Các doanh nghiệp thương mại điện tử xử lý hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng từ nhiều bộ phận, khu vực địa lý và nhà cung cấp khác nhau. Thông thường, quy trình sẽ là: nhận hóa đơn, xác minh, phê duyệt và thanh toán. Nhưng trong thương mại điện tử hiện đại, dù bạn là nhà sản xuất đa quốc gia hay thương hiệu đang phát triển nhanh chóng bán hàng trên nhiều nền tảng, thì quy trình lại khác. đàn bà gan dạ, Walmart, ShopifyVà trên các thị trường toàn cầu, quá trình này hiếm khi diễn ra suôn sẻ.
Hóa đơn chồng chất, nhiều trong số đó chứa lỗi, buộc các nhóm tài chính phải dành hàng giờ để đối chiếu dữ liệu trên nhiều hệ thống. Trong thương mại điện tử, nơi hóa đơn nhà cung cấp, hóa đơn vận chuyển, phí FBA, khoản khấu trừ của sàn thương mại điện tử và phí dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL) đổ dồn vào hộp thư đến của bạn mỗi ngày, những sự chậm trễ này ảnh hưởng trực tiếp đến mức tồn kho, lợi nhuận và hiệu suất thực hiện đơn hàng. Trong khi đó, nhà cung cấp phải chờ thanh toán, và dòng tiền của bạn bị ảnh hưởng.
Nếu bạn là Giám đốc tài chính (CFO), Giám đốc điều hành (COO) hoặc người sáng lập một thương hiệu thương mại điện tử hoặc sàn giao dịch đang phát triển, điều này sẽ rất quen thuộc. Trong thương mại điện tử, nơi biên lợi nhuận eo hẹp và chu kỳ chuyển đổi tiền mặt quyết định khả năng đặt hàng lại của bạn, việc xử lý hóa đơn thủ công không chỉ kém hiệu quả mà còn trở thành rào cản cho sự tăng trưởng.
Năm 2025, phần mềm xử lý hóa đơn tự động đã xuất hiện. Các hệ thống này đang định hình lại cách các doanh nghiệp lớn và người bán hàng thương mại điện tử quy mô lớn quản lý các khoản phải trả, biến điều từng là điểm nghẽn thành lợi thế cạnh tranh.
Vì sao quy trình xử lý hóa đơn thủ công gặp trục trặc khi mở rộng quy mô, đặc biệt là trong thương mại điện tử?
Khi các tổ chức mở rộng, quy trình lập hóa đơn thủ công khó có thể theo kịp, dẫn đến sai sót, thiếu hiệu quả và thanh toán chậm trễ. Các nhóm dành nhiều thời gian hơn để sửa lỗi thay vì quản lý dòng tiền. Trong thương mại điện tử, vấn đề càng trở nên trầm trọng hơn vì khối lượng đơn đặt hàng, chi phí nhà cung cấp và phí vận chuyển có thể biến động hàng ngày.
Thời gian trở thành kẻ thù của bạn: Việc xử lý thủ công trung bình mất 14.6 ngày để hoàn thành một hóa đơn. Sự chậm trễ này gây khó khăn cho các doanh nghiệp, nhưng đối với các thương hiệu thương mại điện tử phụ thuộc vào tốc độ luân chuyển hàng tồn kho nhanh chóng, 14 ngày có thể đồng nghĩa với việc hết hàng và bỏ lỡ cơ hội bán hàng. đàn bà gan dạ bổ sung hàng tồn kho hoặc trì hoãn đơn đặt hàng cho lô hàng tiếp theo.
Sai sót nhân lên rất nhanh: Việc nhập liệu thủ công có tỷ lệ lỗi khoảng 1.6%. Trong thương mại điện tử, nơi hóa đơn đến từ các nhà máy ở nước ngoài, các công ty vận chuyển hàng hóa, trung tâm chuẩn bị hàng hóa, nền tảng tiếp thị và hệ thống thị trường, tỷ lệ lỗi này làm sai lệch giá vốn hàng bán (COGS), lợi nhuận của từng sản phẩm (SKU) và báo cáo dòng tiền. Nhân tỷ lệ lỗi 1.6% trên hàng nghìn hóa đơn, ta được:
- Số giờ lao động dành để sửa chữa các khoản phí
- Thanh toán trùng lặp hoặc thiếu sót
- Chi phí tồn kho không chính xác ảnh hưởng đến giá cả và kế hoạch quảng cáo PPC.
- Mối quan hệ căng thẳng với nhà cung cấp
Biên lợi nhuận thương mại điện tử vốn đã rất thấp. Những sai sót nhỏ cũng có thể gây ra tác động thực sự đến mô hình định giá, biên lợi nhuận và khả năng tái đầu tư của bạn.
Bạn mất tiền ngay trên bàn chơi: Các nhà cung cấp thường đưa ra chiết khấu thanh toán sớm, thường là 2-3%, nếu bạn thanh toán nhanh chóng. Nhưng trong thương mại điện tử, hóa đơn thường bị tồn đọng vì các nhóm bận rộn xử lý đơn hàng, lên lịch vận chuyển hoặc quản lý việc tuân thủ quy định của sàn giao dịch. Bỏ lỡ khoản chiết khấu 2% trên doanh thu 10 triệu đô la mỗi tháng có nghĩa là bạn sẽ mất đi 200,000 đô la mỗi năm – số tiền có thể được dùng để đầu tư vào hàng tồn kho mùa cao điểm hoặc các chiến dịch quảng cáo.
Tự động hóa trong toàn bộ chu trình từ mua sắm đến thanh toán
Sức mạnh thực sự của tự động hóa nằm ở việc kết nối các khâu giữa mua sắm, xử lý hóa đơn và thanh toán. Khi được kết nối với hệ thống ERP và các công cụ mua sắm của bạn, nó sẽ giúp bạn:
- Đối chiếu đơn đặt hàng với hóa đơn ngay khi nhận được.
- Giá giao ngay hoặc số lượng không khớp trước khi thanh toán được thực hiện.
- Phê duyệt và thực hiện thanh toán trực tiếp từ hệ thống ngân hàng của bạn.
- Theo dõi mọi hóa đơn từ đầu đến cuối tại một nơi duy nhất.
Đối với các thương hiệu thương mại điện tử hoạt động trên nhiều thị trường hoặc kho hàng khác nhau, tự động hóa tạo ra cái nhìn tổng quan thống nhất về chi tiêu. bổ sungvà thanh toán cho nhà cung cấp.
Đây là những gì mà một phần mềm xử lý hóa đơn tự động Có vẻ như vậy. Nó không chỉ giúp tăng tốc quá trình phê duyệt hóa đơn mà còn tái cấu trúc cách thức luân chuyển hóa đơn trong tổ chức của bạn.
Tác động về mặt vận hành của tự động hóa quy trình thanh toán đối với doanh nghiệp và các thương hiệu thương mại điện tử hiện đại
Ngoài việc giảm bớt công việc thủ công, tự động hóa còn định hình lại cách các nhóm tài chính phối hợp phê duyệt, đảm bảo tuân thủ quy định và duy trì hiệu quả hoạt động.
1. Quy trình phê duyệt diễn ra tự động thông qua các kênh thích hợp.
Giả sử có một hóa đơn trị giá 25,000 đô la. Trong quy trình thủ công, ai đó phải tìm người phê duyệt, gửi email, chờ phản hồi, liên hệ lại nếu không nhận được phản hồi, và tiếp tục thúc giục nếu người đó vắng mặt. Tất cả những việc này cuối cùng đều được theo dõi trong các bảng tính lộn xộn.
Với tự động hóa, hệ thống đã biết trước các quy tắc phê duyệt của bạn.
- Các hóa đơn dưới 5,000 đô la sẽ được gửi trực tiếp đến các quản lý bộ phận.
- Bất kỳ khoản tiền nào từ 5,000 đến 50,000 đô la sẽ được chuyển cho ban giám đốc.
- Trên 50,000 đô la? Số tiền đó sẽ tự động được gửi đến Phó Chủ tịch hoặc Giám đốc Tài chính.
Đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử có nhiều kho hàng, đối tác logistics bên thứ ba (3PL) hoặc nhà cung cấp quốc tế, điều này giúp ngăn ngừa tình trạng chậm trễ hàng tồn kho và đảm bảo tiến độ giao hàng đúng hẹn.
2. Nhóm của bạn tập trung vào chiến lược, chứ không phải nhập dữ liệu.
Khi tự động hóa đảm nhiệm các quy trình thường ngày, nhân viên kế toán phải trả (AP) có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược quan trọng, chẳng hạn như quản lý ngoại lệ, tối ưu hóa mối quan hệ với nhà cung cấp và cải tiến quy trình. Trong thương mại điện tử, nơi chi phí vận chuyển, phí sàn giao dịch và chi phí đóng gói thay đổi thường xuyên, sự chuyển đổi này rất quan trọng để đảm bảo lợi nhuận chính xác ở cấp độ SKU.
3. Sự sẵn sàng kiểm toán trở nên liên tục
Mỗi hóa đơn đều có lịch sử điện tử, bao gồm tên người phê duyệt, ngày tháng, các thay đổi đã thực hiện và lý do của những thay đổi đó. Vì vậy, khi kiểm toán viên đến kiểm tra, bạn có thể dễ dàng xem báo cáo chỉ trong vài phút. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các thương hiệu thương mại điện tử đang mở rộng sang EU, Anh hoặc Trung Đông, nơi các quy định về VAT/GST nghiêm ngặt hơn.
4. Rủi ro gian lận giảm đáng kể
Nhờ khả năng đối chiếu ba chiều, phần mềm OCR đồng thời so sánh các đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng và hóa đơn. Điều này giúp phát hiện các vấn đề như:
- Hóa đơn nhà cung cấp cho những mặt hàng bạn chưa từng nhận được.
- Chênh lệch giá giữa đơn đặt hàng và hóa đơn
- Sự chênh lệch về số lượng cho thấy khả năng gian lận.
Đối với các thương hiệu thương mại điện tử nhập hàng từ các nhà máy ở nước ngoài, nơi hóa đơn thay đổi tùy theo lô hàng và thời gian giao hàng, tự động hóa bổ sung thêm tính giám sát thiết yếu. Theo... Hiệp hội các nhà kiểm tra gian lận được chứng nhậnCác biện pháp kiểm soát tự động giúp giảm tổn thất do gian lận lên đến 50% so với quy trình thủ công.
5. Mối quan hệ với nhà cung cấp được cải thiện rõ rệt.
Các nhà cung cấp sẽ nhận thấy khi thanh toán được thực hiện đúng hạn và không có lỗi. Đó chính xác là những gì phần mềm xử lý hóa đơn tự động làm được. Bạn có thể thanh toán nhanh hơn gấp ba lần, cho phép bạn tận dụng các khoản chiết khấu thanh toán sớm. Nó cũng cung cấp cho nhà cung cấp cái nhìn rõ ràng về những khoản đang chờ xử lý, vì vậy họ không cần phải liên tục nhắc nhở. Theo thời gian, điều đó xây dựng lòng tin, dẫn đến các điều khoản có lợi hơn.
Và đó là một lợi thế đáng kể, đặc biệt là trong môi trường chuỗi cung ứng được quản lý chặt chẽ hoặc chịu áp lực cao. Các thương hiệu thương mại điện tử thậm chí còn được hưởng lợi nhiều hơn vì những người thanh toán đáng tin cậy là những người đầu tiên nhận được hàng tồn kho trong các thời kỳ nhu cầu cao điểm như quý 4 hoặc ngày Prime Day.
6. Khả năng mở rộng trở nên dễ dàng
Dù bạn xử lý 5,000 hay 500,000 hóa đơn mỗi tháng, tự động hóa đều có thể mở rộng quy mô mà không cần thêm nhân sự. Đối với thương mại điện tử, nơi khối lượng đơn đặt hàng và do đó, khối lượng hóa đơn có thể tăng đột biến chỉ sau một đêm, khả năng mở rộng là vô cùng quan trọng.
Những điểm trùng lặp nhiều nhất trong quy trình làm việc AP dành cho doanh nghiệp và thương mại điện tử
1. Hóa đơn nhà cung cấp và hóa đơn sản xuất
Cả các doanh nghiệp và công ty thương mại điện tử đều phụ thuộc vào chuỗi cung ứng toàn cầu. Tự động hóa giúp tăng độ chính xác thông qua việc đối khớp đơn đặt hàng đáng tin cậy, xác minh nhanh chóng và giảm thiểu tranh chấp với nhà cung cấp. Nó cũng củng cố việc tuân thủ bằng cách đảm bảo hóa đơn tuân theo các điều khoản hợp đồng, giá theo số lượng và danh sách nhà cung cấp được phê duyệt.
Đối với người bán hàng thương mại điện tử làm việc với các nhà sản xuất ở nước ngoài, tự động hóa giúp giảm thiểu sự chậm trễ do thiếu chứng từ, chênh lệch tiền tệ hoặc không khớp thời gian giao hàng. Đối với các doanh nghiệp, nó cải thiện sự phối hợp giữa bộ phận mua sắm, vận hành và tài chính, đặc biệt khi có hàng nghìn đơn đặt hàng (PO) luân chuyển qua nhiều nhà máy hoặc văn phòng khu vực.
2. Hóa đơn vận chuyển hàng hóa, giao nhận và hậu cần
Các doanh nghiệp xử lý vận chuyển hàng hóa quốc tế phức tạp, trong khi các thương hiệu thương mại điện tử quản lý chi phí dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL). đàn bà gan dạ phí và tỷ lệ hoàn trả cao. Hệ thống tự động phát hiện lỗi thanh toán và ngăn ngừa các khoản phí quá cao gây tốn kém. Nó cũng tự động kiểm tra hóa đơn của nhà vận chuyển, đánh dấu các trường hợp ngoại lệ và thực thi bảng giá.
Đối với các doanh nghiệp có khối lượng vận chuyển biến động, quy trình làm việc tự động cung cấp khả năng theo dõi chi phí vận chuyển theo thời gian thực. Điều này hỗ trợ dự báo tốt hơn và tránh những bất ngờ vào cuối tháng thường ảnh hưởng đến dòng tiền.
3. Chi phí kho bãi và vận chuyển
Cho dù đó là mạng lưới phân phối doanh nghiệp hay trung tâm xử lý đơn hàng thương mại điện tử, tự động hóa giúp xác thực các thành phần chi phí chính, bao gồm lưu trữ, chọn hàng, đóng gói và trả hàng. Nó giúp các nhóm tài chính đối chiếu các khoản phí với hợp đồng và thỏa thuận mức dịch vụ (SLA), đảm bảo độ chính xác của hóa đơn ngay cả khi khối lượng hàng hóa tăng đột biến.
Đối với các thương hiệu thương mại điện tử đang phát triển nhanh chóng, điều này giúp ngăn chặn các đối tác thực hiện đơn hàng thổi phồng chi phí hoặc áp dụng sai mức giá.
4. Chi tiêu cho SaaS và công nghệ
Cả hai lĩnh vực đều phụ thuộc rất nhiều vào việc phát triển các công nghệ tiên tiến. Tự động hóa tập trung hóa việc tiếp nhận hóa đơn, đơn giản hóa quy trình phê duyệt và đảm bảo phân bổ chi phí chính xác. Nó cũng ngăn chặn các đăng ký trùng lặp, giấy phép không sử dụng và việc gia hạn bị bỏ sót.
Các doanh nghiệp được hưởng lợi từ khả năng hiển thị thống nhất trên hàng chục bộ phận, trong khi các nhóm thương mại điện tử có được sự rõ ràng về các công cụ thúc đẩy hoạt động tiếp thị, vận hành và dịch vụ khách hàng.
5. Chi tiêu số lượng lớn, liên quan đến nhiều bộ phận
Các doanh nghiệp quản lý nhiều trung tâm chi phí khác nhau, và các nhóm thương mại điện tử theo dõi giá vốn hàng bán, quảng cáo, vận chuyển và chi phí chung. Tự động hóa loại bỏ phỏng đoán thủ công và cải thiện khả năng hiển thị chi tiêu trên toàn doanh nghiệp. Nó cũng đẩy nhanh quá trình chốt sổ hàng tháng, tăng cường khả năng kiểm toán và hỗ trợ báo cáo tài chính minh bạch hơn.
Lời kết
Tóm lại là thế này: xử lý hóa đơn thủ công có thể hiệu quả khi hoạt động thương mại điện tử của bạn chỉ xử lý một lượng nhỏ hóa đơn từ nhà cung cấp, vận chuyển và sàn giao dịch. Nhưng ở quy mô lớn, đặc biệt là trên Amazon, Walmart, ShopifyVới các nhà cung cấp bên thứ ba (3PL) và các nhà cung cấp quốc tế, điều này trở thành nút thắt cổ chai làm giảm lợi nhuận và làm chậm tăng trưởng.
Về cơ bản, phép tính vẫn vậy. Bạn hoặc đang chi 12-30 đô la cho mỗi hóa đơn khi nhập thủ công, hoặc chỉ 2-5 đô la nếu sử dụng tự động hóa. Bạn hoặc đang bỏ lỡ các khoản chiết khấu thanh toán sớm có thể dùng để đầu tư vào hàng tồn kho, quảng cáo hoặc mua hàng mùa cao điểm, hoặc bạn đang tận dụng chúng một cách nhất quán. Bạn hoặc đang trả tiền cho nhóm của mình để nhập dữ liệu, hoặc bạn đang giải phóng họ để tập trung vào việc cải thiện điều khoản với nhà cung cấp, giảm thiểu sai sót và tăng cường kiểm soát dòng tiền.
Đối với các thương hiệu thương mại điện tử đang phát triển nhanh chóng, xử lý hóa đơn tự động không phải là một tính năng tùy chọn. Đó là cơ sở hạ tầng giúp bộ phận kế toán phải trả (AP) hoạt động hiệu quả, dễ dự đoán và có khả năng hỗ trợ tăng trưởng trên mọi kênh.
Vậy câu hỏi thực sự không phải là liệu tự động hóa có phù hợp với thương mại điện tử hay không.
Vấn đề là liệu bạn đã sẵn sàng ngừng bỏ phí nguồn tiền và biến quy trình quản lý khoản phải trả (AP) thành lợi thế vận hành trực tiếp hay chưa.
EcomBalance là gì?
EcomBalance là dịch vụ kế toán hàng tháng chuyên biệt dành cho các công ty thương mại điện tử bán hàng trên Amazon. Shopify, eBay, Etsy, WooCommercevà các kênh thương mại điện tử khác.
Chúng tôi sẽ đảm nhận việc ghi sổ kế toán hàng tháng và gửi cho bạn báo cáo tài chính vào ngày 15 hoặc 20 mỗi tháng.
Bạn sẽ có sẵn Báo cáo Lợi nhuận và Thua lỗ, Bảng cân đối kế toán và Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ để phân tích mỗi tháng, nhờ đó bạn và các đối tác kinh doanh có thể đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn.
Quan tâm đến việc tìm hiểu thêm? Lên lịch một cuộc gọi Cùng với CEO của chúng tôi, Nathan Hirsch.
Và đây là một số nguồn tài liệu miễn phí:
- Chương trình nghị sự cuộc họp tài chính hàng tháng
- 9 bước để thành thạo danh sách kiểm tra kế toán thương mại điện tử của bạn
- Hướng dẫn toàn diện về cách tìm dịch vụ kế toán ảo cho thương mại điện tử
- Báo cáo lãi lỗ là gì?
- Cách đọc và hiểu báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Cách đọc và hiểu bảng cân đối kế toán một cách hiệu quả
