ניהול מלאי באקסל: כיצד לעקוב אחר מלאי באקסל

מלאי הוא אחד החלקים החשובים ביותר בניהול עסק - ואחד המאתגרים ביותר לניהול. עודף מלאי קושר מזומנים, בעוד המלאי אזל להוביל להחמצת מכירות ולקוחות לא מרוצים. מעקב אחר מה שיש לכם, מה מכרתם ומתי אתם צריכים להזמין מחדש הוא קריטי. 

למרות מתקדם תוכנת ניהול מלאי קיים, ייתכן שכבר יש לך את הכלי שאתה צריך: Microsoft Excel. במדריך זה, למד כיצד להשתמש ב-Excel כדי לארגן את המלאי שלך, למנוע חוסר מלאי, לשפר את היעילות התפעולית ולמזער מלאי עודף. תבחן גם תבניות ונוסחאות מועילות ותגלה מתי ייתכן שהגיע הזמן לשדרג למערכת ייעודית ניהול מלאי מערכת.

כיצד להשתמש באקסל לניהול מלאי

אקסל ניהול מלאי המערכת היא פשוט גיליון אלקטרוני המפרט כל מוצר ואת פרטיו העיקריים. נתוני מלאי אלה כוללים בדרך כלל את שם המוצר, יחידת ניהול מלאי (SKU), ספק, עלויות, מחירי קמעונאות וכמות במלאי. שמירה על נתונים אלה מספקת תמונה בזמן אמת של מצב המלאי של העסק שלך.

פתחו את Excel וצרו חוברת עבודה חדשה - הגיליון הראשון שלכם הופך למסד הנתונים הראשי של המלאי. כל שורה מייצגת מוצר ייחודי, וכל עמודה מייצגת סוג של מידע - כמו מחיר, ספק או כמות - המסייע לעקוב ולנהל את המוצרים שלכם ביעילות. בזמן שאתם עובדים עם הגיליון האלקטרוני, תקבעו אילו עמודות ברצונכם לכלול. 

הגיליון האלקטרוני שלך זקוק לעמודות ספציפיות כדי לעקוב אחר מה שחשוב:

• מזהה ייחודי. מזהה מוצר או SKU ייחודיים לכל פריט.

• שם מוצר. שם הפריט.

• תיאור. גודל, צבע, דגם ומאפיינים נוספים.

• מידע על הספק. שם הספק או הספק.

• מחיר ליחידה. העלות שהעסק שלך משלם עבור כל פריט.

• מחיר קמעונאי. המחיר שהלקוחות משלמים.

• כמות במלאי. מספר היחידות הזמינות כעת.

• ערך המלאי. ערך כולל של המלאי (מחיר יחידה x כמות במלאי).

• רמת הזמנה מחדש. כמות מלאי מינימלית שמפעילה הזמנה חוזרת.

לאחר בניית מסגרת זו, מלאו אותה בקפידה בנתוני המוצר שלכם. ככל שאתם מבצעים מכירות או מקבלים מלאי חדש, עדכנו גיליון זה באופן קבוע כדי לשמור על דיוקו. מערכת המלאי שלכם פועלת רק אם אתם מתחזקים אותה באופן עקבי - הזנת נתונים אמינה מונעת מכם למכור יתר על המידה פריטים או לפספס מועדי הזמנה חוזרת.

תבנית אקסל לניהול מלאי

כדי להתחיל, השתמשו ביעילות הזו ניהול מלאי תבנית. 

תבנית זו כוללת גיליון רשימת מלאי, גיליון הזמנות מכירה וגיליון הזמנות רכש. שמירה על הפרדה בין הזמנות מכירה להזמנות רכש יוצרת נתיב ביקורת ברור ומאפשרת לך להשתמש בנוסחאות שמעדכנות אוטומטית את רשימת המלאי הראשית. הגדרה זו עוזרת לך לנהל את המלאי בצורה מדויקת יותר ולמזער שגיאות הנובעות מהזנת נתונים ידנית.

התבנית מחלקת את המעקב שלך לשלושה גיליונות מחוברים, שכל אחד מהם משרת מטרה ספציפית:

רשימת מלאי

רשימת מלאי היא רישום מפורט ומפורט של כל הסחורות שיש לעסק שלך במלאי. היא מהווה את הבסיס למערכת ניהול המלאי שלך באקסל על ידי מתן תמונה מדויקת של המלאי הנוכחי שלך. ניהול רשימת מלאי מקיפה עוזר לך לנטר את רמות המלאי בכללותן, ולהבטיח שהמוצרים הנכונים זמינים כדי לענות על דרישת הלקוחות. כל ערך כולל בדרך כלל פרטים מרכזיים, כגון:

• יחידת ניהול מלאי (SKU)

• שם המוצר

• תאור המוצר

• כמות במלאי

• מחיר ליחידה

• ערך מוחלט

• רמת הזמנה מחדש

• פרטי ספק 

גיליון הזמנות מכירה

בכל פעם שאתה מוכר מוצר, רשום אותו בגיליון הזמנות מכירה. רשומה זו מבטיחה שרמות המלאי יורדות אוטומטית כאשר נוסחאות מקושרות קיימות. 

רשום את הפרטים הבאים, עבור כל מכירה:

• מזהה הזמנת מכירה

• תַאֲרִיך

• מק"ט

• כמות שנמכרה

גיליון הזמנות רכש

כאשר אתם מקבלים מלאי חדש, רשמו אותו בגיליון הזמנות רכש. בדומה לגיליון הזמנות מכירה, הוא עוזר לכם לעקוב אחר עלייה במלאי ומספק רישום של רכישות לצורך התאמה. 

עקוב אחר הפריטים החיוניים הבאים עבור כל משלוח:

• מזהה הזמנת רכש

• תַאֲרִיך

• מק"ט

• כמות שהתקבלה

שיטות עבודה מומלצות לניהול מלאי באקסל

1. קבע מזהה ייחודי לכל פריט
2. בדקו את המלאי הפיזי שלכם באופן קבוע
3. השתמש באימות נתונים כדי למזער שגיאות
4. הגדר לוח מחוונים עם מדדים מרכזיים
5. גבה את קובץ האקסל שלך

למרות שאקסל הוא כלי שימושי, תחזוקה של מערכת מלאי מדויקת ואמינה תלויה בעדכונים עקביים ואימות קפדני. חמישה פרקטיקות שומרים על דיוק וביצוע הגיליון האלקטרוני שלך:

1. קבע מזהה ייחודי לכל פריט

כל וריאציה של מוצר - מידה, צבע, דגם וכו' - זקוקה למספר מוצר ייחודי או מזהה מוצר. זה מונע בלבול ומבטיח שכאשר אתם מוכרים חולצת טריקו אדומה בינונית, תבנית המלאי שלכם תשקף ירידה רק עבור הפריט הספציפי הזה, ולא עבור כל הפריטים. חולצות. 

2. בדקו את המלאי הפיזי שלכם באופן קבוע

אפילו עם גיליון אלקטרוני מעוצב היטב, פערים במלאי עלולים להתרחש עקב גניבה, נזק או טעויות בהזנת נתונים. תזמן ספירות מלאי פיזיות תקופתיות - רבעוניות או חודשיות - והשווה את המספרים לנתונים בתבנית המלאי שלך באקסל. שלב אימות זה שומר על רישומיך מדויקים ומדגיש מגמות או בעיות חוזרות.

3. השתמש באימות נתונים כדי למזער שגיאות

שגיאות כתיב וחוסר עקביות בגיליון האלקטרוני שלך מובילים לשגיאות מלאי שעולות כסף אמיתי. תכונת אימות הנתונים של Excel (תחת "נתונים" בסרגל הכלים העליון של Excel) מונעת טעויות אלה על ידי יצירת תפריטים נפתחים עבור עמודות כמו "קטגוריה" או "ספק". זה מבטיח שהנתונים המוזנים יהיו עקביים, מפחית שגיאות כתיב ומפשט את הניתוח. כאשר כל ערך עוקב אחר אותו פורמט, קל יותר למיין, לסנן ולסכם את נתוני המלאי שלך.

4. הגדר לוח מחוונים עם מדדים מרכזיים

נתוני גיליון אלקטרוני הם חסרי תועלת אם אינך יכול לזהות במהירות מה חשוב - אילו מוצרים עוברים, מה גוזל כסף, מתי להזמין מחדש. הגדר גיליון נפרד בחוברת העבודה של האקסל שלך שישמש כלוח מחוונים. אתה יכול ליצור תרשימים וטבלאות המציגים את החשובים ביותר שלך. מדדי מפתח, כגון ערך המלאי הכולל, המוצרים הנמכרים ביותר, פריטים במלאי נמוך, ו קצב תחלופת המלאי (עלות המכר חלקי מלאי ממוצע). הצגת נתונים אלה באמצעות תרשימים או טבלאות מעניקה לך תובנה מהירה לגבי הביצועים ועוזרת לזהות תחומים לשיפור.

5. גבה את קובץ האקסל שלך

מכיוון שקובץ אקסל הוא נקודת כשל יחידה, צרו גיבויים לעתים קרובות. אחסן עותקים בשירות ענן מאובטח או בכונן חיצוני. גיבויים סדירים מסייעים גם בבעיות בקרת גרסאות אם משתמשים מרובים רוצים גישה לקובץ.

נוסחאות ותכונות שימושיות לניהול מלאי באקסל

• SUMIF
• VLOOKUP
• הצהרת IF
• SUMPRODUCT
• טבלת ציר

נוסחאות אקסל יכולות להפוך חישובים לאוטומטיים, לחסוך זמן ולהפחית את הסיכון לשגיאות ידניות, בעוד שתכונות מובנות כמו טבלאות PivotTable עוזרות לנתח את הנתונים שלך באופן חזותי. ניתן להזין נוסחאות אלה ישירות לתאים או להשתמש בטבלאות כדי לסכם מגמות ביעילות. 

לאחר שהורדתם את התבנית למעלה, השתמשו בה כדי לראות את הדוגמאות הבאות בפעולה:

SUMIF

ניתן להשתמש בפונקציה SUMIF כדי לחבר את גיליונות הזמנות המכירה והזמנות הרכש לרשימת המלאי הראשית שלך, כך שרמות המלאי יתעדכנו אוטומטית. נוסחה זו היא המפתח לאוטומציה של הגיליון האלקטרוני שלך. זוהי אחת הנוסחאות השימושיות ביותר למלאי מכיוון שהיא מאפשרת לך לסכם ערכים בטווח העומדים בתנאים ספציפיים. לדוגמה, ניתן להשתמש בה כדי לחשב את הכמות הכוללת של SKU ספציפי שנמכר מגיליון הזמנות המכירה שלך. 

כדי שזה יעבוד, גיליון רשימת המלאי הראשי שלך צריך לכלול עמודה של כמות התחלתית (לספירה הראשונית שלך) ועמודות מבוססות נוסחה עבור סה"כ שהתקבל, סה"כ שנמכר וכמות נוכחית במלאי. 

הנוסחה:

=SUMIF(טווח, קריטריון, [טווח_סכום])

שים לב שסוגריים בתחביר נוסחאות - כמו [sum_range] - מציינים ארגומנטים אופציונליים שאקסל יכול לפעול בלעדיהם.

דוגמא:

נוסחה זו מציין את הכמות של מוצר נתון שקיבלת.

=SUMIF(הזמנות רכש!C:C, A2, הזמנות רכש!D:D)

מה זה עושה: נוסחה זו בוחנת את כל עמודת ה-"SKU" (C:C) בגיליון הזמנות הרכש שלך כדי למצוא התאמה ל-SKU בתא A2 (המוצר שלך). לאחר מכן, היא מסכמת את כל הערכים המתאימים מעמודת הכמות שהתקבלה (D:D).

איפה לשים את זה: בגיליון רשימת המלאי שלך, בעמודה סה"כ שהתקבל (תא D2).

תשתמשו בנוסחה דומה בעמודה 'סה"כ מכירות' (למשל, בתא E2) כדי למשוך נתונים מגיליון הזמנות מכירה:

=SUMIF(הזמנותמכירה!C:C, A2, הזמנותמכירה!D:D)

עמודת הכמות הנוכחית במלאי בגיליון המלאי הראשי שלך הופכת לנוסחה פשוטה: 

=[כמות התחלתית] + [סה"כ קבלה] – [סה"כ מכירה], או =C2+D2-E2

VLOOKUP

הקלדת פרטי מוצר שוב ושוב על פני מספר גיליונות יוצרת חוסר עקביות ושגיאות הקלדה. VLOOKUP מושכת מידע מדויק באופן אוטומטי. נוסחת VLOOKUP מושלמת למשיכת פרטי מוצר מרשימת המלאי הראשית שלך לגיליון אחר, כמו חשבונית מכירה או טופס הזמנה חדש. בואו נשתמש בדוגמה של גיליון חשבונית מכירה (הכלול בתבנית). באפשרותך להזין את ה-SKU והכמות בגיליון האקסל עבור חשבונית המכירה שלך, ולתת לכלי למשוך את שם המוצר ומחיר הקמעונאות המתאימים מגיליון המלאי הראשי שלך. 

הנוסחה:

=VLOOKUP(ערך חיפוש, מערך טבלה, מספר אינדקס עמודה, [חיפוש טווח])

דוגמא 1:

נוסחה זו מאפשרת לך למשוך את שם המוצר.

=VLOOKUP(A2, רשימת מלאי!A:L, 2, שקר)

מה זה עושה: 

• תא A2 בודק את ה-SKU שהקלדת בתא A2 בחשבונית שלך ("DB-015"). 

• InventoryList!A:L מחפש את ה-SKU הזה בכל טווח העמודות A:L בגיליון המלאי הראשי שלך. (הוא חייב לחפש בעמודה הראשונה של הטווח שתבחר, ולכן אנו מתחילים עם A.) 

• המספר 2 מציין שכאשר החיפוש מוצא את DB-015, הוא סופר שתי עמודות ימינה (עמודה B) ומחזיר את הערך שהוא מוצא שם ("ערכת מקדחים").

• False מבטיח למצוא רק התאמה מדויקת עבור ה-SKU.

איפה לשים את זה: בגיליון חשבונית המכירה שלך, בעמודה שם מוצר (תא B2).

דוגמא 2:

נוסחה זו מאפשרת לך למשוך את המחיר.

=VLOOKUP(A2, רשימת מלאי!A:L, 10, שקר)

מה זה עושה: זהו אותו חיפוש, אך ה-10 מורה לאקסל להחזיר את הערך מהעמודה ה-10 (עמודה J) שהוא מחיר הקמעונאי שלך: $39.99.

איפה לשים את זה: בגיליון חשבונית המכירה שלך, בעמודה מחיר קמעונאי (תא D2).

הצהרת IF

משפט IF יכול להתריע בפניך באופן אוטומטי כאשר פריט מגיע לנקודת ההזמנה החוזרת שלו. תמקם נוסחה זו בעמודה סטטוס הזמנה חוזרת בגיליון רשימת המלאי הראשי שלך.

הנוסחה:

=IF(בדיקה לוגית, ערך אם אמת, ערך אם שקר)

דוגמא:

נוסחה זו מתריעה בפניך אם המלאי שלך ירד מתחת לנקודת ההזמנה החוזרת.

=IF(F2<=G2, "סדר מחדש" , "אישור")

מה זה עושה: נוסחה זו בודקת אם הערך בעמודה "כמות נוכחית במלאי" (תא F2) קטן או שווה לערך בעמודה "רמת הזמנה חוזרת" (תא G2). אם כן, היא מציגה "הזמנה חוזרת"; אחרת, היא מציגה "אישור".

איפה לשים את זה: בגיליון המלאי הראשי שלך, בעמודה סטטוס הזמנה חוזרת (תא H2).

SUMPRODUCT

ידיעת ערך המלאי הכולל שלך עוזרת לך להבין כמה הון קשור במלאי. הפונקציה SUMPRODUCT מחשבת זאת בתא בודד. היא מכפילה את הכמות של כל פריט במחיר היחידה שלו ולאחר מכן מחברת את כל התוצאות יחד.

הנוסחה:

הנוסחה הזו

=SUMPRODUCT(מערך1, [מערך2], [מערך3], …)

דוגמא:

נוסחה זו מאפשרת לך למצוא את ערך המלאי הכולל שלך.

=SUMPRODUCT(F2:F13, I2:I13)

מה זה עושה: 

• F2:F13 היא עמודת הכמות הנוכחית במלאי. 

• I2:I13 היא עמודת מחיר היחידה שלך.

• אקסל מכפיל את F2 x I2 (פטיש: 40 x $12.50), לאחר מכן את F3 x I3 (ברגים: 45 x $8.00), וכן הלאה עבור כל שורה.

• לאחר מכן הוא מוסיף את כל הסכומים כדי לקבל ערך מלאי כולל אחד.

• היכן למקם אותו: בכל תא פתוח בגיליון המלאי הראשי שלך, שם תוכל לצפות במהירות בערך המלאי הכולל שלך. לדוגמה, תוכל להזין אותו תחת כל המידע האחר שלך בתא K15 (תוך הוספת תיאור לנקודת הנתונים בתא J15).

טבלת ציר

למרות שזו אינה נוסחה, טבלת PivotTable היא אחת הכלים החזקים ביותר של Excel משום שהיא משמשת לניתוח. היא מאפשרת לך לסכם, לקבץ ולנתח במהירות כמויות גדולות של נתוני מלאי או מכירות. הגיליון הטוב ביותר לניתוח הוא יומן הזמנות המכירה שלך, מכיוון שהוא יכול להציג לך במהירות את המוצרים הנמכרים ביותר. 

לדוגמה, כדי לגלות כמה יחידות מכל SKU מכרתם:

1. עבור לגיליון הזמנות המכירה שלך.

2. בחר את כל נתוני המכירות שלך (תאים A1 עד D4 בתבנית הדוגמה שלנו).

3. עבור ללשונית הוספה ולחץ על טבלת ציר.

4. חלון קופץ ישאל אותך היכן למקם אותו. בחר "גליון עבודה חדש" ולחץ על אישור.

5. יופיע גיליון חדש עם חלונית "שדות טבלת ציר" מימין.

6. גרור את השדה SKU לאזור Rows (שורות), וגרור את השדה Quantity Sold (כמות שנמכרה) לאזור Values ​​(ערכים).

7. אקסל ייצור באופן מיידי דוח פשוט המציג את סך המכירות שלך עבור כל פריט.

דוחות PivotTable מתעדכנים אוטומטית בעת רענון שלהם לאחר הוספת נתוני מכירות חדשים. אם תוסיף מספר טבלאות לגליון העבודה החדש שיצרת, הוא יכול להפוך ללוח המחוונים למעקב שלך.

חלופות לניהול מלאי באקסל

אקסל הוא נקודת התחלה מצוינת לבעלי עסקים קטנים - הוא זול, גמיש ומוכר. אבל ככל שהעסק שלכם גדל, גיליונות אלקטרוניים של אקסל יכולים להיות קשים לתחזוקה. הצורך בהזנת נתונים ידנית מגביר את הסיכון לטעויות אנוש, וניהול מאות (או אלפי) מוצרים על פני ערוצי מכירה מרובים יכול להפוך במהירות למסורבל.

לאקסל חסרות גם מספר תכונות מתקדמות שעסקים גדולים או מורכבים יותר זקוקים להן לעתים קרובות. הוא אינו מסנכרן אוטומטית נתונים בזמן אמת בין מיקומים או משתמשים, ושיתוף פעולה יכול להוביל לבעיות בקרת גרסאות כאשר משתמשים מרובים עורכים את אותו קובץ. תכונות קריטיות כמו סורק ברקוד שילוב או מעקב אוטומטי אחר תאריכי תפוגה דורשים פתרונות ידניים. קיים גם סיכון לאובדן נתונים אם קובץ נמחק או נפגם.

כאן נכנסת לתמונה תוכנה ייעודית לניהול מלאי. בניגוד לגיליון אלקטרוני ידני, תוכנה מסוג זה מספקת מערכת מרכזית למעקב אוטומטי אחר רמות מלאי, ניהול מכירות ועיבוד הזמנות בזמן אמת. רבות מהפלטפורמות הללו, כגון כלי ניהול המלאי המובנים של Shopify, סנכרן נתונים בין ערוצי המכירות המקוונים והאישיים שלך. 

ניהול המלאי של Shopify תכונות כוללות:

• מעקב אחר מכירות ועדכונים אוטומטיים של רמות מלאי בזמן אמת בחנות המקוונת, ברשתות החברתיות ובמיקומים הפיזיים שלך

• ספק דוחות וניתוחים מפורטים על ביצועי המכירות והמלאי שלך

• צור הזמנות רכש לשליחה לספקים שלך כאשר המלאי נמוך

• תמיכה בשילוב סורק ברקוד לקבלה וביצוע הזמנות מהירים ומדויקים יותר

• אפשר גישה מרובת משתמשים עם הרשאות מוגדרות, ובכך מבטל בעיות של בקרת גרסאות

למרות שאקסל מצוין לבניית המערכת הראשונית שלכם, פלטפורמה כמו Shopify נועדה להתאים את עצמה לעסק שלכם. היא מפחיתה את המאמץ הידני, משפרת את הדיוק ומעניקה לכם נראות בזמן אמת של המלאי שלכם בכל ערוץ - והכל בפלטפורמה מרכזית אחת.