Ang paggawa ng badyet ang unang hakbang tungo sa pagkontrol sa iyong pananalapi, kapwa sa buhay at sa negosyo. 

Ang isang spreadsheet ng badyet ay nagbibigay ng malinaw na pangkalahatang-ideya ng iyong kita at mga gastusin, na tumutulong sa iyong matukoy ang mga pagkakataon upang makatipid, makatipid ng pera, at makatipid ng pera—lahat ay para sa pagsisikap na makamit ang iyong mga layunin sa pananalapi. Bagama't ang isang badyet sa negosyo maaaring magdulot ng mas kumplikadong proseso kaysa sa mga personal na badyet, ang pangkalahatang balangkas ay pareho, at maaari mong iangkop ang iyong pagsubaybay sa badyet sa iyong mga partikular na pangangailangan. 

Ipapakita sa iyo ng gabay na ito kung paano gumawa ng spreadsheet ng badyet, magbibigay ng mga template ng badyet para sa personal at maliliit na negosyo, at sasagutin ang ilang mga madalas itanong tungkol sa paglikha at pagpapanatili ng epektibong mga badyet.

Paano gumawa ng spreadsheet ng badyet

1. Pumili ng paraan ng pagbabadyet
2. Gumawa ng spreadsheet
3. Ipunin ang lahat ng impormasyong pinansyal
4. Hulaan ang iyong kabuuang kita
5. Gumawa ng mga kategorya ng gastos
6. Suriin at hulaan ang iyong paggastos
7. Account para sa daloy ng pera
8. Subaybayan ang totoong data
9. Suriin at ayusin

Naghahanap ka man ng paraan para pamahalaan ang iyong negosyo o personal na pananalapi bilang isang may-ari ng maliit na negosyo, ang mga hakbang na ito ay makakatulong sa iyo na lumikha ng badyet na nababagay sa iyo:

1. Pumili ng paraan ng pagbabadyet

Bago ka magsimulang gumawa ng badyet, magdesisyon muna sa sistema ng pagbabadyet na akma sa iyong sitwasyon at pangangailangan. Ang mga personal at pangnegosyong badyet ay maaaring makatulong sa pagkamit ng iba't ibang layunin—ang personal na badyet ay maaaring naglalayong bayaran ang utang o mag-ipon para sa bahay, habang ang badyet ng negosyo ay maaaring naglalayong makamit ang isang tiyak na layunin. profit margin o halaga ng kita. Ngunit pareho silang nakikinabang mula sa isang magkatulad at nakatuon sa layunin na pamamaraan. Kabilang dito ang paggamit ng makasaysayang datos upang mahulaan ang kita at gastos sa hinaharap, na tumutulong sa iyong magtakda ng makatotohanang mga target sa pananalapi at isang naaangkop na takdang panahon.

Personal na badyet

Para sa mga personal na badyet, ang zero-based budget ay isang popular at epektibong pamamaraan. Tinitiyak ng pamamaraang ito na ang bawat dolyar ng iyong kita ay may nakatalagang partikular na layunin—tulad ng gastos, kontribusyon sa ipon, o pagbabayad ng utang—hanggang sa ang iyong kabuuang kita na binawasan ng iyong kabuuang gastos ay maging zero. 

Ang pamamaraang ito ay kadalasang isinasama sa mga patakaran tulad ng 50/30/20 rule, na nagbibigay ng simpleng gabay para sa paglalaan ng 50% ng iyong kita sa mga nakapirming gastusin (pangangailangan), 30% sa mga pabagu-bagong gastusin (kagustuhan), at 20% sa mga ipon at pagbabayad ng utang. Sa pamamagitan ng pagsusuri sa iyong mga nakaraang paggastos, maaari mong hulaan ang iyong mga gastusin sa hinaharap, matukoy ang mga hindi regular na gastos, at lumikha ng isang makatotohanang badyet na nakabatay sa zero. Ang isang karaniwang tagal ng panahon para sa isang personal na badyet ay isang buwan, dahil umaangkop ito sa karamihan ng mga iskedyul ng kita at mga buwanang siklo ng bayarin.

Badyet ng negosyo

Ang isang negosyo ay gumagamit ng parehong pangunahing lohika ngunit sa mas malawak na saklaw. Bagama't pareho silang maaaring gumamit ng makasaysayang datos upang mahulaan ang kita at gastos sa hinaharap, ang isang negosyo ay kadalasang may pabagu-bagong daloy ng kita na maaaring mahirap hulaan, na nangangailangan ng mas kumplikadong mga modelo. Nakakatulong ito sa iyo na magplano para sa pana-panahon, pamahalaan cash flow, at magtakda ng makatotohanang mga target ng kita. 

2. Gumawa ng spreadsheet

Ang paghihiwalay ng iyong badyet sa dalawang sheet ay nagbibigay sa iyo ng parehong pangkalahatang kontrol at detalyadong pagsubaybay. Gumamit ng spreadsheet program tulad ng Google Sheets o Microsoft Excel—ang mga tool na ito ay nagbibigay-daan sa iyong gumamit ng mga simpleng formula at automation para makatipid ng oras.

Kakailanganin mo ng kahit dalawang papel para masubaybayan ang iyong pananalapi:

• Isang buod ng papel. Ito ang iyong pangunahing dashboard. Ipapakita nito ang iyong kabuuang kita, kabuuang gastos, at mga target na paggastos para sa bawat kategorya. Sa sheet na ito mo makikita ang iyong pangkalahatang kalagayang pinansyal sa isang sulyap.

• Isang talaan ng mga transaksyon. Ito ang iyong data entry hub. Dito mo itatala ang bawat transaksyon, gamit ang petsa, halaga, at kategorya. Ang detalyadong pagtatala na ito ang pundasyon ng iyong badyet at awtomatikong magpapadala ng datos sa iyong summary sheet.

Maaari kang gumamit ng mga formula para awtomatikong i-update ang mga kabuuan, kalkulahin ang mga sukatan tulad ng gross profit margin (para sa isang negosyo), o ang iyong personal na rate ng pagtitipid. Maaari ka ring gumawa ng mga tsart para mailarawan ang iyong mga gawi sa paggastos.

3. Ipunin ang lahat ng impormasyong pinansyal

Ang mga nakatagong kita at gastusin sa mga hindi nababanggit na account sa pananalapi ay maaaring makasira sa iyong badyet. Pagsama-samahin ang iyong mga bank statement, pay stub, at anumang credit card statement sa nakalipas na tatlo hanggang anim na buwan. Makakatulong ito sa iyo na matukoy ang lahat ng pinagmumulan ng kita at masuri ang iyong karaniwang mga gawi sa paggastos.

Suriin ang mga account na ito kasama ng iyong pangunahing checking account:

• Mga account sa pamumuhunan. Para subaybayan ang mga dibidendo o capital gains.

• Mga account sa pagreretiro. Para maitala ang anumang kontribusyon, lalo na kung hindi ito makikita sa iyong pay stub.

• Mga pahayag ng pautang. Kasama ang para sa pautang sa kotse o estudyante, para kumpirmahin ang iyong buwanang halaga ng bayad at mga natitirang balanse.

• Mga resibo o pahayag para sa mga gastusin na hindi gaanong madalas. Kabilang dito ang mga bayarin sa medikal, kotse, maintenance, o taunang mga subscription.

Kakailanganin ng maliliit na negosyo ang kanilang credit card at mga bank statement pati na rin ang karagdagang impormasyon tulad ng:

• Natatanggap ang mga account. Perang utang sa iyong negosyo.

• Mga account na dapat bayaran. Mga bayarin na dapat bayaran ng iyong negosyo.

• Mga ulat sa punto ng pagbebenta (POS). Para sa mga negosyong tingian o nakabatay sa serbisyo, ipinapakita nito ang iyong pang-araw-araw na benta.

• Mga talaan ng suweldo. Upang subaybayan ang mga suweldo, buwis, at iba pang gastusin na may kaugnayan sa empleyado.

• Mga pahayag ng pautang. Para sa mga pautang sa negosyo, mga linya ng kredito, o utang sa credit card.

• Invoice. Para sa iyong mga benta at para sa mga binili mo.

4. Hulaan ang iyong kabuuang kita

Magsimula sa pamamagitan ng pagkalkula ng iyong kabuuang inaasahang kita para sa iyong napiling panahon ng badyet (hal., isang buwan o isang quarter). Para gawin ito, gagamit ka ng makasaysayang datos pinansyal upang makagawa ng isang matalinong pagtataya:

Para sa isang nakapirming suweldo

Gamitin ang iyong netong buwanang sahod mula sa isang kamakailang payslip bilang iyong inaasahang kita.

Para sa pabagu-bagong kita

Pagdating sa pagtataya ng mga benta, freelance na trabaho, o mga komisyon, ang proseso ay nangangailangan ng kaunting pagsusuri. Suriin ang iyong mga bank statement sa nakalipas na tatlo hanggang anim na buwan at kalkulahin ang iyong average na buwanang kita. Ang average na ito ay magsisilbing makatotohanang pagtataya para sa iyong badyet.

Maaari mo ring hulaan ang kita batay sa mga nilagdaang kontrata o mga nakumpirmang proyekto ng kliyente. Halimbawa, kung mayroon kang kontrata ng freelance na nagkakahalaga ng $3,000 na babayaran sa susunod na dalawang buwan, maaari mong tantiyahin ang $1,500 na kita para sa bawat isa sa mga buwang iyon.

Para sa mga account na may interes

Kung mayroon kang account na may interes, maaari mong tingnan ang kinita sa nakaraan at i-project iyon sa hinaharap. Halimbawa, kung ang iyong savings account ay karaniwang kumikita ng $15 na interes bawat buwan, maaari mong isama ang halagang iyon sa iyong inaasahang kita. Tinitiyak ng ganitong antas ng detalye na ang iyong badyet ay nakabatay sa makatotohanang mga inaasahan.

5. Gumawa ng mga kategorya ng gastos

Ayusin ang iyong personal na paggastos sa mga kategorya ng gastos. Kasama sa isang mahusay na spreadsheet ng badyet ang naayos na gastos tulad ng mga bayad sa upa o kotse, at variable na gastos tulad ng mga grocery o libangan. Ipinapakita ng mga kategoryang ito ang mga pattern ng paggastos na hindi mo mapapansin na sinusubaybayan ang mga gastos bilang isang lump sum.

Magkakaiba ang magiging hitsura ng mga kategorya ng gastos ng iyong negosyo. Subaybayan ang mga pangunahing uri ng gastos na ito:

• Gastos ng mga paninda na naibenta (COGS). Mga direktang gastos sa paggawa ng iyong mga produkto o serbisyo, tulad ng mga materyales, pagmamanupaktura, at paggawa na kinakailangan upang likhain ang iyong produkto o maghatid ng mga serbisyo.

• Mga gastos sa pagpapatakbo. Mga pang-araw-araw na gastusin tulad ng upa, mga bayarin sa kuryente at tubig, at mga suweldo sa administrasyon.

• Mga gastos sa pangangasiwa. Pangkalahatang mga gastos tulad ng mga gamit sa opisina at mga subscription sa software.

• Marketing at benta. Mga gastos sa advertising, mga komisyon, at mga suweldo ng sales team.

• Mga buwis at lisensya. Mga buwis, permit, at bayarin sa negosyo.

• Mga bayarin sa propesyonal. Mga bayarin sa accounting, legal, o pagkonsulta.

6. Suriin at hulaan ang iyong paggastos

Ipinapakita ng pagsusuring ito kung saan talaga napupunta ang iyong pera kumpara sa kung saan mo iniisip na napupunta ito—kung saan ka makakahanap ng pera na magagamit mo para sa iyong mga layunin.

Suriin ang iyong bank account at credit card statements sa nakalipas na tatlo hanggang anim na buwan at suriin ang iyong mga paggastos sa bawat kategorya.

• Pabahay. Tingnan ang iyong karaniwang buwanang bayad sa upa o mortgage, mga bayarin sa kuryente at tubig, at insurance.

• Transportasyon. Suriin ang mga gastos para sa gasolina, pampublikong transportasyon, at pagpapanatili ng kotse.

• Mga groceries. Alamin ang kabuuang halaga na karaniwan mong ginagastos sa pagkain bawat buwan.

Maging tapat at masinsinan sa iyong pagsusuri sa kasaysayan ng paggastos. Kapag mayroon ka nang average para sa bawat kategorya, itatakda mo iyon bilang iyong unang target na badyet. Ang target na ito ay hindi isang mahigpit na tuntunin kundi isang layunin sa paggastos na iyong tatahakin habang sinisimulan mong subaybayan ang iyong aktibong paggastos. Ang spreadsheet na iyong binubuo ay isang kasangkapan para sa patuloy na paghahambing na ito.

7. Itala ang daloy ng pera

Ang daloy ng salapi ay ang paggalaw ng pera papasok at palabas ng iyong negosyo, at direktang nakakaapekto ito kung mababayaran mo ang iyong mga bayarin sa tamang oras.

Ang mga isyu sa daloy ng pera ay maaaring makagambala sa isang maayos na negosyo. Maaaring may darating na pera—ngunit hindi sa oras na kailangan mo ito. Pinipigilan ng spreadsheet ng badyet ng iyong negosyo ang mga kakulangan sa pera sa pamamagitan ng pagsubaybay kung kailan gumagalaw ang pera, hindi lamang kung gaano karami. 

Bagama't maaaring mayroon kang positibong pangkalahatang badyet, ang tiyempo ng pagpasok ng pera (mga account receivable) laban sa paglabas ng pera (mga account na pwedeng bayaran) ay maaaring lumikha ng mga problema. Ang iyong spreadsheet ay dapat makatulong sa iyo na subaybayan ang mga pagpasok at paglabas na ito upang matiyak na palagi kang may sapat na pera na magagamit para masakop ang iyong mga bayarin at gastos sa pagpapatakbo.

Halimbawa, kung alam mong ang isang malaking bayad ng kliyente ay hindi dapat bayaran sa loob ng 45 araw ngunit ang iyong upa ay dapat bayaran sa loob ng 30 araw, ang iyong spreadsheet ng badyet ay makakatulong sa iyo na mahulaan ang isang potensyal na kakulangan sa pera at magplano para dito. Makakatulong ito sa iyo na maiwasan ang krisis sa daloy ng pera, na maaaring maging kasing pinsala ng isang negatibong badyet.

8. Subaybayan ang totoong datos

Ang badyet ay isang buhay na dokumento, hindi isang minsanang proyekto. Kapag na-set up na ang iyong budget spreadsheet, ilagay ang bawat gastos sa mga kategorya ng iyong spreadsheet habang ginagastos mo ito. Sa buong panahon ng badyet, masigasig na ilagay ang bawat gastos sa mga kategorya ng iyong spreadsheet. Ang aktibong pagsubaybay na ito ay nagbibigay-daan sa iyong ihambing ang iyong totoong paggastos laban sa iyong mga target. 

Para sa mga personal na badyet, maaaring mangahulugan ito ng lingguhang pag-check-in, habang ang isang negosyo ay maaaring subaybayan ang mga gastos araw-araw. Ang prosesong ito ang paraan kung paano mo kinokolekta ang totoong datos na kailangan mo upang gumana ang iyong badyet.

9. Suriin at isaayos

Sa katapusan ng bawat panahon ng badyet, oras na para repasuhin at ayusin. Ihambing ang iyong mga naka-badyet na halaga sa iyong aktwal na paggastos upang magsagawa ng pagsusuri sa pagkakaiba-iba. 

Para sa mga personal na badyet

Makakatulong ito sa iyo na mabilis na matukoy kung saan ka labis na gumagastos at kung saan ka maaaring makatipid nang higit pa. Halimbawa, nagbadyet ka ng $400 para sa mga grocery ngunit gumastos ng $550. Kakailanganin mong alamin kung bakit at magpasya kung kailangan mong ayusin ang iyong paggastos o ang iyong badyet para sa susunod na panahon.

Para sa mga badyet ng negosyo

Ang pagsusuri ng variance ay makakatulong sa iyo na matukoy ang anumang makabuluhang pagkakaiba. Halimbawa, kung ang mga gastos sa marketing ay mas mataas kaysa sa iyong badyet, kakailanganin mong siyasatin kung bakit at ayusin ang iyong diskarte.

Ang prosesong ito ng pagsusuri at pagsasaayos ay kung paano mo magagamit ang isang spreadsheet ng badyet upang pamahalaan ang iyong pananalapi. Gamitin ang iyong mga natuklasan upang i-update ang iyong forecast sa pananalapi para sa mga darating na buwan, tinitiyak na ang iyong badyet ay mananatiling isang may kaugnayan at makapangyarihang kasangkapan.

Template ng badyet para sa maliliit na negosyo

Mahalaga ang isang mahusay na dinisenyong template ng badyet para sa maliliit na negosyo para sa pagsubaybay sa pinansyal na pagganap ng iyong negosyo. Narito kung paano ito gamitin:

1. I-customize ang iyong mga account

Magsimula sa pamamagitan ng pag-aangkop ng mga umiiral na kategorya ng template sa iyong partikular na modelo ng negosyo. Kasama sa isang template ang mga karaniwang account tulad ng kita mula sa benta at halaga ng mga produktong nabenta (COGS), ngunit dapat mong i-customize ang mga ito upang maipakita ang mga daloy ng kita at gastos ng iyong kumpanya. Halimbawa, maaaring baguhin ng isang consulting firm ang kita mula sa benta sa mga bayarin sa kliyente, habang ang isang retail business ay maaaring magdagdag ng mga account para sa mga bayarin sa pagproseso ng credit card o mga gastos sa pagpapadala.

2. Itakda ang iyong mga pagtataya sa pananalapi

Sa pangunahing sheet ng badyet, ilagay ang iyong mga pagtataya sa pananalapi para sa paparating na panahon. Hindi lamang ito tungkol sa kung ano ang iyong nagastos noon; ito ay tungkol sa kung ano ang plano mong gastusin at kikitain batay sa mga pagtataya sa benta, mga plano sa marketing, at mga pangangailangan sa operasyon, kasama ang iyong tinatayang daloy ng salapiIlagay ang iyong inaasahang kita para sa bawat kategorya, at magtakda ng nakabadyet na gastos para sa bawat account.

3. Subaybayan ang lahat ng transaksyon

Kasama sa template ang isang hiwalay na tab ng mga transaksyon para sa pag-log ng bawat item ng gastos at kita na may kaugnayan sa negosyo. Dito mo itatala ang bawat transaksyon habang nangyayari ito, kabilang ang petsa, isang maikling paglalarawan, ang halaga, at ang kaukulang account. 

4. Baguhin at suriin ang iyong pagganap

Awtomatikong kinukuha ng pangunahing sheet ng badyet ang data mula sa iyong tab na mga transaksyon upang ipakita sa iyo kung paano inihahambing ang iyong aktwal na kita at gastos sa iyong mga pagtataya. Nagbibigay-daan ito sa iyo na magsagawa ng pagsusuri sa pagkakaiba-iba upang makita kung natutugunan mo ang iyong mga target sa pananalapi. Gamitin ang pagsusuring ito upang makagawa ng matalinong mga desisyon.

Template ng personal na badyet

Ang isang template ng badyet ay nagbibigay ng handa nang istruktura at makakatipid sa iyo ng malaking oras. Ang sumusunod na template ay may kasamang balangkas upang subaybayan ang iyong badyet. Narito kung paano ito gamitin:

1. I-customize ang iyong mga kategorya ng kita at gastos

Kasama sa template ang isang listahan ng mga karaniwang kategorya ng kita at gastos, ngunit maaari mo itong baguhin upang tumugma sa iyong personal na paggastos. Kailangan mo lang i-click ang cell ng kategorya at mag-type ng bagong pangalan. Halimbawa, maaaring gusto mo ng isang partikular na kategorya para sa pagpapanatili ng kotse o mga pagbabayad ng utang pang-estudyante.

2. Itakda ang iyong mga target sa paggastos

Sa pangunahing sheet ng badyet, makakakita ka ng isang kolum para sa mga naka-badyet na halaga. Batay sa iyong dating datos sa paggastos, maglagay ng makatotohanang target sa paggastos para sa bawat kategorya. Gugustuhin mo ring magtakda ng time frame, magtatakda ka man ng buwanang badyet o para sa isang buong quarter o taon. Para sa bagay na iyon, maaari ka ring pumili ng mas maliit—ang lingguhang badyet o ang iyong ginagawa para sa bawat panahon ng suweldo ay maaari ring gumana, lalo na sa ilalim ng payong ng isang mas malaking badyet.

3. Subaybayan ang iyong mga transaksyon

Kasama sa template ang isang hiwalay na tab na Transaksyon para sa pag-log ng bawat item ng gastos at kita. Habang gumagastos at kumikita ka ng pera sa buong buwan, ilagay ang petsa, isang paglalarawan, ang halaga, at piliin ang kaukulang kategorya ng gastos o kita. Ganito mo masusubaybayan ang iyong real-time na paggastos.

4. Suriin ang iyong buod

Awtomatikong kinukuha ng tab na buod ang data mula sa iyong tab na Mga Transaksyon upang ipakita sa iyo kung paano inihahambing ang iyong aktwal na paggastos sa iyong mga naka-badyet na target. Makikita mo kung nasa tamang landas ka at kung saan maaaring kailanganin mong gumawa ng mga pagsasaayos upang matugunan ang iyong mga layunin sa pananalapi.