Các doanh nghiệp thương mại điện tử thường hoạt động trong môi trường với nhiều yêu cầu khác nhau, đội ngũ phân tán và quy trình tài chính phức tạp. Kế toán cũng đang phải đối mặt với áp lực về báo cáo, tuân thủ quy định và theo dõi chi phí. Một lĩnh vực mà tự động hóa đã mang lại những cải tiến là du lịch công ty Theo dõi chi phí. Bằng cách hiểu rõ các nền tảng công nghệ mới, đội ngũ kế toán có thể giảm thiểu việc nhập liệu thủ công và nắm rõ hơn về chi tiêu của công ty.
Việc tích hợp các công cụ quản lý chi phí đi lại tự động đã trở nên tiện lợi và là một tính năng thiết yếu để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả về tài chính.
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về cách các kế toán viên có thể sử dụng hệ thống theo dõi chi phí đi lại tự động, những lợi ích mà chúng mang lại và những thách thức mà các nhóm tài chính phải đối mặt khi sử dụng hệ thống thủ công, điều này có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Thách thức của việc quản lý chi phí thủ công trong thương mại điện tử
Theo truyền thống, kế toán thường dựa vào bảng tính, biên lai qua email và phê duyệt thủ công để quản lý chi phí đi lại. Các doanh nghiệp thường gặp phải:
- Các chuyến thăm nhà cung cấp và các chuyến đi liên quan đến hậu cần
- Nhiều loại tiền tệ và yêu cầu tuân thủ
- Quy trình hoàn trả phức tạp cho làm việc từ xa
Hệ thống này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra lỗi do con người. Việc nhập dữ liệu sai, mất biên lai và chậm trễ trong việc hoàn trả có thể gây ra những gián đoạn đáng kể trong báo cáo tài chính.
Theo một nghiên cứu của Harvard Business Review, các công ty dựa vào quy trình quản lý chi phí thủ công mất thời gian gấp đôi cho việc hạch toán so với các công ty sử dụng tự động hóa. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc quyết toán quý và dự báo ngân sách.
Đối với các chuyên gia kế toán thương mại điện tử, mỗi phút dành để tìm kiếm hóa đơn là một phút bị lấy đi khỏi việc phân tích tài chính chiến lược. sổ sách kế toánĐối với các doanh nghiệp đang trải qua giai đoạn tăng trưởng quy mô, những thách thức này càng nhấn mạnh sự cần thiết của tự động hóa.
Tự động hóa đang thay đổi cách theo dõi chi phí đi lại trong thương mại điện tử như thế nào?
Nhiều giải pháp quản lý chi phí hiện đại sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI), máy học và phân tích dữ liệu để đơn giản hóa quy trình làm việc cho các nhóm thương mại điện tử. Các hệ thống này thu thập dữ liệu và giao dịch trực tiếp từ nhà cung cấp, các hội chợ thương mại và các trung tâm thăm viếng.
Những cải tiến chính bao gồm:
- Chụp biên lai tức thì: Điều này đảm bảo không còn tình trạng thất lạc biên lai, từ các trung tâm vận chuyển, kiểm toán kho hàng hoặc các cuộc họp.
- Phân loại: Chi phí được đối chiếu với các chiến dịch và dự án hoạt động.
- Đồng bộ hóa: Các giao dịch có thể được chuyển trực tiếp vào các công cụ kế toán thương mại điện tử, giúp nâng cao quy trình làm việc và hỗ trợ vận hành.
Đối với kế toán thương mại điện tử, điều này có nghĩa là giảm thiểu các thao tác thủ công, đối chiếu nhanh hơn và có nhật ký kiểm toán đầy đủ hơn. Các nền tảng tự động hóa cũng có thể giúp ích. giảm rủi ro tuân thủ và đánh dấu các khoản chi phí trước khi chúng được phê duyệt.
Vì sao các công ty thương mại điện tử đang chuyển sang sử dụng nền tảng tự động hóa?
Các nền tảng quản lý chi phí hiện đại, như của công ty toàn cầu Navan, tập trung vào quản lý chi phí đi lại dựa trên tự động hóa, tính minh bạch và khả năng sử dụng. Thay vì phải làm việc trên nhiều nền tảng khác nhau để phê duyệt và đặt chỗ, các nhóm tài chính có thể quản lý mọi thứ trên một nền tảng duy nhất.
Điều thực sự làm nên sự khác biệt của các nền tảng này là mức độ hiểu biết sâu sắc mà chúng cung cấp về hiệu suất người dùng. Một bộ sưu tập gần đây Đánh giá của Navan trên Reddit Bài viết này cho thấy cách các kế toán viên và quản lý tài chính đã giúp đơn giản hóa việc báo cáo, giảm thiểu sai sót và cải thiện sự hài lòng của nhân viên thông qua công cụ của Navan. Nhiều người đánh giá nhận xét rằng nền tảng này cung cấp khả năng hiển thị chi phí theo thời gian thực, điều cần thiết cho các chuyên gia tài chính để giám sát ngân sách đi lại.
Lợi ích dành cho bộ phận kế toán thương mại điện tử
Hệ thống tự động hóa mang lại nhiều lợi ích:
- Biên lai tự động: Nhiều ứng dụng cho phép người đi du lịch chụp ảnh hóa đơn, sau đó có thể đồng bộ hóa với báo cáo chi phí. Điều này giúp loại bỏ việc tải lên thủ công và giảm nguy cơ thiếu dữ liệu.
- Hội nhập: Nhiều công cụ tiên tiến cũng cho phép truyền dữ liệu liền mạch, giúp kế toán viên đối chiếu chi phí với khách hàng mà không cần tốn công sức lặp lại.
- Tuân thủ: Hệ thống cũng có thể tích hợp môi trường hỗ trợ các nhóm tài chính và doanh nghiệp thương mại điện tử trong việc phát hiện các vi phạm chính sách, giảm thời gian xem xét và ngăn ngừa chi phí do không tuân thủ.
- Báo cáo theo thời gian thực: Thay vì phải chờ đến cuối tháng, kế toán có thể truy cập vào bảng điều khiển trực tiếp hiển thị nguồn vốn của công ty, giúp việc kiểm soát chi phí dễ dàng hơn.
- Giảm thiểu gian lận: Tự động hóa có thể giúp giảm thiểu các lỗi cố ý bằng cách cho phép người quản lý theo dõi mọi giao dịch và đảm bảo tính minh bạch hoàn toàn trong quá trình kiểm toán.
Những lợi ích này phản ánh cách các nhóm kế toán có thể đạt được ưu thế bằng cách chuyển sang sử dụng các công nghệ tiên tiến để nâng cao hiệu quả công việc, cải thiện hoạt động kinh doanh và đảm bảo tuân thủ đúng quy định thuế, điều cần thiết cho doanh nghiệp và khách hàng của họ.
Sự đồng bộ nội bộ và những lợi ích về hiệu quả rộng hơn trong thương mại điện tử
Tự động hóa không chỉ giới hạn trong lĩnh vực kế toán mà còn có thể tạo ra hiệu ứng lan tỏa đến toàn bộ doanh nghiệp. Các nhà quản lý du lịch có thể nắm bắt rõ hơn các mô hình đặt chỗ, và các nhóm nhân sự có thể hưởng lợi từ việc hoàn trả chi phí, giúp cải thiện quy trình và trải nghiệm của nhân viên. Đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử, điều này bao gồm:
- Việc đi lại có liên quan đến việc lập kế hoạch hoặc tìm nguồn cung ứng sản phẩm.
- Bộ phận nhân sự đang sử dụng hệ thống ghi chép tự động để đẩy nhanh quá trình hoàn trả chi phí.
- Nhóm vận hành phân tích dữ liệu của nhóm về các chuyến thăm kho hàng và nhà cung cấp.
Các nhóm tài chính có thể đối chiếu chi phí đi lại với ngân sách dự án theo thời gian thực, giúp cải thiện việc lập kế hoạch và hợp tác. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp trở nên chủ động hơn về dữ liệu bằng cách giảm thiểu sự phân mảnh tài chính và cải thiện hỗ trợ hoạt động.
Các công nghệ mới nổi thúc đẩy tự động hóa chi phí
Tương lai của việc quản lý chi phí tự động và kinh doanh thương mại điện tử nằm ở những công nghệ tiên tiến mới đang dần được tích hợp vào quy trình kế toán:
- Trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu: AI hiện có thể dự đoán các danh mục, xác định các bất thường và tự động hóa quy trình phê duyệt dựa trên hành vi trong quá khứ.
- Nhận dạng ký tự quang học (OCR): OCR trích xuất dữ liệu từ biên lai hoặc hóa đơn điện tử với độ chính xác cao, giúp giảm thiểu việc xác minh thủ công.
- Nền tảng ưu tiên thiết bị di động: Nhân viên có thể gửi yêu cầu chi phí từ bất cứ đâu, trong khi bộ phận kế toán có thể phê duyệt từ xa, hỗ trợ lực lượng lao động làm việc từ xa trên toàn cầu.
- API: Các công cụ quản lý chi phí giờ đây có thể kết nối với các hệ thống khác, chẳng hạn như hệ thống tính lương, ERP và CRM, để truy cập dữ liệu tài chính.
Những cải tiến này giúp các kế toán viên và các công ty tập trung ít hơn vào thủ tục giấy tờ và nhiều hơn vào việc ra quyết định cho hoạt động kinh doanh.
Triển khai tự động hóa: Các phương pháp tốt nhất cho đội ngũ kế toán thương mại điện tử
Việc chuyển đổi từ hệ thống thủ công sang hệ thống tự động đôi khi có thể gặp nhiều khó khăn nếu không có phương pháp tiếp cận bài bản. Dưới đây là một số phương pháp tốt nhất để triển khai thành công:
- Đánh giá quy trình làm việc: Xác định các điểm nghẽn và sự trùng lặp trong quá trình báo cáo.
- Nền tảng có khả năng mở rộng: Chọn một giải pháp hiệu quả, dễ dàng tích hợp với phần mềm hiện có và có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn.
- Đào tạo: Đảm bảo cả nhân viên tài chính và toàn thể nhân viên đều hiểu cách sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.
- Chính sách rõ ràng: Hệ thống tự động hoạt động hiệu quả nhất khi tuân thủ các chính sách chi phí nhất quán.
- Giám sát: Thường xuyên xem xét các báo cáo và phản hồi của người dùng về quy trình và lợi tức đầu tư (ROI).
Bằng cách làm theo các bước này, các nhóm kế toán và các ngành khác có thể đảm bảo quá trình chuyển đổi sang tự động hóa diễn ra suôn sẻ và tận dụng được những lợi ích mà nó mang lại.
Cân nhắc về bảo mật dữ liệu và tuân thủ
Các doanh nghiệp thương mại điện tử thường xử lý lượng lớn dữ liệu nhạy cảm và cần đảm bảo có các quy trình bảo mật phù hợp. Các công cụ quản lý chi phí uy tín là rất quan trọng. Các công cụ quản lý chi phí có thể giúp các tổ chức tuân thủ các khung pháp lý toàn cầu như GDPR, SOC 2 và ISO 27001 để đảm bảo thông tin nhạy cảm được bảo vệ.
Các hệ thống tự động có thể giúp đảm bảo tuân thủ các quy định thuế bằng cách lưu trữ bản sao kỹ thuật số của biên lai, cho phép truy xuất nguồn gốc dữ liệu và hỗ trợ kiểm toán. Đối với nhiều doanh nghiệp, điều này đảm bảo tính nhất quán trên nhiều khu vực pháp lý có luật thuế khác nhau.
Nhờ duy trì các tiêu chuẩn bảo mật và tuân thủ nghiêm ngặt, các kế toán viên có thể dựa vào tự động hóa mà không cần lo lắng về tính toàn vẹn dữ liệu.
Xu hướng ngành công nghiệp uy tín
A Báo cáo Deloitte Khảo sát cho thấy hơn 60% Giám đốc tài chính (CFO) hiện nay rất coi trọng việc tự động hóa trong quản lý chi phí như một phần của chiến lược chuyển đổi số. Những nhà lãnh đạo này hiểu được tầm quan trọng của việc thu thập và phân tích dữ liệu tài chính theo thời gian thực, điều cần thiết trong bối cảnh thị trường đầy biến động.
Vấn đề này đặc biệt rõ rệt ở các doanh nghiệp có chương trình đi công tác quy mô lớn, nơi những sai sót nhỏ trong báo cáo có thể dẫn đến sự chênh lệch tài chính. Nhiều công cụ tiên tiến có thể giúp các nhà quản lý liên hệ làm việc minh bạch, chính xác và tự động hóa hơn.
Vai trò đang thay đổi của kế toán thương mại điện tử
Khi tự động hóa được mở rộng để xử lý khối lượng công việc lớn hơn, vai trò của kế toán viên chuyển từ nhập liệu sang phân tích chiến lược. Kế toán viên ngày càng đóng vai trò là người diễn giải dữ liệu, sử dụng các công cụ tự động hóa để xác định xu hướng, giảm thiểu rủi ro và cung cấp những hiểu biết giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tốt hơn.
Thay vì lo lắng về tự động hóa, các kế toán viên giờ đây có thể đón nhận nó như một công cụ hỗ trợ, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao như lập kế hoạch kinh doanh, lập mô hình tài chính và dự báo.
Tăng cường sự gắn kết và áp dụng của nhân viên
Mặc dù tự động hóa hứa hẹn tốc độ và độ chính xác, nhưng sự thành công của nó phụ thuộc vào việc nhân viên có thể tương tác tốt với các hệ thống mới hay không. Một trở ngại phổ biến trong các dự án chuyển đổi số là sự kháng cự với sự thay đổi. Khi nhân viên đã quen với các quy trình thủ công, họ có thể sợ công nghệ mới, vốn có thể làm phức tạp thêm các hệ thống hiện có.
Để khắc phục điều này, các doanh nghiệp nên tập trung vào đào tạo, hướng dẫn và gắn kết nhân viên ngay từ đầu. Điều này không chỉ truyền đạt giá trị công nghệ mà còn giúp nhân viên cảm thấy thoải mái khi sử dụng các công nghệ mới với sự hỗ trợ của đào tạo. Ví dụ, nhân viên có thể hưởng lợi từ việc hoàn trả nhanh hơn, các nhiệm vụ hành chính được hoàn thành nhanh hơn và khả năng hiển thị thông tin tốt hơn; tất cả đều được thực hiện khi họ tin tưởng vào các hệ thống mới.
Nhiều công nghệ tiên tiến mang đến trải nghiệm thân thiện với người dùng, giúp dễ dàng tải lên biên lai, theo dõi hệ thống và tuân thủ các chính sách thuế hiện hành. Điều này đảm bảo rằng lợi ích của tự động hóa hỗ trợ các nhóm kế toán.
Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể sử dụng các chương trình tuân thủ được game hóa, chẳng hạn như khen thưởng các nhóm nộp báo cáo chi phí đúng hạn và nằm trong ngân sách của doanh nghiệp. Biến việc tuân thủ thành một nỗ lực hợp tác có thể đảm bảo các doanh nghiệp có thể thúc đẩy sự tham gia và nâng cao trách nhiệm giải trình cũng như tính minh bạch.
Kết quả là công nghệ trở thành một tài sản hiệu quả cho nhân viên và ngành tài chính, mang lại hiệu quả, sự tin cậy và sự gắn kết để giúp doanh nghiệp phát triển.
Hướng tới tương lai: Tương lai của kế toán tự động
Cùng với sự phát triển của trí tuệ nhân tạo, thế hệ công cụ quản lý chi phí tiếp theo đang giúp giảm thiểu sự bất cập giữa nhân viên và bộ phận tài chính. Kế toán có thể nâng cao các tính năng như phân loại, tuân thủ thuế và tích hợp với các hệ thống khác. hệ thống lập kế hoạch.
Nhiều công cụ tiên tiến có thể hỗ trợ các công ty không chỉ bằng cách đơn giản hóa quy trình của họ. quản lý chi phí đi lại đồng thời xác định vai trò của các bộ phận kế toán như một động lực chiến lược trong kinh doanh.
Bằng cách áp dụng các hệ thống quản lý chi phí đi lại tự động, các kế toán viên ngày nay không chỉ nâng cao hiệu quả mà còn đặt nền móng cho một tương lai minh bạch hơn, dựa trên dữ liệu trong ngành tài chính.
EcomBalance là gì?
EcomBalance là dịch vụ kế toán hàng tháng chuyên biệt dành cho các công ty thương mại điện tử bán hàng trên đàn bà gan dạ, Shopify, eBay, Etsy, WooCommercevà các kênh thương mại điện tử khác.
Chúng tôi sẽ đảm nhận việc ghi sổ kế toán hàng tháng và gửi cho bạn báo cáo tài chính vào ngày 15 hoặc 20 mỗi tháng.
Bạn sẽ có sẵn Báo cáo Lợi nhuận và Thua lỗ, Bảng cân đối kế toán và Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ để phân tích mỗi tháng, nhờ đó bạn và các đối tác kinh doanh có thể đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn.
Quan tâm đến việc tìm hiểu thêm? Lên lịch một cuộc gọi Cùng với CEO của chúng tôi, Nathan Hirsch.
Và đây là một số nguồn tài liệu miễn phí:
- Chương trình nghị sự cuộc họp tài chính hàng tháng
- 9 bước để thành thạo danh sách kiểm tra kế toán thương mại điện tử của bạn
- Hướng dẫn toàn diện về cách tìm dịch vụ kế toán ảo cho thương mại điện tử
- Báo cáo lãi lỗ là gì?
- Cách đọc và hiểu báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Cách đọc và hiểu bảng cân đối kế toán một cách hiệu quả
