Ngày nay, các giải pháp tự động hóa trong thế giới kinh doanh rất phong phú, từ các hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp và quản lý quan hệ khách hàng đến các công cụ quản lý dự án, kế toán và tài chính khác nhau.

Có phần mềm chuyên dụng cho hầu hết các quy trình kinh doanh nội bộ và... dịch vụ đặt phòng trực tuyến cho hầu hết mọi đơn đặt hàng bên ngoài.

Tuy nhiên, còn về quản lý nguồn nhân lực (HR) thì sao? Chức năng kinh doanh quan trọng này luôn dựa vào giao tiếp giữa các cá nhân và sự thấu hiểu con người để truyền cảm hứng và động viên nhân viên.

Dưới đây, chúng tôi sẽ đưa ra 8 ví dụ về cách các ứng dụng phần mềm và robot thông minh đang cách mạng hóa việc quản lý nguồn nhân lực. 

Tại sao tự động hóa các quy trình nhân sự lại quan trọng?

Theo Me-Pos (nhà cung cấp giải pháp phần mềm toàn diện cho tự động hóa quy trình kinh doanh), hơn một nửa số công ty nhân sự trên toàn cầu đạt được mức giảm chi phí từ 10% đến 20% sau khi triển khai tự động hóa quy trình kinh doanh.

Tự động hóa trong quản lý nhân sự giúp đơn giản hóa quy trình tuyển dụng nhân viên mới và đẩy nhanh quá trình hội nhập của họ lên gấp 2-3 lần.

Nó giúp cải thiện quy trình đánh giá, phát triển và chấm dứt hợp đồng của nhân viên. Tự động hóa cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý dữ liệu nhân viên, giám sát việc tuân thủ quy định và quản lý bảng lương nhân viên. 

Chúng ta hãy cùng thảo luận chi tiết hơn về từng ví dụ này và các ví dụ khác về tự động hóa trong lĩnh vực nhân sự.

Xem xét sơ yếu lý lịch và chọn lọc ứng viên.

Mỗi vị trí tuyển dụng đều đi kèm với một danh sách các yêu cầu dành cho ứng viên. Những yêu cầu này có thể liên quan đến chức năng hoặc kỹ năng giao tiếp, đánh giá các kỹ năng mềm hoặc kỹ năng cứng của ứng viên. Do đó, bộ phận nhân sự cần dành rất nhiều thời gian để xem xét các đơn xin việc và tìm kiếm những ứng viên phù hợp nhất giữa thông tin trong sơ yếu lý lịch và yêu cầu công việc. 

Tuy nhiên, quy trình này có thể được đơn giản hóa bằng cách sử dụng phần mềm tự động Phần mềm này phân tích sơ yếu lý lịch và chỉ chọn ra những ứng viên đáp ứng các yêu cầu đã nêu. Sau khi phần mềm thông minh lập danh sách rút gọn các ứng viên phù hợp nhất, chuyên gia nhân sự có thể tiếp tục phân tích và sàng lọc ứng viên.

Gửi thư cho các ứng viên

Giả sử bạn có một danh sách các ứng viên cần phỏng vấn. Một robot hoặc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp bạn tạo ra thư mời chính thức và gửi đến từng ứng viên. Ngay cả khi bạn cần liên hệ với 100 người trở lên, AI vẫn có thể nhanh chóng thêm tên từng người và gửi tất cả các thư qua email trong thời gian ngắn. 

Nhân tiện, đối với những ứng viên không vượt qua vòng tuyển chọn ban đầu, chương trình cũng có thể tạo và gửi email từ chối.

Sự thích nghi của nhân viên mới

Không phải tất cả nhân viên mới đều có thể nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc mới, và đó không chỉ là lỗi của họ, mà còn do nhiều công ty có quá nhiều thủ tục rườm rà và quy trình hội nhập phức tạp. 

Sau khi được đưa vào cơ sở dữ liệu nhân viên, người đó phải nhận được các điều kiện sau:

• một tài khoản dành cho hệ thống CNTT nội bộ;
• Thẻ ra vào khu vực làm việc;
• một hộp thư;
• Các công cụ làm việc (như máy tính xách tay và điện thoại), vân vân.

Khi quy trình hội nhập nhân viên mới được thực hiện thông qua ứng dụng phần mềm, tốc độ thích ứng tăng lên đến 10 lần. Thuật toán thông minh có thể nhanh chóng xây dựng một mẫu cụ thể cho quy trình hội nhập của một người cụ thể, đơn giản hóa toàn bộ quy trình.

Quản lý du lịch và chi phí

Báo cáo của nhân viên về các chuyến công tác không phải lúc nào cũng chính xác. Chúng thường cần được chỉnh sửa gấp rút, vì nhiều nhân viên nộp báo cáo quá hạn. 

Bằng cách tự động hóa các quy trình này, nguy cơ sai sót trong tính toán được loại bỏ vì robot có thể tự động theo dõi tất cả các khoản thanh toán chi phí đi lại và chỉ phê duyệt những khoản đáp ứng các yêu cầu hoàn trả cụ thể. 

Bằng cách ghi chép lại tất cả các khoản chi phí đi lại trong công ty, việc lập ra nhiều loại báo cáo tài chính để ban quản lý xem xét trở nên dễ dàng hơn.

Quản lý dữ liệu nhân viên

Nhân viên trong các công ty có thể được phân loại thành nhiều nhóm:

• trước đây, hiện tại;
• Làm việc tự do, toàn thời gian, bán thời gian;
• Nhu cầu phát triển, nhân tài hàng đầu;
• nhân viên, quản lý;
• và như vậy.

Mỗi hạng mục đều tuân theo các yêu cầu và quy tắc khác nhau liên quan đến phúc lợi hoặc tiền lương. Tất cả dữ liệu này được lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu, và thường là trong nhiều cơ sở dữ liệu riêng biệt. 

Việc so sánh thông tin thủ công từ các cơ sở dữ liệu khác nhau để áp dụng một quy trình cho nhân viên có thể mất nhiều ngày, thậm chí nhiều tuần. Ngược lại, robot có thể tìm và phân tích dữ liệu cần thiết từ các cơ sở dữ liệu khác nhau chỉ trong vài giây. Nhân viên chịu trách nhiệm chỉ cần đưa ra quyết định hành chính về việc thực hiện quy trình cụ thể đó.

Theo dõi điểm danh

Trong các công ty có tới 200 nhân viên toàn thời gian, việc theo dõi sự có mặt không hề dễ dàng. Vậy nếu có 2000 nhân viên và mỗi người lại có những quy định riêng về việc có mặt tại nơi làm việc thì sao? 

Trong trường hợp này, một hệ thống thông minh tự động sẽ là không thể thiếu. Nó không chỉ ghi lại thời gian đến và đi của nhân viên mà còn xác định được những người thường xuyên vắng mặt và những người làm việc chăm chỉ nhất.

Hơn nữa, trong những tình huống khẩn cấp như đại dịch, hệ thống thông minh có thể đề xuất phân bổ khối lượng công việc giữa các phòng ban nếu hầu hết mọi người buộc phải nghỉ ốm.

Quản lý biên chế

Quản lý tiền lương là một ví dụ về công việc lặp đi lặp lại, đơn điệu. Nó có thể chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố và biến số khác nhau, và các chuyên gia nhân sự phải tính đến tất cả.

Robot không chỉ loại bỏ lỗi do con người gây ra mà còn giảm đáng kể thời gian tính toán và hạch toán. Kết quả là, việc không có các khoản thanh toán chậm trễ hoặc không công bằng sẽ mang lại tác động tích cực. tác động về động lực của nhân viên.

Tuân thủ và Báo cáo

Quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động được điều chỉnh bởi luật lao động. Luật lao động thường xuyên thay đổi, đòi hỏi chuyên gia nhân sự phải dành nhiều thời gian để theo dõi. Trong khi đó, nếu bạn tích hợp một chương trình trí tuệ nhân tạo (AI) tùy chỉnh vào hệ thống để chuyển đổi dữ liệu từ luật pháp sang hoạt động của công ty, bạn có thể giải phóng rất nhiều thời gian cho nhân viên của mình. Việc tạo báo cáo tuân thủ cũng sẽ diễn ra nhanh hơn nhiều.

Khuyến nghị cuối cùng

Nếu bất kỳ biện pháp tối ưu hóa nào được đề cập ở trên không nằm trong thực tiễn quản lý nhân sự hiện tại của bạn, thì chắc chắn bạn đang hoạt động kém hiệu quả về tiết kiệm chi phí và năng suất. Hãy xem xét thực hiện các bước cần thiết để tìm kiếm các phần mềm và kỹ năng nhân lực còn thiếu.

Tự động hóa không có nghĩa là sa thải nhân viên HR hoặc giảm số lượng nhân viên. Nó chỉ đòi hỏi việc nâng cao kỹ năng và đào tạo lại cho họ. Về lâu dài, lực lượng lao động của bạn rất có thể sẽ đánh giá cao sự thay đổi này, vì họ sẽ phải làm ít công việc thủ công hơn và tập trung nhiều hơn vào những công việc sáng tạo và thú vị.