Mọi doanh nghiệp thương mại điện tử đều thua lỗ theo những cách không thể hiện trên báo cáo lãi lỗ thông thường. Giao dịch thất bại. Phí xử lý cao. Các khoản hoàn tiền mất nhiều tuần để giải quyết. Những thất thoát âm thầm này làm giảm lợi nhuận và khiến việc duy trì tăng trưởng trở nên khó khăn hơn.
Điều thường bị bỏ qua là những vấn đề này đều bắt nguồn từ một quyết định cốt lõi: chiến lược thanh toán. Các công cụ luân chuyển tiền trong cửa hàng của bạn là một phần của cơ sở hạ tầng tài chính, giống như kế toán hoặc dự báo. Khi chúng được thiết lập kém, những sự thiếu hiệu quả nhỏ sẽ nhân lên. Khi chúng được điều chỉnh phù hợp với mô hình của bạn, chúng sẽ mang lại lợi nhuận có thể đo lường được cho mỗi giao dịch bán hàng.
Việc tìm ra và khắc phục những sai sót này bắt đầu bằng việc xem xét kỹ hơn cách thức thanh toán thực sự diễn ra và cách các quy trình đó ảnh hưởng đến các con số mà bạn dựa vào hàng ngày.
Các nguyên nhân thất thoát doanh thu phổ biến trong thanh toán thương mại điện tử
Mỗi giao dịch thanh toán qua cửa hàng trực tuyến đều tiềm ẩn những chi phí. Một số chi phí nhỏ có thể dễ dàng bỏ qua lúc đầu, nhưng khi số lượng đơn hàng tăng lên, những khoản lỗ nhỏ đó có thể biến thành hàng nghìn đô la mỗi tháng.
Phí giao dịch là khoản thất thoát dễ thấy nhất. Giá cố định trông có vẻ đơn giản trên bảng giá, nhưng nó âm thầm làm giảm lợi nhuận từ mỗi giao dịch. Nếu cửa hàng của bạn xử lý hàng trăm hoặc hàng nghìn giao dịch nhỏ mỗi ngày, những phần trăm nhỏ đó có thể làm giảm lợi nhuận hàng tháng theo thời gian và tích lũy dần. Thanh toán không thành công tạo ra một hình thức tổn thất thứ hai. Thẻ hết hạn, khách hàng nhập sai thông tin hoặc nền tảng gặp sự cố giữa chừng giao dịch. Mỗi lần thanh toán không thành công đều đồng nghĩa với việc bỏ lỡ một giao dịch và làm mất lòng một khách hàng có thể sẽ không bao giờ thử lại.
Các khiếu nại hoàn tiền càng làm tăng thêm gánh nặng. Mỗi tranh chấp đều tốn thời gian, công sức và tiền bạc. Càng nhiều khiếu nại hoàn tiền tích lũy, rủi ro càng cao, và điều đó có thể dẫn đến phí cao hơn hoặc giới hạn nghiêm ngặt hơn từ các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán. Trong một số trường hợp, nó thậm chí có thể làm chậm quá trình thanh toán đến vài tuần.
Nhiều nhà sáng lập đánh giá thấp mức thiệt hại hàng tháng nếu thiếu công cụ phù hợp. giải pháp tài khoản người bán thương mại điện tử đã được thiết lập. Các hệ thống được xây dựng chuyên dụng được thiết kế để xử lý mức độ rủi ro, khối lượng và cơ cấu thanh toán cụ thể của cửa hàng bạn. Chúng giúp giảm thiểu chi phí, cải thiện tỷ lệ phê duyệt và duy trì dòng tiền ổn định để hỗ trợ việc mở rộng quy mô mà không gây áp lực liên tục.
Khi những sự thiếu hiệu quả nhỏ tích tụ lại ở cấp độ giao dịch, vấn đề thực sự hiếm khi nằm ở quảng cáo hay giá cả. Vấn đề nằm ở cách thức xử lý thanh toán, và việc khắc phục điều đó có thể tác động đến lợi nhuận lớn hơn hầu hết các điều chỉnh tiếp thị.
Vì sao giải pháp tài khoản người bán phù hợp sẽ thay đổi mọi thứ
Một hệ thống thanh toán mạnh mẽ vừa bảo vệ doanh thu vừa xử lý nó. Thiết lập đúng cách sẽ giúp tăng tỷ lệ chấp thuận, giảm thiểu các khoản hoàn trả và đảm bảo nhóm của bạn có thể truy cập vào nguồn vốn khi cần thiết nhất. Đây là một nâng cấp về mặt vận hành mang lại lợi ích trực tiếp cho hiệu quả tài chính.
Một trong những lợi ích rõ ràng nhất là hiệu quả về chi phí. Giá cả tùy chỉnh được điều chỉnh theo danh mục sản phẩm, quy mô đơn hàng và khối lượng giao dịch của cửa hàng bạn, thay vì áp dụng một tỷ lệ phần trăm cố định cho tất cả. Đối với các cửa hàng có khối lượng giao dịch lớn, ngay cả những khác biệt nhỏ về tỷ lệ phần trăm cũng có thể giúp tiết kiệm được năm hoặc sáu con số mỗi năm.
Vấn đề bảo mật cũng quan trọng không kém. Các hệ thống xác minh mạnh mẽ hơn, thuật toán phát hiện gian lận và tiêu chuẩn mã hóa giúp ngăn chặn các yêu cầu hoàn tiền trước khi chúng bắt đầu. Theo... Hướng dẫn của Shopify về phòng chống gian lận thương mại điện tửNgay cả những cải thiện nhỏ về tỷ lệ gian lận cũng có thể cải thiện đáng kể lợi nhuận cho các thương hiệu trực tuyến đang phát triển. Ít tranh chấp hơn đồng nghĩa với ít sự chậm trễ hơn và ít sự không chắc chắn hơn trong sổ sách kế toán của bạn.
Tốc độ và tính minh bạch cũng là những lợi thế lớn. Việc thanh toán nhanh chóng giúp duy trì dòng tiền, hỗ trợ chi trả lương, chi phí quảng cáo và thanh toán cho nhà cung cấp. Báo cáo toàn diện giúp việc đối chiếu trở nên dễ dàng hơn cho đội ngũ kế toán của bạn và giúp bạn phát hiện sớm các xu hướng, chẳng hạn như giờ cao điểm xảy ra giao dịch thất bại hoặc các loại thanh toán có chi phí cao hơn.
Khi sử dụng thiết lập tài khoản người bán phù hợp, các khoản thanh toán sẽ không còn là rủi ro tiềm ẩn mà trở thành nguồn thông tin tài chính đáng tin cậy. Sự thay đổi này mang lại cho đội ngũ tài chính của bạn sự rõ ràng cần thiết để đưa ra các quyết định thông minh hơn trên toàn bộ doanh nghiệp.
Minh bạch tài chính và kiểm soát dòng tiền
Doanh thu tốt không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với dòng tiền tốt. Nhiều chủ doanh nghiệp thương mại điện tử nhận ra điều này khi các khoản thanh toán đến và lượng tiền mặt hiện có không khớp nhau. Việc thanh toán chậm trễ, báo cáo không nhất quán và dữ liệu rời rạc khiến việc dự báo số tiền thực sự có thể chi tiêu trở nên khó khăn.
Một tài khoản người bán được cấu trúc tốt sẽ khắc phục điều đó bằng cách cải thiện cả tốc độ và khả năng hiển thị. Báo cáo chi tiết, tiền gửi nhanh hơn và tích hợp dữ liệu sạch hơn giúp dễ dàng theo dõi dòng tiền trong hệ sinh thái của bạn. Thay vì chờ đợi bản tóm tắt cuối tuần, bạn sẽ có cái nhìn gần như thời gian thực về số tiền mặt hiện có và các khoản tiền gửi đang chờ xử lý, từ đó bạn có thể lập kế hoạch dựa trên đó.
Sự minh bạch này hỗ trợ việc lập kế hoạch tốt hơn. Khi sổ sách và các khoản thanh toán khớp nhau, bạn có thể lên kế hoạch mua hàng tồn kho, thanh toán cho nhà cung cấp và các chiến dịch một cách chính xác hơn. Đó cũng chính là logic thúc đẩy sự thành công mạnh mẽ. dòng tiền hoạt độngDữ liệu tốt hơn dẫn đến các quyết định nhanh hơn, thông minh hơn, bao gồm dự báo dựa trên nhóm khách hàng và đánh giá lợi nhuận ở cấp độ SKU để định hướng giá cả và các chương trình khuyến mãi.
Việc đồng bộ hóa giữa thanh toán và kế toán cũng giúp tiết kiệm thời gian. Đối chiếu tự động loại bỏ hàng giờ làm việc thủ công và giảm nguy cơ sai lệch hồ sơ. Đối với các thương hiệu đang phát triển nhanh chóng và quản lý nhiều kênh bán hàng, hiệu quả này giúp giải phóng nguồn lực cho các nhiệm vụ chiến lược thay vì việc xử lý các vấn đề tài chính.
Lợi ích thực sự không chỉ dừng lại ở sự tiện lợi. Dữ liệu thanh toán chính xác, cập nhật sẽ xây dựng lòng tin với các bên liên quan, người cho vay và nhà đầu tư. Khi bạn có thể chứng minh chính xác dòng tiền chảy qua hệ thống của mình, bạn thể hiện được khả năng kiểm soát và kỷ luật trong hoạt động, từ đó hỗ trợ việc mở rộng quy mô.
Những điều cần lưu ý khi lựa chọn đối tác cung cấp tài khoản thương mại
Việc lựa chọn đối tác cung cấp tài khoản thanh toán là một quyết định tài chính dài hạn, chứ không chỉ là quyết định kỹ thuật. Nhà cung cấp phù hợp sẽ hiểu mô hình kinh doanh của bạn, hỗ trợ mục tiêu tăng trưởng và giúp bạn quản lý rủi ro một cách thông minh.
Hãy bắt đầu với cấu trúc giá cả. Mức giá minh bạch, phân cấp phản ánh ngành nghề và loại hình giao dịch của bạn sẽ tốt hơn so với mức phí áp dụng chung cho tất cả. Hãy hỏi xem mức giá của bạn thay đổi như thế nào khi khối lượng giao dịch tăng lên và liệu có chi phí ẩn nào trong quá trình xử lý hoặc giao dịch xuyên biên giới hay không.
Đánh giá chất lượng dịch vụ hỗ trợ. Tranh chấp và hoàn tiền là điều không thể tránh khỏi. Vấn đề là chúng được giải quyết nhanh chóng như thế nào. Một nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ nhanh nhạy và am hiểu sẽ giúp ngăn chặn các vấn đề nhỏ leo thang thành những sự chậm trễ tài chính lớn. Hãy hỏi về thời gian phản hồi trung bình, quy trình xử lý tranh chấp và cách thức quản lý tiền trong quá trình điều tra.
Hãy xem xét việc điều chỉnh dòng tiền. Lịch thanh toán có thể dự đoán được giúp việc lập kế hoạch dễ dàng hơn và giảm bớt áp lực tài chính. Các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán nhanh chóng, thậm chí trong cùng ngày, có thể giúp các doanh nghiệp thương mại điện tử quản lý hàng tồn kho hoặc chi phí tiếp thị một cách tự tin hơn. Khi đối tác thanh toán của bạn hiểu được tác động của thời gian đến tính thanh khoản, bạn sẽ có được sự linh hoạt trên mọi phương diện.
Tuân thủ quy định và phòng chống gian lận cần được chú trọng. Giám sát chặt chẽ, chính sách rõ ràng và hỗ trợ giải quyết tranh chấp chủ động sẽ bảo vệ bảng cân đối kế toán của bạn. Hãy xác nhận xem nhà cung cấp có cung cấp thử nghiệm hộp cát (sandbox testing), thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA) về thời gian hoạt động và cảnh báo về sự gia tăng đột biến trong lưu lượng truy cập hay không để nhóm của bạn có thể phản ứng trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng.
Hãy đảm bảo tài khoản người bán của bạn tích hợp liền mạch với hệ thống kế toán và phân tích. Luồng dữ liệu thông suốt đảm bảo ghi chép chính xác và đơn giản hóa việc báo cáo tài chính, điều này trở nên vô cùng quan trọng khi độ phức tạp của đơn hàng tăng lên và các kênh bán hàng mở rộng.
Những mối quan hệ đối tác tốt nhất giống như một phần mở rộng của đội ngũ nội bộ của bạn. Họ dự đoán được những thách thức, cung cấp những hiểu biết thiết thực và phát triển cùng với sự tăng trưởng của bạn thay vì kìm hãm nó.
Tổng kết lại: Chiến lược thanh toán như một chiến lược tài chính.
Khi các hệ thống thanh toán hoạt động trơn tru, chúng hiếm khi được chú ý. Tuy nhiên, đằng sau sự hiệu quả thầm lặng đó lại ẩn chứa một trong những đòn bẩy mạnh mẽ nhất để tạo ra lợi nhuận. Mỗi cải tiến, từ phí thấp hơn đến tốc độ gửi tiền nhanh hơn và khả năng bảo vệ chống gian lận mạnh mẽ hơn, đều trực tiếp góp phần vào tỷ suất lợi nhuận tốt hơn và dòng tiền ổn định hơn.
Chiến lược thanh toán chính là chiến lược tài chính. Nó định hình tính thanh khoản, ảnh hưởng đến độ chính xác của dự báo và quyết định lợi nhuận thực tế bạn giữ lại. Sổ sách kế toán chính xác phản ánh hiệu quả hoạt động, nhưng cấu trúc thanh toán hiệu quả bảo vệ doanh thu đằng sau những con số đó. Cả hai cùng nhau tạo thành một vòng phản hồi liên tục thúc đẩy tăng trưởng bền vững.
Đối với các nhà sáng lập, bài học rất đơn giản: Hãy coi hệ thống thanh toán của bạn như một phần sống động trong cấu trúc tài chính của doanh nghiệp. Bạn càng hoàn thiện nó, toàn bộ hoạt động của bạn càng trở nên ổn định hơn. Khắc phục những lỗ hổng nhỏ ngày hôm nay sẽ tạo nên sự vững mạnh cho tương lai. Theo thời gian, sự ổn định đó sẽ chuyển thành lợi thế cạnh tranh mà các đối thủ khó lòng sao chép được.
Sự thay đổi trong tư duy này, xem thanh toán như một tài sản tài chính chứ không phải là một chức năng kỹ thuật, đã trở thành một cuộc cách mạng thầm lặng trong thương mại điện tử hiện đại. Các doanh nghiệp kết nối hoạt động và tài chính sẽ phát triển với ít sự hỗn loạn và kiểm soát tốt hơn, điều này thể hiện ở tỷ suất lợi nhuận cao hơn và dòng tiền ổn định hơn.
EcomBalance là gì?
EcomBalance là dịch vụ kế toán hàng tháng chuyên biệt dành cho các công ty thương mại điện tử bán hàng trên đàn bà gan dạ, Shopify, eBay, Etsy, WooCommercevà các kênh thương mại điện tử khác.
Chúng tôi sẽ đảm nhận việc ghi sổ kế toán hàng tháng và gửi cho bạn báo cáo tài chính vào ngày 15 hoặc 20 mỗi tháng.
Bạn sẽ có sẵn Báo cáo Lợi nhuận và Thua lỗ, Bảng cân đối kế toán và Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ để phân tích mỗi tháng, nhờ đó bạn và các đối tác kinh doanh có thể đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn.
Quan tâm đến việc tìm hiểu thêm? Lên lịch một cuộc gọi Cùng với CEO của chúng tôi, Nathan Hirsch.
Và đây là một số nguồn tài liệu miễn phí:
- Chương trình nghị sự cuộc họp tài chính hàng tháng
- 9 bước để thành thạo danh sách kiểm tra kế toán thương mại điện tử của bạn
- Hướng dẫn toàn diện về cách tìm dịch vụ kế toán ảo cho thương mại điện tử
- Báo cáo lãi lỗ là gì?
- Cách đọc và hiểu báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Cách đọc và hiểu bảng cân đối kế toán một cách hiệu quả
Kết luận
Thất thoát doanh thu hiếm khi xuất phát từ một sai lầm nghiêm trọng duy nhất. Hầu hết bắt đầu từ những góc khuất trong hoạt động kinh doanh, bao gồm chi phí giao dịch, thanh toán không thành công và việc quyết toán chậm trễ. Việc siết chặt các hệ thống này, kết hợp với hệ thống kế toán đáng tin cậy, đảm bảo doanh nghiệp của bạn giữ lại được nhiều hơn số tiền đã kiếm được.
Mỗi giao dịch đều kể một câu chuyện tài chính. Bằng cách tinh chỉnh quy trình xử lý các giao dịch đó, bạn bảo vệ được lợi nhuận, củng cố dòng tiền và tạo không gian cho sự tăng trưởng. Những cải tiến nhỏ về hiệu quả thanh toán sẽ tích lũy thành những lợi ích lớn theo thời gian, cả về mặt tài chính lẫn sự tự tin hàng ngày của bạn với tư cách là người điều hành.
Trong một thị trường ám ảnh bởi sự đổi mới ở giao diện người dùng, một số lợi ích thông minh nhất lại đến từ những khâu hậu trường. Việc tối ưu hóa cơ sở hạ tầng thanh toán có thể không hấp dẫn, nhưng đó là một trong những cách thiết thực nhất để xây dựng một doanh nghiệp thương mại điện tử sinh lời và bền vững. Những cải tiến này sẽ tích lũy thành lợi nhuận bền vững và hoạt động kinh doanh ổn định hơn.
