Планирование ресурсов предприятия (ERP) — секрет самых успешных брендов электронной коммерции. 

ERP относится к программному обеспечению и системам, которые связывают все бизнес-процессы: финансы, производство, цепочку поставок, продажи, закупки и др. На базовом уровне ERP объединяет эти процессы в одну систему.

ERP нельзя использовать сразу из коробки. Его необходимо интегрировать со структурами и целями бизнеса. Он объединяет данные, от финансовых до логистических и кадровых ресурсов, для поддержки планирования и операций на уровне предприятия.

Наличие централизованного ERP имеет решающее значение для крупного предприятия электронной коммерции, и выбранные вами интеграции отражают ваш успех. Это руководство проведет вас через основы интеграции ERP и то, как вы можете начать создавать свою систему ERP уже сегодня.

Что такое интеграция ERP?

Интеграция ERP подразумевает подключение вашего программного обеспечения ERP к другим системам, таким как ЭОД (электронный обмен данными) платформы или приложения электронной коммерции. Цель интеграции ERP — обеспечить поток информации между вашими системами, связывая ваше программное обеспечение вместе, чтобы его можно было использовать в целостном виде и преобразовывать в действенные решения для бизнеса. Это способ автоматизации бизнес-процессов и повышения производительности на предприятии.

Более 53% предприятий считаем, что ERP является одним из приоритетных секторов для инвестиций, согласно данным, собранным G2. Интеграция ERP помогает создать единый источник правды в вашем бизнесе, что означает, что релевантная информация может быстро и легко передаваться между отделами.

Наиболее распространенные методы интеграции включают в себя:

• Пользовательские интеграции, что относится к бизнесу, создающему собственную интеграцию ядра. Программисты могут сопоставить код API программного обеспечения с системой ERP, с которой они хотят интегрироваться. Для этого требуются технические ресурсы и время.
• Интеграции, созданные поставщиком или собственные, что относится к готовым интеграциям, которые позволяют вам подключать определенные приложения. Например, многие инструменты сегодня подключаются напрямую к ShopifyОни охватывают популярные варианты использования и, как правило, не требуют дополнительных затрат на подписку.
• Интеграционная платформа как услуга (iPaaS), что является облачным решением, которое создает и развертывает интеграции. С помощью iPaaS организации могут создавать рабочие процессы, которые соединяют облачные приложения и развертывать их без установки или управления оборудованием.

Предприятия электронной коммерции могут использовать ERP для автоматизации процесса от заказа до выполнения. Например, если вы интегрируете Бесплатная пробная версия NetSuite с Shopify магазин, вы можете автоматически переносить заказы и данные о клиентах из Shopify в NetSuite при оформлении заказа. Вы также можете использовать коннектор для передачи информации в 3PL-партнер.

Это может помочь компаниям быстрее выполнять заказы и увеличить выполнение заказов на сайте в тот же день. Подумайте о количестве рабочих часов, которые вы могли бы сэкономить в месяц.

Без интеграции ERP компании пришлось бы вручную обновлять подсчеты запасов в своей системе ERP и приложении электронной коммерции. По мере увеличения объема продаж и расширения запасов неэффективные и трудоемкие операционные процессы становится трудно масштабировать.

Вот в чем прелесть интеграции ERP. Независимо от того, являетесь ли вы B2B, B2C или DTC, по мере роста вашего бизнеса растет и сложность ваших операций. В конечном итоге вам требуется больше, чем могут предоставить разрозненные, изолированные решения.

Другие аспекты электронной коммерции, такие как управление запасами, закупки и цепочка поставок, CRM, выполнение, а также информация о продажах и платежах также интегрированы в ERP. Если есть разрозненный или фрагментированный подход, будет непоследовательность в бизнесе.

Преимущества интеграции ERP

Представьте, что ваша бизнес-деятельность — это работающий двигатель автомобиля. Возможность заглянуть под капот во время работы может помочь вам решить, пора ли проводить техническое обслуживание или до следующей замены масла осталось еще 1,000 миль.

Интеграции ERP помогают вам получить обзор вашего предприятия и всех его работающих приложений. Они могут помочь отслеживать ключевые показатели эффективности в режиме реального времени, обеспечивать целостность данных и многое другое. Давайте рассмотрим некоторые основные преимущества интеграции ERP.

Модернизированные устаревшие системы

В сегодняшней конкурентной бизнес-среде организации обнаруживают, что у них нет выбора, кроме как добавить современную систему ERP. Недавний отчет Panorama Consulting Group показал, что домашние устаревшие системы все еще распространены, с 35% респондентов отходя от них в 2020 году, по сравнению с 14% годом ранее.

Программное обеспечение, купленное много лет назад, может больше не поддерживать бизнес-модель компании. Бренд электронной коммерции может выйти на международный уровень или нуждаться в дополнительных внутренних процедурах. Эти причины могут сделать устаревшую систему неэффективной.

 

Устаревшие системы с трудом выдерживали конкуренцию с технологической точки зрения, что привело к высоким текущим расходам на интеграцию с новыми ERP-системами. Эти расходы обычно скрыты и не отражаются в балансах до тех пор, пока не пройдет несколько лет».

—Джоэл Штурмфельс, технический директор Ободо

Если компании хотят получить конкурентное преимущество, им нужен доступ к данным в реальном времени. Эти данные важны, если вы хотите улучшить качество обслуживания клиентов или оптимизировать свою цепочку поставок.

Например, если вы управляете запасами через устаревшую систему, она может не интегрироваться с другими системами. Это может затруднить подтверждение и планирование заказов, поскольку нет возможности узнать, достаточно ли запасов для заказа. Это может вызвать проблемы в цепочке поставок, поскольку покупатели не всегда могут повторно заказать запасы, и многое другое.

Современные интеграции ERP обладают расширенными возможностями, которые могут предоставить аналитику, помогающую вам оптимизировать управление запасами и улучшить качество обслуживания клиентов, никогда не оставляя запасов. Многие поставщики ERP также выпускают несколько обновлений в год, поэтому вы будете постоянно обновлять свою систему и видеть соответствующие улучшения в бизнесе.

Централизованные данные

Отчет Accenture ERP за 2020 год выяснилось, что почти 40% опрошенных директоров по информационным технологиям (CIO) не считают легким доступ к корпоративным и клиентским данным, их анализ или использование для принятия более обоснованных решений.

Интеграции ERP позволяют централизовать корпоративные данные и улучшить коммуникацию по всему бизнесу. Они помогают создать центральный узел, где все отделы могут получать доступ к данным в реальном времени и использовать преимущества гибких, динамичных решений в постоянно меняющейся среде.

Без системы ERP у каждого отдела есть свои собственные записи и базы данных. Команды могут загружать данные, создавать отчеты и делиться ими с разными группами. Но если есть дублирующиеся данные, им нужно подтвердить целостность данных, что создает больше работы и головной боли для всех. Устаревшие системы часто используют «привратников» для обмена информацией, однако они могут быстро перегрузиться запросами на информацию.

Наличие большого количества данных — это одно. Но наличие точных данных и возможность доступа к ним, их анализа и принятия мер — это другое. Интеграция ERP помогает вам создавать этически ответственные и безопасные структуры для управления данными и их использования в вашем бизнесе.

Автоматизированные процессы

Одно исследование показало, что 70% руководителей бэк-офиса ищете расширенную автоматизацию в ERP. Эти интеграции облегчают автоматизированный двунаправленный обмен данными между вашими системами и приложениями, исключая дорогостоящие человеческие ошибки. Автоматизация может использоваться в многочисленных точках соприкосновения для оптимизации бизнес-процессов.

 

Пришло время использовать ERP для внедрения инноваций во все бизнес-функции».

—Превращая ценность интеллекта, Группа компаний Accenture SAP

Для создания интеллектуальной ERP-системы можно передавать между системами следующие действия:

• Запросить информацию
• Данные клиентов
• Данные клиента
• Бухгалтерские системы
• Информация о продукте и ценах
• Инвентаризация
• Заказы

ERP помогает объединять бизнес и функциональные разрозненные пространства, но автоматизация помогает масштабировать инновации. В сочетании с такими технологиями, как ИИ и облако, ERP предлагает практически безграничные возможности для улучшения бизнес-процессов.

Лучшее обслуживание клиентов

Отличный клиентский опыт с персонализацией уже некоторое время находится в центре внимания. Три четверти респондентов Исследование Accenture ERP заявили, что вкладывают значительные средства в вовлечение клиентов в режиме реального времени для улучшения качества обслуживания.

Однако обслуживание уникальных потребностей клиента на одном канале недостаточно для поддержания конкурентного преимущества. Компаниям необходимо понимать и создавать целостный, многоканальный клиентский опыт.

Почти 38% ИТ-директоров Великобритании согласны с тем, что ERP повышает их способность удовлетворять потребности клиентов, но только 25% согласны с тем, что их ERP повышает потенциал многоканальных продаж.

Интеграции ERP могут помочь компаниям получить глубокое понимание предпочтений и интересов клиентов. Затем они могут использовать эти знания для создания по-настоящему персонализированных взаимодействий в физических и цифровых средах для улучшения клиентского опыта.

Как предприятия используют интеграцию ERP для привлечения клиентов определят успех бренда в будущем. Те, кто использует ERP-системы для интеллектуального управления привлечения клиентов преуспеет.

Распространенные проблемы и риски интеграции ERP

Давайте рассмотрим, какова цель системы ERP? Если вы сказали автоматизировать бизнес-процессы и сделать компанию более эффективной, вы правы. Но интегрировать ERP с другими корпоративными системами не всегда легко.

Давайте рассмотрим несколько распространенных проблем, возникающих при интеграции ERP.

Превышение бюджета

Большинство внедрений ERP обходятся три-четыре раза что изначально было заложено в бюджет. Модификации системы для улучшения удобства использования являются основными виновниками перерасхода средств 65% времени.

Но не переживайте: выгоды перевешивают затраты. Лучшие партнеры ERP играют ключевую роль в создании хорошей системы ERP для вашей организации. Они предложат набор услуг для интеграции и внедрения, поставят четкие цели и создадут правильную систему для вашей компании.

Несмотря на проблемы и риски, связанные с ERP, организации сообщили области, где их ERP-решения давали рентабельность инвестиций сократились затраты на ИТ (40%), снизились уровни запасов (38%) и сократилось время цикла (35%).

Незащищенные соединения

Ваша система ERP является домом для наиболее важной деловой информации, включая конфиденциальные данные клиентов и конфиденциальную информацию. Они должны быть защищены любой ценой.

Усложнение вашей системы за счет интеграции с ERP увеличивает вероятность появления незащищенных соединений, что подвергает вашу организацию более высокому уровню угрозы. Киберхакеры нацелены на программное обеспечение ERP.

Многогранность

Данные, собранные за годы внедрения ERP, показывают, что 50% провал в первый раз. Реализации также имеют тенденцию принимать На 30% длиннее чем ожидалось. Неудачи часто являются результатом плохой коммуникации и планирования.

Предприятиям часто приходится преодолевать:

• Внутреннее сопротивление новым системам
• Проблемы интеграции программного обеспечения
• Низкое качество данных

Людям необходимо пройти обучение, чтобы правильно использовать системы. Внутреннее принятие и поддержка здесь являются ключевыми. Внедрения могут провалиться после запуска, если нет внутреннего лидера или надлежащей документации рабочего процесса. Им также необходимо понимать, почему происходят изменения в их процессе, чтобы сохранять мотивацию к изучению системы.

Предприятия, имеющие четкий план интеграции ERP и понимание своих требований, могут избежать попадания в статистику отказов ERP.

Типы интеграций ERP

Выбор типа интеграции ERP-системы зависит от ваших ИТ-ресурсов и конкретных бизнес-потребностей.

E-commerce

Интеграция электронной коммерции подразумевает подключение вашей системы электронной коммерции (например, Shopify) к облачному ERP-решению. Вместе они помогают расширить функциональность вашего интернет-магазина и улучшить условия покупок для покупателей.

Данные, включая лиды, клиентов, заказы, время доставки, налоги и поддержку клиентов, отслеживаются через интеграцию ERP электронной коммерции. Цель интеграции — сделать данные доступными для всех в организации, кто управляет магазином электронной коммерции.

Преимущества включают:

• Точные и актуальные внешние данные, доступные во всех отделах
• Подсчет запасов в режиме реального времени на фронтенде и бэкенде
• Динамичные, индивидуальные для клиента варианты ценообразования
• Автоматизированные финансовые аудиты

Существует несколько способов интеграции ERP-системы с вашей платформой электронной коммерции:

1. Используйте API решений электронной коммерции самостоятельно и настройте систему. Но вы полностью несете ответственность за ее управление.
2. Используйте стороннее готовое решение. Если вам потребуется какая-либо индивидуальная настройка, вам придется заплатить за нее и доверить ее выполнение другой команде.
3. Используйте систему ERP в рамках собственной интеграции на вашу платформу электронной коммерции. ERP с собственными интеграциями, например Shopify-NetSuite, является наиболее гибким вариантом. Компания ERP создает собственную интеграцию в систему электронной коммерции. Она достаточно гибкая, чтобы соответствовать потребностям организации и может адаптироваться к требованиям рынка.

Бренды электронной коммерции также могут интегрироваться с различными платформами для повышения эффективности и экономии средств, включая:

• Управление жизненным циклом продукта
• Система управления цепями поставок
• Системы управления складом

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Каждой компании электронной коммерции нужен стандартизированный способ управления лидами и клиентами. CRM-системы управляют данными клиентов, такими как покупки и контактная информация, которые могут использоваться отделами продаж и маркетинга. Компании используют эти данные для лучшего понимания клиентов и принятия обоснованных решений при взаимодействии с ними.

Например, Salesforce и Netsuite от Oracle, интеграция ERP и CRM, передают данные друг другу, что дает компаниям полное представление о клиентах. Будь то данные о продажах, поддержке, маркетинге или покупателях, ваша компания будет иметь все необходимое в одном месте. Данные можно легко использовать для создания опыта, который улучшит ваши отношения с клиентами.

Business Intelligence

Программное обеспечение для бизнес-аналитики (BI) предназначено для извлечения, анализа и составления отчетов по данным. Программное обеспечение BI важно для компаний, проходящих цифровую трансформацию, поскольку оно обеспечивает видимость данных компании. Оно легко компилирует и визуализирует данные, чтобы заинтересованные стороны могли находить новые идеи и действовать на их основе для улучшения своей прибыли.

В некоторых случаях функция BI может быть встроена в вашу ERP-систему. Но часто функционал недостаточно мощный для организаций, которые ежедневно получают огромные объемы данных.

Когда компания подключает стороннюю систему BI к интегрированной системе ERP, эти сведения становятся легкодоступными для любого уполномоченного сотрудника. Они также получают доступ к расширенной отчетности, которая помогает бизнесу максимально эффективно использовать каждый фрагмент данных, которые он получает.

Человеческие ресурсы

Ни один другой отдел не имеет больше внутренних задач, чем отдел кадров. Между расчетом заработной платы, подбором персонала, оценками и предложениями о работе управление данными отдела кадров может быстро стать непосильным. Неправильное обращение с конфиденциальными данными отдела кадров обходится дорого и представляет угрозу безопасности для любого бизнеса.

Модуль HR в вашей ERP помогает управлять, оцифровывать и автоматизировать процессы HR-отдела. Некоторые преимущества включают:

• Безопасное хранение и управление основными базами данных сотрудников
• Упрощенное управление заработной платой и компенсациями
• Улучшение управления временем и посещаемостью
• Лучшее обучение и развитие сотрудников

Предприятия также могут проявить творческий подход с помощью своего модуля ERP HR. Они могут отправлять опросы на рабочих местах для оценки уровня удовлетворенности сотрудников, настраивать автоматизированную отчетность и легко внедрять и понимать обзоры производительности по всей организации.

Управление проектами

Подобно программному обеспечению BI, некоторые системы ERP могут включать решения по управлению проектами. Однако многие компании, которые начинают создавать свои системы ERP, уже используют более сложное программное обеспечение для управления проектами. Просмотр статуса проектов в вашей системе ERP полезен по нескольким причинам:

1. Вы можете определить стоимость проекта.
2. Вы можете видеть обновления и процессы проекта.
3. Вы можете понять, работают ли проектные методологии или нет.
4. Вы можете сотрудничать с отделами кадров и расчета заработной платы.

Когда вы создаете модуль управления проектами в своей ERP-системе, любой может видеть, кто над чем работает и когда это будет доставлено. Понимание этих рабочих процессов поощряет владение всеми отделами и может помочь компаниям решать небольшие проблемы проекта до того, как они превратятся в большие проблемы.

Как интегрировать ERP-систему с существующими программными операциями

Термин «интеграция» имеет много значений в электронной коммерции. Любые две системы с надежными интерфейсами прикладных программ (API) должны иметь возможность общаться друг с другом или быть интегрированными. Часто, когда кто-то говорит об интеграции, он имеет в виду готовый коннектор. Эти соединения имеют разные названия в зависимости от программного обеспечения хоста — например, Shopify называет их приложениями.

Все более популярной становится стратегия интеграции, называемая интеграционная платформа как услуга (iPaaS). Это облачный подход к интеграции, который позволяет приложениям синхронизироваться быстрее и проще. Он не требует кодирования и может подключать ERP-системы к продуктам SaaS.

Многие из этих приложений или готовых коннекторов существуют на платформе iPaaS. Из коробки они разработаны для запуска интеграции с выполнением от 50% до 90% работы. Часто они требуют некоторой настройки со стороны разработчика или партнера по интеграции для завершения интеграции.

Чтобы интегрировать ERP с системой с помощью интегратора iPaaS, вам необходимо:

1. Настройте токен API для вашей ERP-системы и других систем, которые вы планируете интегрировать.
2. Создайте потоки, которые определяют взаимодействие между вашим ERP и другими приложениями. Это будет охватывать то, как интеграция будет передавать данные и как CRUD операции будет выполнять.
3. Настройте соединения труб в подключенных системах.
4. Настройте сопоставление и модификаторы. Например, вы можете добавить нового клиента к определенным контактам в CRM. Затем синхронизируйте метку с вашими контактами. электронный маркетинг программного обеспечения чтобы начать приветственную кампанию.
5. Настройте расписание и частоту синхронизации. Если вам нужна синхронизация в реальном времени, вам нужно будет убедиться, что система ERP и другие приложения автоматически отправляют свежие данные друг другу.

Партнеры Shopify по интеграции называются «iPaaS-партнерами». Причина в том, что многие из готовых коннекторов размещаются на сервисах или в облаке партнеров по выбору. Большинство предложений iPaaS включают карты и преобразования для ускорения разработки потоков интеграции и бизнес-правил для определения взаимодействий.

Shopify интегрируется с ведущим программным обеспечением ERP, включая:

• NetSuite
• Акуматик
• Infor
• Brightpearl
• Microsoft

Все эти компании имеют команду по внедрению и обслуживанию, которая поможет вам в интеграции ERP с Shopify. Они также управляют потоком данных и имеют существующие возможности настройки после загрузки данных в ERP. Вы можете изучить эти прямые интеграции ERP здесь.

Например, Магазин магазинов можно установить коннектор NetSuite и передавать данные в NetSuite. Затем группа по внедрению NetSuite или сертифицированный партнер NetSuite могут добавить настройки к внедрению NetSuite.

Лучшие практики интеграции систем ERP

Независимо от того, является ли это вашей первой интеграцией ERP или пятнадцатой, помните о следующих передовых практиках.

Иметь план интеграции

Прежде чем рассматривать интеграцию ERP, создайте план с вашей командой. Пусть один человек, который понимает ваши бизнес-цели и внутренние процессы, возглавит проект. Работайте с заинтересованными сторонами, чтобы спланировать любые препятствия, которые могут возникнуть.

 

При планировании интеграции ERP составьте карту всех возможных вариантов использования, а затем сгруппируйте их по ожидаемой частоте их возникновения. Сосредоточьтесь на наиболее распространенных при построении и развертывании, но также проверьте, насколько хорошо интеграция способна обрабатывать пограничные случаи».

—Джоэл Штурмфельс, технический директор Ободо

При создании плана подумайте о:

• Почему вы хотите интегрировать свой магазин с вашей ERP-системой
• Какую информацию вы хотите отправить из магазина в ERP
• Какую информацию вы хотите отправить из ERP в магазин
• Где находятся пробелы в данных вашего инвентаря?
• Какие еще системы, такие как управление складом или 3PL, необходимо интегрировать, и как будет работать интеграция.

Планирование поможет осуществить плавную интеграцию и снизить вероятность попадания в статистику неудач.

Информируйте сотрудников, партнеров и поставщиков об изменениях

Компании, использующие старые, устаревшие системы, вероятно, столкнутся с некоторыми изменениями и сопротивлением при интеграции ERP. Бизнес-процессы, роли и другие вещи, имеющие решающее значение для функционирования компании, могут быть затронуты, поэтому ожидайте некоторого сопротивления или препятствий, которые могут возникнуть при любых организационных изменениях.

Даже те организации, которые используют новые облачные ERP-системы (например, Netsuite), скорее всего, испытают некоторые изменения в своих процессах и процедурах. Они могут обнаружить, что текущие процессы необходимо адаптировать к интеграции электронной коммерции и определенным рабочим процессам. Коммуникация на протяжении всего проекта интеграции является ключевой.

Например:

• Недостаточное информирование сотрудников склада и логистики может привести к путанице, когда заказы начнут поступать в систему ERP с платформы электронной коммерции, если эта команда не будет включена в обсуждения по вопросам интеграции и выполнения заказов.
• Обслуживание клиентов может пострадать, поскольку ожидания и новые процессы (после интеграции) не будут согласованы во всей организации.

Практикуйте хорошее управление данными

Надежное управление данными является основой интеграции ERP. Наличие чистых, надежных данных, которые дают глубокое понимание ваших бизнес-процессов и будут влияние ваш итог. Вам нужно будет регулярно:

• Очистите данные и нормализуйте форматы
• Проверка данных для обеспечения точности
• Просмотрите, кто имеет доступ к данным и почему
• Устраните неверные или дублирующиеся данные

Хорошее управление данными сократит задержки в процессе интеграции и сделает переход более плавным.

Как Shopify может помочь с интеграцией ERP

Очевидно, что интеграция ERP является основой успешного бизнеса электронной коммерции. Она помогает централизовать бизнес-данные, автоматизировать процессы и улучшить взаимодействие между командами. Все для того, чтобы ваш бизнес мог предоставлять больше ценности вашим клиентам и увеличивать продажи.

Shopify сотрудничает с некоторыми ведущими мировыми ERP, такими как Microsoft и Netsuite Oracle, которые наши торговцы активно используют, и они предоставят собственные, публично котируемые интеграции. Эти мировые партнеры ERP следуют тем же принципам, что и Плюс сертифицированный партнер приложений программа и работаем напрямую с нашей командой Developer Success, чтобы обеспечить наилучший возможный опыт торговли с этими интеграциями. Вы можете изучить эти приложения здесь.