giudizio di default. Per quanto riguarda la conformità, i professionisti delle operazioni legali nelle grandi aziende utilizzano dashboard per monitorare aspetti come Conformità del DPPP e certificazioni di sicurezza dei prodotti. 

Potresti non aver bisogno di una dashboard aziendale, ma puoi comunque designarne una proprietario della conformità e utilizzare promemoria cloud per attività come l'aggiornamento dell'informativa sulla privacy o l'esecuzione di un audit annuale sulla sicurezza dei dati. L'obiettivo è passare da un approccio reattivo a uno proattivo. Invece di aspettare che un ente regolatore o un marketplace segnali un problema, spuntate regolarmente la casella da soli.

Proteggi la tua proprietà intellettuale e il tuo marchio in modo proattivo

Una lezione dal mondo legale è: non giocare a whack-a-mole manualmente se una macchina può farlo per te. I marchi di e-commerce affrontano continue minacce da parte di contraffattori e ladri di proprietà intellettuale su internet.

Tradizionalmente, si assumeva un avvocato o un'agenzia per inviare le notifiche di rimozione. Ora, aziende come Red Points offrono un approccio automatizzato. Red Points “scansiona Internet per conto dei suoi clienti per trovare e rimuovere automaticamente contraffattori, pirati e imitatori attraverso marketplace, siti web e social media.

I fondatori di e-commerce dovrebbero trattare la proprietà intellettuale del proprio brand allo stesso modo in cui trattano l'analisi di marketing: come qualcosa da monitorare costantemente con l'aiuto della tecnologia. Non tutti i negozi hanno bisogno di una soluzione aziendale, ma se state espandendo la vostra attività e le imitazioni stanno erodendo le vostre vendite, questi servizi cloud possono fare la differenza. Le operazioni legali nel cloud possono estendersi alla tutela del fatturato e della reputazione, non solo alla gestione della documentazione.

Integra gli aspetti legali nel tuo flusso di lavoro quotidiano: 

Le migliori configurazioni per le operazioni legali non sono isolate. Gli studi legali hanno imparato che il loro software di gestione della pratica deve integrarsi con email, fatturazione, archiviazione documenti e così via. Allo stesso modo, qualsiasi software legale che si adotta dovrebbe integrarsi con i sistemi già in uso. 

Se riesci a gestire tutto in Area di lavoro di Google o Microsoft 365, ad esempio, assicurati che il tuo calendario di gestione dei contratti o di conformità possa sincronizzarsi con la tua email e il tuo calendario. Molti moderni strumenti di tecnologia legale offrono integrazioni (o almeno semplici hook API o connessioni Zapier) con i software aziendali standard. Il vantaggio pratico è che le attività e i promemoria legali vengono visualizzati proprio dove il tuo team trascorre già del tempo. 

Il tuo responsabile operativo potrebbe ricevere un avviso su Slack quando una nuova bozza di contratto è pronta per la revisione, proprio come riceverebbe un avviso per un inventario basso. Integrando le operazioni legali nel tessuto quotidiano dei flussi di lavoro aziendali, riduci l'effetto silos. Il reparto legale non è più quell'angolo buio che attira l'attenzione solo quando qualcosa va storto. Al contrario, fa parte del ritmo, come controllare gli ordini online o i ticket di assistenza clienti.

Cloud + AI: una nuova frontiera per le operazioni legali

Nessuna discussione sulle moderne operazioni legali sarebbe completa senza menzionare l'intelligenza artificiale. Gli studi legali hanno iniziato a utilizzare l'intelligenza artificiale per attività come la revisione documentale e la ricerca legale. Si tratta di aree che possono richiedere enormi quantità di tempo. Anche le aziende di e-commerce possono trarre vantaggio da questo approccio, soprattutto quando conducono ricerche o analisi legali che in genere richiederebbero la consulenza di un consulente esterno. 

Un caso ammonitore che ha fatto notizia l'anno scorso ha coinvolto un avvocato canadese che, pressato da casi concreti, ha chiesto aiuto a ChatGPT. Alla fine, si è ritrovato a citare casi falsi, interamente inventati dall'IA. Quel fiasco ha evidenziato il pericolo dell'utilizzo di un'IA generica per il lavoro legale. Ma ha anche ispirato soluzioni. Una startup di Vancouver chiamata Caseway ha sviluppato un assistente di ricerca AI addestrato esclusivamente su database legali reali. Funziona come un chatbot, ma conosce solo sentenze giudiziarie verificate, il che garantisce di non creare precedenti falsi.

Quando ho parlato con il co-fondatore di Caseway Alistair Vigier Al Web Summit Vancouver 2025, il suo entusiasmo per l'introduzione dell'intelligenza artificiale basata sul cloud nelle operazioni legali era palpabile. Ha spiegato che software come il loro possono far risparmiare agli avvocati (e al pubblico in generale) ore di lavoro noioso. Alistair Vigier prevede che i clienti insisteranno presto su tale efficienza. 

Assicuratevi che i vostri avvocati lo usino. Perché altrimenti, se impiegano tre ore per trovare un caso e vi fanno pagare 300 dollari all'ora, avete appena pagato 900 dollari che non avete dovuto pagare. Mi ha detto senza mezzi termini. Questa mentalità, usare l'intelligenza artificiale per ridurre il superfluo, è qualcosa che i leader esperti dell'e-commerce condividono. Usiamo l'intelligenza artificiale per ottimizzare il marketing; quindi perché non sfruttarla per ridurre i costi di ricerca legale o per redigere documenti di routine in modo più efficiente?

È ancora presto per l'uso dell'intelligenza artificiale nelle operazioni legali, e una buona dose di scetticismo è giustificata. No, un software di intelligenza artificiale non sostituirà il vostro avvocato. Tuttavia, come stanno scoprendo gli studi legali, applicazioni di intelligenza artificiale mirate possono migliorare significativamente la produttività nelle attività ripetitive. 

Per un'azienda di e-commerce, potrebbe trattarsi di un'intelligenza artificiale che aiuta a redigere una prima versione dei termini e delle condizioni o che segnala clausole insolite in un contratto di partnership prima della firma. 

La chiave è garantire che qualsiasi IA sia affidabile e affidabileCiò spesso significa utilizzare un'intelligenza artificiale specifica per un determinato settore (come Caseway per la ricerca legale o altre soluzioni ottimizzate per l'analisi contrattuale) anziché chatbot generici. La lezione che gli studi legali devono trarre è quella di adottare con cautela questi tipi di software, poiché possono diventare assistenti fidati che consentono al personale di concentrarsi su attività di maggior valore.

Trasformare il caos legale in vantaggio competitivo

È naturale che i fondatori si concentrino sulla prossima campagna o sul lancio di un prodotto, accantonando le preoccupazioni legali finché non diventano inevitabili. Tuttavia, il panorama dell'e-commerce sta maturando e ignorare le questioni legali è un rischio che può essere evitato. 

Proprio come non gestiresti le tue vendite senza un CRM, non dovresti gestire l'aspetto legale della tua attività con post-it e panico. I software per le operazioni legali basati su cloud, che si tratti di gestione dei contratti, monitoraggio della conformità, protezione della proprietà intellettuale o ricerca basata sull'intelligenza artificiale, stanno portando il tipo di efficienza e visibilità nel lavoro legale che chi opera nell'e-commerce si aspetta già in altri settori. E non serve un dottore in giurisprudenza o un esercito di avvocati per implementarli. Molte soluzioni oggi sono intuitive e progettate per chi non è un avvocato o per piccoli team.

Tuttavia, è saggio avere una visione pragmatica e leggermente scettica. Nessun software eliminerà magicamente ogni rischio legale. I software di intelligenza artificiale possono essere costosi e la scelta di quello giusto richiede un'attenta valutazione. 

Gli studi legali hanno imparato che la tecnologia è efficace solo quanto lo è l'impegno profuso nell'integrarla e nel formare il personale. I fondatori di e-commerce dovrebbero affrontare le operazioni legali nel cloud allo stesso modo. Iniziare con un chiaro punto critico (come "passiamo troppo tempo a redigere contratti" o "non abbiamo una visione chiara delle problematiche relative alla proprietà intellettuale finché non è troppo tardi"), quindi sperimentare una soluzione per quel problema. 

Misura i risultati, ricevi feedback dal tuo team (e dai tuoi avvocati, se lavori con un consulente esterno) e ripeti. Forse il tuo “dipartimento legale” È composto solo da te e da un consulente part-time. Va bene. Puoi comunque prendere a prestito le migliori pratiche delle operazioni legali per far sì che quel micro team legale dia il massimo.

L'osservazione lungimirante è che la gestione dei flussi di lavoro legali può essere di routine quanto la gestione dell'inventario o dei canali di marketing. Immagina di accedere a una dashboard e di vedere non solo i dati di vendita e i clic sugli annunci, ma anche lo stato di qualsiasi questione legale in sospeso. Osserva le controversie risolte, i contratti in fase di negoziazione e le attività di conformità completate in questo trimestre. 

Questo è esattamente il tipo di visibilità a cui mirano i team legali aziendali. Per l'e-commerce, portare le operazioni legali nel cloud significa meno sorprese spiacevoli e maggiore controllo. Trasforma un mal di testa sporadico in un processo gestibile.

La lezione fondamentale che gli studi legali imparano è quella di essere preparati e sistematici. Hanno dimostrato che anche una professione antica come quella legale può modernizzarsi in nome dell'efficienza. Le aziende di e-commerce, nate nell'era digitale, hanno ancora meno scuse per rimanere nel polveroso mondo analogico quando si tratta di lavoro legale. 

Il cloud può essere uno strumento potente per la tua tranquillità, così come per le tue vendite e il tuo marketing. E questa tranquillità ti permette di concentrarti sulla crescita della tua attività, sapendo di avere il back office in ordine, con l'approvazione di un avvocato.