Các chủ phòng khám, đặc biệt là trong lĩnh vực thẩm mỹ và làm đẹp, không cần những chiến thuật nhất thời; họ cần một quy trình đặt lịch hiệu quả giúp luôn có lịch hẹn kín, giảm thiểu tổn thất doanh thu do hủy hẹn và bảo vệ dòng tiền khi khách hàng hủy hẹn muộn.

Đó là lý do tại sao sự kết hợp giữa tiền đặt cọc, quy tắc hủy bỏ minh bạch và tự động hóa đơn giản bên trong... Shopify Mặt tiền cửa hàng rất quan trọng.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chuyển những gì hiệu quả thành một kế hoạch chính xác 100%, tuân thủ luật pháp Hoa Kỳ dành cho các phòng khám cung cấp dịch vụ Botox, chất làm đầy, điều trị bằng laser hoặc chăm sóc da chuyên sâu. Chúng tôi sẽ đề cập đến cách tích hợp hệ thống đặt lịch hẹn với Shopify, và cách thức... thanh toán một phần Chức năng của dịch vụ, những yêu cầu của HIPAA và hướng dẫn đạo đức về phí, và những thói quen vận hành nào giúp giảm thiểu số lần thăm khám bị bỏ lỡ.

Cách tích hợp tính năng lên lịch vào giao diện cửa hàng Shopify

Shopify không tích hợp sẵn chức năng lên lịch hẹn, vì vậy các phòng khám thường cài đặt thêm ứng dụng đặt lịch như Sesami, Appointo hoặc Easy Appointment Booking.

Các lựa chọn mạnh mẽ hơn cho phép khách hàng:

• Đăng ký giữ chỗ và thanh toán trước một phần (tiền đặt cọc).
• Nhận thông báo tự động qua email và tin nhắn SMS.
• Họ có thể tự thay đổi hoặc dời lịch hẹn mà không cần gọi cho lễ tân.

Nếu bạn đến trực tiếp để thanh toán số dư cuối kỳ, nhiều ứng dụng cũng hỗ trợ tính năng này. Mua sắm POSBáo cáo nên bao gồm tỷ lệ lấp đầy phòng, và một số công cụ hiển thị tỷ lệ khách không đến cơ bản để bạn có thể thấy xu hướng, chứ không chỉ là tổng số.

Tại sao điều này có ích: Khi quy trình đặt chỗ và thanh toán được tích hợp trong cùng một hệ thống, bạn có thể bán các sản phẩm bán lẻ cùng với dịch vụ, đối chiếu doanh thu một cách minh bạch hơn và thực hiện bán thêm sản phẩm mà không cần phải sử dụng nhiều nền tảng riêng biệt. Sự phối hợp này giúp dễ dàng tích hợp các sản phẩm chăm sóc nhà cửa chuyên nghiệp, chẳng hạn như những sản phẩm được cung cấp bởi [tên đơn vị cung cấp]. https://mesolyft.com, trực tiếp vào kế hoạch điều trị và quy trình thanh toán của khách hàng.

Bước tiếp theo: Chọn lọc những ứng dụng cung cấp chức năng gửi tiền hoặc thanh toán một phần, nhắc nhở tự động và tự phục vụ lên lịch lại; ba tính năng này luôn giúp tăng lợi nhuận hơn là các tính năng bổ sung trên giao diện.

Các quy tắc đáp ứng các tiêu chuẩn đạo đức và pháp lý

Tại Hoa Kỳ, các chính sách hủy hẹn và không đến khám phải rõ ràng, hợp đạo đức và phù hợp với pháp luật. Trọng tâm ở đây là việc thông báo cho bệnh nhân, tính nhất quán và tuân thủ HIPAA.

1. Tính minh bạch là bắt buộc: Chính sách hủy đặt phòng và không đến nhận phòng phải được thông báo rõ ràng trước khi đặt phòng và lý tưởng nhất là được khách hàng đồng ý/ký xác nhận (bằng hình thức điện tử hoặc trực tiếp).
2. Phí hợp lý: Mặc dù không có luật liên bang nào quy định mức phí, Hiệp hội Y khoa Hoa Kỳ (AMA) thường cho rằng việc thu một khoản phí hợp lý cho các cuộc hẹn bị bỏ lỡ hoặc hủy bỏ muộn là hợp đạo đức. Mức phí này nên nhất quán và được tính trực tiếp cho bệnh nhân, chứ không phải cho công ty bảo hiểm của họ.
3. Cân nhắc về thuế: Phí dịch vụ và tiền đặt cọc giữ lại là doanh thu chịu thuế. Hãy tham khảo ý kiến ​​chuyên gia thuế (CPA) của bạn về cách xử lý đúng các khoản này cho mục đích thuế thu nhập liên bang và tiểu bang, vì không có loại thuế VAT tương đương phổ biến ở Hoa Kỳ.

Biểu phí theo bậc thang hoạt động khá hiệu quả: không tính phí khi khách hàng thay đổi lịch hẹn trong khoảng thời gian chấp nhận được (ví dụ: 48 giờ); tính phí một phần khi thời gian thông báo quá ngắn; và tính phí cao hơn (lên đến toàn bộ chi phí dịch vụ) khi không thể sử dụng lại khung giờ đó.

Tại sao điều này có ích: Các điều khoản rõ ràng và công bằng giúp giảm thiểu khiếu nại và củng cố vị thế của bạn trong các tranh chấp. Việc xử lý thuế nhất quán giúp đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán.

Bước tiếp theo: Ban hành chính sách bằng ngôn ngữ dễ hiểu với biểu phí lũy tiến và tham khảo ý kiến ​​của kế toán viên chuyên nghiệp (CPA) về cách xử lý thuế thu nhập đối với số tiền giữ lại. Sử dụng cùng một ngôn từ trong mẫu thanh toán và email.

Hiểu rõ chi phí thực tế của việc thanh toán và hoàn tiền

Phí xử lý thẻ áp dụng cho cả tiền gửi và số dư cuối cùng. Khi bạn hoàn tiền, các nhà xử lý thường giữ lại phí ban đầu của họ, điều này có nghĩa là việc hoàn tiền làm giảm lợi nhuận thực tế (được gọi là thất thoát phí hoàn tiền). Việc yêu cầu hoàn tiền ngược (chargeback), mặc dù không thường xuyên, nhưng tạo ra chi phí đột ngột, vì vậy hãy giữ lại hồ sơ chi tiết về việc chấp nhận chính sách, nhắc nhở có ghi thời gian và chi tiết đặt chỗ.

Kiểm tra tuân thủ pháp luật quan trọng của Hoa Kỳ: HIPAA (Shopify KHÔNG phải là nền tảng tuân thủ HIPAA.)

Để tuân thủ các quy định, Shopify được chứng nhận PCI DSS (về bảo mật thanh toán). Tuy nhiên, nền tảng này không ký kết Thỏa thuận Đối tác Kinh doanh (BAA), điều bắt buộc theo luật HIPAA để xử lý Thông tin Sức khỏe Được Bảo vệ (PHI). Bạn KHÔNG được thu thập lịch sử y tế nhạy cảm hoặc PHI trong các biểu mẫu chung của Shopify hoặc các trường ứng dụng không được mã hóa. Nếu bạn cần thu thập PHI, dữ liệu đó phải được chuyển qua một dịch vụ riêng biệt, tuân thủ HIPAA (như hệ thống EHR tuân thủ hoặc trình tạo biểu mẫu an toàn có ký kết BAA) và không bao giờ được lưu trữ trên máy chủ tiêu chuẩn của Shopify.

Tại sao điều này có ích: Khi bạn thấy được tác động của phí xử lý và thất thoát tiền hoàn trả, bạn có thể thiết lập mức tiền gửi với các giới hạn thực tế. Tuân thủ nghiêm ngặt HIPAA sẽ bảo vệ bạn khỏi các hình phạt pháp lý nghiêm trọng.

Bước tiếp theo: Thêm hai dòng vào báo cáo hàng tháng của bạn: “thất thoát phí hoàn tiền” và “chi phí hoàn trả”, và theo dõi chúng trong ba tháng; sử dụng các số liệu đó để điều chỉnh tiền đặt cọc và thời gian xử lý.

Giảm thiểu tình trạng bỏ lỡ cuộc hẹn bằng các biện pháp đã được chứng minh.

Những cuộc hẹn bị bỏ lỡ gây thiệt hại nhiều hơn là chỉ khoảng thời gian trống; chúng làm gián đoạn việc sử dụng nhân viên và làm giảm doanh thu sản phẩm. Bằng chứng cho thấy rằng việc nhắc nhở kịp thời và cài đặt đặt lại lịch hẹn dễ dàng hơn giúp giảm đáng kể tỷ lệ vắng mặt. Đối với các phòng khám thẩm mỹ, sự kết hợp đáng tin cậy là quy trình nhắc nhở hai bước và liên kết đặt lại lịch hẹn chỉ bằng một cú nhấp chuột trong email xác nhận:

1. Tin nhắn đầu tiên: 48–72 giờ trước giờ hẹn.
2. Thông điệp thứ hai (Nhắc nhở): Vào ngày hẹn.

Đối với các dịch vụ có nhu cầu cao như tiêm filler môi, một khoản đặt cọc nhỏ cộng với tần suất nhắc nhở này sẽ giúp tăng tỷ lệ tham dự một cách hiệu quả mà không tạo ra một chính sách quá khắt khe.

Tại sao điều này có ích: Bạn không cố gắng ép buộc hành vi; bạn đang loại bỏ những trở ngại để khách hàng có thể giữ nguyên hoặc dễ dàng thay đổi lịch hẹn trước khi nó trở thành vấn đề.

Bước tiếp theo: Kích hoạt hai lời nhắc và thêm liên kết tự đặt lại lịch hẹn vào mẫu xác nhận; đo lường tỷ lệ vắng mặt trong một tháng trước và sau khi thay đổi.

Các phương pháp thực tiễn để đảm bảo nguồn thu từ tiền gửi

Các phòng khám thường bảo vệ lịch hẹn bằng cách đặt cọc ngay khi thanh toán. Một phần tiền được trả trước, thẻ của khách hàng được lưu trữ an toàn, và số tiền còn lại sẽ được thu sau. Điều này lý tưởng cho các dịch vụ có giá trị cao hoặc các cuộc hẹn được lên lịch trước nhiều tuần. Phương án thay thế là mô hình ủy quyền trước, giữ lại tiền, nhưng thời gian ủy quyền ngắn trong các cài đặt tiêu chuẩn, có nghĩa là việc thu tiền muộn gần ngày hẹn có thể thất bại hoặc phát sinh thêm chi phí.

Tại sao điều này có ích: Mô hình đặt cọc minh bạch giúp giảm thiểu tổn thất doanh thu vào phút cuối và thiết lập kỳ vọng tài chính rõ ràng cho khách hàng. Để có được những hiểu biết chuyên sâu về tối ưu hóa giá cả và quy trình hoạt động của các dịch vụ thẩm mỹ cao cấp, hãy tham khảo các nguồn tài liệu như... https://visagesculpture.com Cung cấp các chiến lược hiệu quả, đã được chứng minh.

Bước tiếp theo: Bật tính năng đặt cọc cho các dịch vụ dài hạn hoặc có giá trị cao. Sử dụng tính năng thu tiền tự động cho các đặt chỗ trước nhiều tháng để nhóm của bạn không phải phụ thuộc vào việc thu tiền thủ công.

Danh sách kiểm tra triển khai trong một tuần (Tuân thủ luật pháp Hoa Kỳ)

1. Chọn nhóm ứng dụng của bạn: Chọn công cụ đặt chỗ có chức năng đặt cọc, nhắc nhở và tự động thay đổi lịch. Xác nhận Mua sắm POS Hỗ trợ nếu bạn cần cân đối tài chính tại phòng khám.
2. Bật tính năng nạp tiền: Sử dụng phương thức thanh toán một phần với tính năng lưu trữ thẻ an toàn và thu hồi dư tự động cho các dịch vụ có thời gian xử lý dài hoặc dịch vụ cao cấp.
3. Công bố các điều khoản minh bạch: Thêm chính sách hủy/vắng mặt linh hoạt vào trang web của bạn. trang sản phẩm, thanh toán và email. Điều quan trọng là phải nhận được sự xác nhận của khách hàng về chính sách này.
4. Tự động hóa tin nhắn: Lên lịch hai lời nhắc (48-72 giờ trước và một lời nhắc cùng ngày); bao gồm tùy chọn lên lịch lại chỉ với một cú nhấp chuột.
5. Tuân thủ: Để tuân thủ PCI, hãy giữ các giao dịch thanh toán trong Shopify. TUYỆT ĐỐI TRÁNH thu thập thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) trong các trường biểu mẫu chung chung; tất cả PHI phải được xử lý bởi một công cụ của bên thứ ba tuân thủ HIPAA và đã ký kết thỏa thuận đối tác kinh doanh (BAA).
6. Đo lường và điều chỉnh: Xem xét lại tỷ lệ khách không đến, các khoản hoàn tiền, các khoản phí hoàn trả và thất thoát phí hoàn tiền vào ngày làm việc đầu tiên của mỗi tháng; lặp lại các điều khoản về số tiền đặt cọc hoặc thời gian giao hàng thay vì dựa vào các giả định.

Kết thúc suy nghĩ

Hầu hết các phòng khám không cần ngân sách tiếp thị lớn hơn để bảo vệ lợi nhuận; họ cần một quy trình đặt lịch hẹn hoạt động tốt các bước cơ bản và tuân thủ các tiêu chuẩn quy định của Hoa Kỳ. Nền tảng ổn định này giúp giảm số lượt khám bị bỏ lỡ, giữ cho lịch hẹn luôn được dự đoán trước và giữ lại nhiều tiền hơn trong tài khoản ngân hàng của bạn.

Câu Hỏi Thường Gặp

Tôi có thể chỉ sử dụng Shopify để quản lý tất cả các cuộc hẹn khám bệnh của mình không?

Không, Shopify tiêu chuẩn không bao gồm tính năng lên lịch hẹn. Bạn phải thêm ứng dụng đặt lịch của bên thứ ba, như Sesami hoặc Appointo, để khách hàng có thể đặt và quản lý lịch hẹn của họ. Ứng dụng này cho phép bạn thu tiền đặt cọc và xử lý nhắc nhở ngay trong cửa hàng trực tuyến hiện có của bạn.

Tại sao sử dụng tiền gửi lại là chiến lược tốt hơn so với sử dụng biện pháp giữ tiền trước khi cấp phép?

Tiền đặt cọc thực sự có nghĩa là tiền được thanh toán và thu ngay lập tức, đảm bảo doanh thu. Việc ủy ​​quyền trước chỉ giữ tiền trong thời gian ngắn, có thể thất bại nếu bạn cố gắng thu số tiền còn lại gần ngày hẹn. Tiền đặt cọc tạo ra cam kết tài chính rõ ràng từ phía khách hàng và giảm thiểu việc hủy bỏ vào phút cuối.

“Thất thoát phí hoàn tiền” là gì và nó ảnh hưởng đến lợi nhuận của tôi như thế nào?

Hiện tượng thất thoát phí hoàn tiền xảy ra khi bạn thực hiện hoàn tiền nhưng nhà cung cấp dịch vụ thẻ vẫn giữ lại phí giao dịch ban đầu. Điều này có nghĩa là mỗi lần bạn hoàn tiền đặt cọc, bạn sẽ mất một khoản tiền nhỏ vĩnh viễn. Bạn nên theo dõi chi phí này hàng tháng để thiết lập số tiền đặt cọc hợp lý hơn.

Yêu cầu pháp lý quan trọng nhất khi thiết lập chính sách xử lý trường hợp khách hàng không đến đúng hẹn ở Mỹ là gì?

Tính minh bạch là yêu cầu pháp lý và đạo đức quan trọng nhất. Chính sách hủy hẹn và không đến đúng hẹn phải được hiển thị rõ ràng và khách hàng phải biết trước khi đặt lịch hẹn. Việc sử dụng biểu phí theo bậc thang cũng rất hữu ích, với mức phí thấp hơn cho việc hủy hẹn gấp và mức phí cao hơn cho trường hợp không đến đúng hẹn hoàn toàn.

Tôi nên thiết lập bao nhiêu lời nhắc tự động để giảm thiểu số lần bỏ lỡ cuộc hẹn?

Bằng chứng cho thấy hệ thống nhắc nhở hai bước hoạt động hiệu quả nhất để duy trì tỷ lệ tham dự cao. Gửi tin nhắn đầu tiên từ 48 đến 72 giờ trước khi đến khám, sau đó gửi tin nhắn nhắc nhở thứ hai đơn giản vào đúng ngày hẹn. Đảm bảo cả hai tin nhắn đều bao gồm liên kết một cú nhấp chuột để dễ dàng lên lịch lại.

Những tính năng nào của ứng dụng đặt lịch hẹn thực sự giúp tăng doanh thu cho phòng khám nhiều nhất?

Ba yếu tố giúp tăng lợi nhuận nhiều nhất là khả năng thực hiện thanh toán một phần (tiền đặt cọc), tự động lên lịch lại cuộc hẹn và nhắc nhở tự động qua email hoặc tin nhắn SMS. Những tính năng này cho phép bạn đảm bảo doanh thu trước và giảm thời gian nhân viên phải gọi điện cho khách hàng về các cuộc hẹn bị bỏ lỡ.

Tôi có nên thu thập toàn bộ tiền sử bệnh án của khách hàng trong các biểu mẫu đặt lịch hẹn trên Shopify không?

Tuyệt đối không. Shopify không phải là nền tảng tuân thủ HIPAA, vì vậy bạn tuyệt đối không được thu thập Thông tin Sức khỏe Được Bảo vệ (PHI) trong các biểu mẫu tiêu chuẩn của Shopify hoặc các trường ứng dụng thông thường. Hãy thu thập tất cả PHI nhạy cảm thông qua một dịch vụ riêng biệt, an toàn và tuân thủ HIPAA để tránh các hình phạt pháp lý nghiêm trọng.

Tôi có thể thực hiện những bước thiết thực nào ngay hôm nay để bắt đầu triển khai hệ thống gửi tiền?

Đầu tiên, hãy chọn một ứng dụng đặt lịch hỗ trợ lưu trữ thẻ an toàn và sử dụng mô hình gửi tiền thực sự. Thứ hai, bật tính năng gửi tiền cho các dịch vụ có giá trị cao nhất của bạn và thiết lập thu tiền tự động khi kết thúc ca làm việc. Điều này sẽ ngay lập tức bảo vệ các khung giờ đặt lịch của bạn.

Việc tích hợp các dịch vụ và sản phẩm của tôi vào một hệ thống duy nhất mang lại lợi ích gì cho việc kế toán hàng tuần?

Khi doanh thu bán dịch vụ và doanh thu bán sản phẩm bán lẻ cùng nằm trong một hệ thống Shopify, việc đối chiếu doanh thu trở nên dễ dàng hơn nhiều. Sự đồng bộ này giúp việc báo cáo tổng chi tiêu của khách hàng, thực hiện bán thêm sản phẩm và tính toán thuế bán hàng kết hợp trở nên đơn giản hơn mà không cần phải sử dụng nhiều nền tảng khác nhau.

Liệu việc tính phí dịch vụ đầy đủ nếu khách hàng hủy hẹn chỉ một giờ trước khi đến có được chấp nhận về mặt pháp lý không?

Vâng, nhìn chung, việc tính phí hợp lý cho việc hủy đặt chỗ quá muộn hoặc không đến, thậm chí lên đến toàn bộ giá dịch vụ bị mất, được coi là hợp đạo đức và hợp pháp. Điều quan trọng là chính sách này phải được thông báo rõ ràng và được khách hàng chấp nhận trước khi họ đặt chỗ, theo bảng phí lũy tiến của bạn.