Nếu bạn cảm thấy việc quản lý hàng tồn kho giống như một trò chơi đoán mò, đó là vì hầu hết các thương hiệu vẫn vận hành theo cách đó. Một người cập nhật bảng tính, người khác thay đổi đơn đặt hàng, người thứ ba triển khai chương trình khuyến mãi, và "sự thật" về hàng tồn kho nằm đâu đó giữa Slack và số liệu của ngày hôm qua.

Đó là nơi kho phân tích dự đoán Nó thực sự đáng giá. Nó biến lịch sử bán hàng, thời gian giao hàng và tính mùa vụ của bạn thành một kế hoạch hướng tới tương lai, giúp bạn mua những gì bạn sẽ bán, vào thời điểm bạn sẽ bán, mà không cần phải đầu tư tiền vào những mặt hàng bán chậm.

Hãy coi nó như một bản dự báo thời tiết cho chuỗi cung ứng của bạn. Nó không hoàn hảo, nhưng tốt hơn nhiều so với việc thò đầu ra ngoài cửa sổ và hy vọng.

Phân tích dự đoán trong quản lý kho hàng thực sự làm được gì (và không làm được gì)

Về mặt thực tiễn, phân tích dự báo hàng tồn kho trả lời ba câu hỏi mà doanh nghiệp của bạn đặt ra mỗi tuần:

• Chúng ta sẽ bán được bao nhiêu sản phẩm theo từng mã SKU (và biến thể) trong X ngày tới?
• Nếu chúng ta không làm gì thì đến bao giờ chúng ta sẽ cạn kiệt?
• Dựa trên thời gian giao hàng của nhà cung cấp và lượng hàng dự phòng, chúng ta nên đặt hàng lại những mặt hàng nào ngay bây giờ?

Đây không phải là quả cầu pha lê. Nếu bạn thay đổi giá cả, chạy chiến dịch quảng cáo mới, thâm nhập thị trường bán lẻ, hoặc bị đối thủ cạnh tranh sao chép sản phẩm, dự báo phải được điều chỉnh. Lợi thế là bạn không còn phải phản ứng sau khi hàng hóa hết. Bạn nhận diện rủi ro từ sớm và hành động có chủ đích.

Để có cái nhìn tổng quan vững chắc về mối liên hệ giữa phân tích dự đoán và tối ưu hóa tồn kho bán lẻ, bài giải thích của Vusion là một tài liệu tham khảo hữu ích: phân tích dự đoán để tối ưu hóa tồn kho bán lẻ.

Vì sao bảng tính lại thất bại khi bạn đạt đến tốc độ thực sự?

Tấm giấy vẫn ổn khi bạn bán 12 mã sản phẩm và đặt hàng lại hai lần một tháng. Chúng sẽ bị rách khi:

• Bạn cung cấp nhiều loại cây khác nhau (kích thước, màu sắc, bó cây).
• Bạn chạy các chương trình khuyến mãi làm tăng đột biến nhu cầu (BFCM, đợt cập nhật tháng Giêng, Ngày của Mẹ)
• Bạn có các nhà cung cấp với thời gian giao hàng không đồng đều.
• Bạn có nhiều địa điểm (bao gồm dịch vụ hậu cần bên thứ ba kết hợp với dịch vụ nội bộ, hoặc nhiều kho hàng)

Vấn đề tiềm ẩn nằm ở thời điểm. Một bảng tính có thể cho bạn thấy "hàng tồn kho hiện có", nhưng nó hiếm khi mô phỏng được thực tế. Lượng hàng tồn kho hiện có trừ đi nhu cầu trong thời gian giao hàng.Đó chính là toàn bộ trò chơi.

Cách diễn đạt ngắn gọn và dễ hiểu hơn là như sau:

Điểm đặt hàng lại = nhu cầu dự kiến ​​trong thời gian giao hàng + lượng hàng tồn kho an toàn.

Nếu quy trình của bạn không tích hợp điều đó vào các quyết định mua hàng hàng ngày, thì bạn không lập kế hoạch mà chỉ đang phản ứng.

Các yếu tố đầu vào làm cho dự báo trở nên hữu ích (không chỉ đơn thuần là "thú vị").

Phân tích dự đoán chỉ hoạt động hiệu quả nếu bạn cung cấp cho nó các tín hiệu phù hợp với cách khách hàng mua hàng và hành vi của nhà cung cấp. Trong thương mại điện tử, đây là những yếu tố đầu vào mà tôi quan tâm hàng đầu:

Tốc độ bán hàng theo SKU và biến thể
Không chỉ doanh thu. Số lượng sản phẩm cũng quan trọng. Dự báo ở cấp độ biến thể sản phẩm là nơi mà hầu hết các thương hiệu gặp khó khăn.

Tính thời vụ và ảnh hưởng của lịch
Các mô hình hàng tuần (cuối tuần so với ngày thường), chu kỳ hàng tháng và các đỉnh điểm rõ ràng như quý 4.

Tình trạng hết hàng và thời kỳ mất doanh thu
Nếu sản phẩm bán chạy nhất của bạn hết hàng trong 12 ngày, lịch sử bán hàng của bạn không phản ánh đúng thực tế. Một hệ thống tốt sẽ khắc phục điều đó.

Thời gian giao hàng và sự biến động về thời gian giao hàng
Một nhà cung cấp ghi "thời gian giao hàng là 21 ngày" nhưng đôi khi lại mất đến 35 ngày thì bạn nên điều chỉnh thời gian dự phòng của mình.

Các sự kiện tiếp thị và bán hàng
Các chiến dịch gửi email hàng loạt, tăng chi tiêu quảng cáo trả phí, ra mắt sản phẩm thông qua người ảnh hưởng, thay đổi giá cả, gộp sản phẩm và vị trí đặt quảng cáo trên trang web.

Nếu bạn muốn kiểm tra nhanh bằng trực giác: nếu công cụ dự báo của bạn không cho phép tính đến các chương trình khuyến mãi hoặc tình trạng hết hàng, nó sẽ đưa ra những dự báo sai lầm trông có vẻ tự tin.

Biến dự đoán thành đơn đặt hàng (phần giúp bạn giữ được sự tỉnh táo)

Các dự báo chỉ có giá trị khi chúng thúc đẩy hành động. Những quy trình làm việc hiệu quả nhất thường tạo cảm giác nhàm chán theo cách tốt nhất, bởi vì các câu hỏi được giải đáp trước khi sự hoảng loạn xảy ra.

Đây là hình ảnh về kho dữ liệu phân tích dự đoán "có thể hành động" trong một tuần làm việc của nhà điều hành:

Các cảnh báo rủi ro hết hàng được đưa ra đủ sớm để có tác dụng.
Không phải kiểu "bạn bị loại." Mà đúng hơn là "bạn sẽ bị loại trong 18 ngày nữa, và nhà cung cấp của bạn cần 28 ngày."

Số lượng đặt hàng lại được đề xuất gắn liền với phạm vi bao phủ mục tiêu.
Ví dụ: “Mua đủ hàng để đáp ứng nhu cầu trong 45 ngày”, điều chỉnh theo chu kỳ cung ứng của nhà cung cấp.

Lượng hàng tồn kho an toàn phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn.
Nếu bạn là một thương hiệu cao cấp với thời gian giao hàng dài và tỷ suất lợi nhuận gộp cao, bạn có thể có một khoản dự phòng lớn hơn so với người bán hàng hóa có tỷ suất lợi nhuận thấp.

Tạo và theo dõi đơn đặt hàng (PO) giúp hoàn thiện quy trình.
Nếu nhóm của bạn lập đơn đặt hàng ở một nơi, phê duyệt ở một nơi khác và theo dõi hàng hóa đến ở một nơi thứ ba, thì lỗi sẽ nhân lên. Một hệ thống dự báo cần kết nối việc lập kế hoạch với việc thực thi.

Những lỗi thường gặp nhất mà tôi thấy (và cách tránh chúng)

Hầu hết các vấn đề về tồn kho không phải do "dự báo kém" gây ra. Mà là do dự báo tốt được áp dụng vào hoạt động vận hành thiếu hiệu quả. Hãy chú ý đến những mô hình sau:

Đối xử bình đẳng với tất cả các SKU
Các doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng nhanh và doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng chậm cần những quy tắc khác nhau. Ngay cả việc phân loại ABC cơ bản cũng giúp bạn tập trung vào những sai sót gây thiệt hại lớn nhất.

Bỏ qua các ràng buộc như số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) và tiền mặt.
Một dự báo đề xuất 312 đơn vị nghe có vẻ hay cho đến khi số lượng đặt hàng tối thiểu của bạn là 1,000 và nguồn vốn của bạn đang eo hẹp. Hệ thống của bạn phải mô phỏng các ràng buộc, nếu không nhóm của bạn sẽ bỏ qua nó.

Lập kế hoạch dựa trên doanh thu, không phải dựa trên số lượng sản phẩm.
Dự báo doanh thu không vận chuyển hàng hóa. Dự báo số lượng sản phẩm mới làm được điều đó.

Để một tháng bận rộn làm ô nhiễm dữ liệu.
Sự gia tăng đột biến của virus có thể làm sai lệch logic sắp xếp lại đơn hàng trong nhiều tuần. Bạn cần thiết lập thủ công hoặc gắn thẻ khuyến mãi.

Không đo lường được độ chính xác của dự báo.
Bạn không cần sự hoàn hảo, nhưng bạn cần một bảng đánh giá. Theo dõi những chỉ số đơn giản như sai số dự báo theo từng nhóm sản phẩm (SKU), sau đó cải thiện những lĩnh vực thực sự tác động đến lợi nhuận.

Các công cụ Shopify đáng xem xét để dự báo tồn kho

Nếu bạn muốn có kho dữ liệu phân tích dự đoán bên trong ShopifyHãy bắt đầu bằng cách xem xét một vài ứng dụng dự báo chuyên dụng và so sánh cách chúng xử lý thời gian giao hàng, các biến thể và quy trình làm việc của đơn đặt hàng.

Một vài lựa chọn để bạn đưa vào danh sách rút gọn:

• Quản lý kho Prediko (Chi tiết giá cả tại đây: Bảng giá và các gói dịch vụ của Prediko)
• Dự báo tồn kho của Monocle AI (Chi tiết giá cả: Giá Monocle)
• Rewize | Quản lý và dự báo tồn kho dựa trên trí tuệ nhân tạo (Phản hồi thực tế từ người bán: Đánh giá Rewize)

Đừng chọn dựa trên giao diện đẹp nhất. Hãy chọn dựa trên việc nó có phù hợp với thực tế hoạt động của bạn hay không: nhiều kho hàng, thời gian giao hàng dài, các gói hàng và cách nhóm của bạn thực sự tạo và phê duyệt đơn đặt hàng.

Kế hoạch triển khai đơn giản (theo từng giai đoạn kinh doanh)

Bạn không cần một dự án kéo dài sáu tháng. Bạn cần một chu trình khép kín giúp bạn đi từ "dự báo" đến "mua hàng tốt hơn".

Nếu bạn đang ở giai đoạn đầu (dưới 50 SKU):
Kết nối Shopify Thu thập dữ liệu, sắp xếp lại tên SKU và dự báo 20 sản phẩm bán chạy nhất. Xây dựng điểm đặt hàng lại với thời gian giao hàng và một lượng hàng tồn kho an toàn nhỏ. Chạy thử nghiệm trong 30 ngày trước khi mở rộng.

Nếu bạn đang mở rộng quy mô (ra mắt sản phẩm mới mỗi tháng, có chương trình khuyến mãi, chi tiêu thực tế):
Gắn thẻ các chương trình khuyến mãi, theo dõi tình trạng hết hàng và bắt đầu dự báo ở cấp độ từng biến thể sản phẩm. Thêm sự biến động về thời gian giao hàng của nhà cung cấp, sau đó sử dụng công cụ này để điều hành các cuộc họp đặt hàng hàng tuần với một người chịu trách nhiệm chính.

Nếu bạn đã có doanh nghiệp ổn định (nhiều địa điểm, bán buôn, bán lẻ hoặc cung ứng toàn cầu):
Hãy thúc đẩy việc sử dụng một nguồn thông tin kế hoạch duy nhất và đồng bộ với bộ phận tài chính. Kế hoạch dòng tiền và kế hoạch hàng tồn kho cần được trao đổi hàng ngày, chứ không phải hàng quý.

Tổng kết

Quản lý kho chỉ trở nên hỗn loạn khi các quyết định dựa trên các bảng tính rời rạc, đơn đặt hàng tùy tiện và cái nhìn phiến diện về những gì thực sự đang diễn ra trong danh mục sản phẩm của bạn. Phân tích dự đoán trong quản lý kho mang lại nhiều lợi ích hơn. Shopify Các thương hiệu cung cấp một cách để thay thế sự hỗn loạn đó bằng một kế hoạch hướng tới tương lai, sử dụng dữ liệu bán hàng trong quá khứ, tính mùa vụ và thời gian giao hàng của nhà cung cấp để ước tính bạn sẽ bán được bao nhiêu, khi nào hàng sẽ hết và bạn nên đặt hàng lại những gì ngay hôm nay. Thay vì phản ứng với tình trạng hết hàng sau khi nó ảnh hưởng đến doanh thu hoặc đặt hàng quá nhiều mặt hàng bán chậm làm tắc nghẽn dòng tiền, bạn sẽ có được một "dự báo thời tiết" cho chuỗi cung ứng của mình và có thể đưa ra các quyết định bình tĩnh và tự tin hơn.

Sự thay đổi thực tiễn rất đơn giản: hãy ngừng suy nghĩ theo hướng “hàng tồn kho hiện có” và bắt đầu suy nghĩ theo hướng nhu cầu trong thời gian giao hàng cộng với lượng hàng dự trữ an toàn. Khi bạn mô hình hóa doanh số bán hàng theo từng SKU và biến thể, tính đến ảnh hưởng của các chương trình khuyến mãi và tình trạng thiếu hàng, và xem xét đến việc nhà cung cấp đôi khi mất nhiều thời gian hơn thời gian giao hàng “tiêu chuẩn” của họ, điểm đặt hàng lại của bạn sẽ trở nên đáng tin cậy hơn nhiều. Từ đó, các công cụ dự đoán có thể phát hiện sớm rủi ro thiếu hàng (“bạn sẽ hết hàng trong 18 ngày; thời gian giao hàng là 28 ngày”), đề xuất số lượng phù hợp với khung thời gian mục tiêu của bạn và tạo ra các đơn đặt hàng phù hợp với các ràng buộc thực tế như số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) và nguồn vốn hạn chế. Ngay cả việc phân khúc cơ bản—xử lý các mặt hàng bán chạy khác với các SKU bán chậm và đo lường sai số dự báo theo nhóm sản phẩm—cũng giúp bạn tập trung nỗ lực vào những nơi mà sai sót gây thiệt hại lớn nhất.

Để áp dụng thành công trong thực tế, bạn không cần một dự án khổng lồ; bạn cần một quy trình chặt chẽ. Các thương hiệu giai đoạn đầu có thể kết nối dữ liệu cửa hàng, tinh chỉnh mã sản phẩm (SKU) và dự báo 20 sản phẩm bán chạy nhất với điểm đặt hàng lại dựa trên thời gian giao hàng trong thời gian thử nghiệm 30 ngày. Các thương hiệu đang phát triển có thể bắt đầu gắn thẻ khuyến mãi, theo dõi tình trạng hết hàng và dự báo ở cấp độ biến thể sản phẩm, sau đó tiến hành xem xét đơn đặt hàng hàng tuần dựa trên dự báo thay vì cảm tính. Các doanh nghiệp đã thành lập có thể hướng tới một nguồn thông tin lập kế hoạch duy nhất được chia sẻ với bộ phận tài chính để kế hoạch tồn kho và dòng tiền luôn đồng bộ. Chiến thắng thực sự không phải là một mô hình hoàn hảo; mà là giảm thiểu các lô hàng khẩn cấp, giảm số lượng cuộc họp "lẽ ra chúng ta nên đặt hàng lại" và giữ lại nhiều tiền mặt hơn trong doanh nghiệp khi phát triển.

Câu Hỏi Thường Gặp

Nói một cách đơn giản, phân tích dự đoán hàng tồn kho dành cho các thương hiệu Shopify là gì?

Phân tích dự báo tồn kho sử dụng dữ liệu bán hàng trong quá khứ, yếu tố mùa vụ và hành vi của nhà cung cấp để ước tính nhu cầu trong tương lai và hướng dẫn thời điểm cũng như số lượng hàng cần đặt hàng lại. Thay vì phỏng đoán, bạn sử dụng dữ liệu để dự đoán trước các rủi ro thiếu hàng và lên kế hoạch mua hàng sao cho có đủ sản phẩm mà không cần phải chi quá nhiều tiền mặt.

Hệ thống quản lý tồn kho dự đoán có ưu điểm gì so với việc sử dụng bảng tính?

Bảng tính có thể hiển thị lượng hàng tồn kho hiện tại, nhưng chúng hiếm khi tính đến nhu cầu trong thời gian giao hàng của nhà cung cấp, sự khác biệt giữa các biến thể sản phẩm, các chương trình khuyến mãi và giao hàng chậm trễ. Các công cụ dự báo tồn kho tích hợp những yếu tố đó vào dự báo và cập nhật tự động, điều này khó có thể duy trì một cách đáng tin cậy trên các bảng tính thủ công khi bạn có nhiều SKU và các chương trình khuyến mãi thường xuyên.

Hệ thống dự báo tồn kho cần trả lời những câu hỏi cốt lõi nào cho doanh nghiệp của tôi?

Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả cần trả lời ba câu hỏi hàng tuần: bạn dự kiến ​​sẽ bán bao nhiêu sản phẩm theo mã SKU hoặc biến thể trong kỳ tiếp theo, khi nào hàng sẽ hết nếu không có gì thay đổi, và cần đặt hàng lại những gì dựa trên thời gian giao hàng và lượng hàng tồn kho an toàn. Nếu quy trình hiện tại của bạn không thể trả lời rõ ràng những câu hỏi đó, bạn vẫn đang quản lý hàng tồn kho một cách thụ động.

Tại sao bảng tính lại bắt đầu gặp trục trặc khi cửa hàng của tôi phát triển?

Khi bạn thêm SKU, biến thể, chương trình khuyến mãi và địa điểm, bảng tính khó có thể theo kịp tất cả thời gian và độ phức tạp. Chúng không dễ dàng mô hình hóa tình trạng hết hàng, thời gian giao hàng thay đổi và các đơn đặt hàng chồng chéo, dẫn đến số liệu không đồng bộ và các nhóm đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu lỗi thời hoặc không đầy đủ.

Những yếu tố đầu vào nào là quan trọng nhất để dự báo tồn kho chính xác?

Các yếu tố đầu vào quan trọng nhất bao gồm doanh số bán hàng theo từng SKU và biến thể, xu hướng theo mùa, các chương trình khuyến mãi đã biết, các giai đoạn hết hàng, thời gian giao hàng của nhà cung cấp và sự biến động của chúng, cũng như bất kỳ thay đổi lớn nào về tiếp thị hoặc giá cả. Khi các tín hiệu này được thu thập và hiểu rõ, dự báo sẽ phản ánh chính xác cách thức hoạt động thực tế của doanh nghiệp, chứ không chỉ là một con số trung bình đơn thuần.

Làm thế nào để chuyển đổi các dự báo thành các đơn đặt hàng cụ thể?

Bạn chuyển đổi dự báo thành điểm đặt hàng lại bằng cách kết hợp nhu cầu dự kiến ​​trong thời gian giao hàng với lượng hàng tồn kho dự phòng. Khi lượng hàng tồn kho giảm xuống gần ngưỡng đó, hệ thống sẽ đề xuất số lượng đơn đặt hàng (PO) đáp ứng nhu cầu mục tiêu trong một số ngày hoặc tuần nhất định, được điều chỉnh theo các ràng buộc của nhà cung cấp, và những đề xuất đó sẽ trở thành cơ sở cho việc phê duyệt đơn đặt hàng của bạn.

Tôi nên xử lý các SKU khác nhau như thế nào, ví dụ như hàng bán chạy và hàng bán chậm?

Các SKU bán chạy cần được chú trọng hơn, giám sát chặt chẽ hơn và có thể cần lượng hàng tồn kho an toàn cao hơn vì tình trạng hết hàng rất tốn kém. Đối với các SKU bán chậm, có thể áp dụng các quy tắc linh hoạt hơn và chu kỳ xem xét dài hơn, và trong một số trường hợp, dự báo có thể giúp bạn giảm bớt các đơn hàng mua trong tương lai hoặc loại bỏ dần các sản phẩm liên tục chiếm dụng vốn mà không bán được.

Các thương hiệu thường mắc những sai lầm nào khi sử dụng hệ thống dự báo tồn kho?

Những sai lầm thường gặp bao gồm việc đối xử bình đẳng với tất cả sản phẩm, bỏ qua số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) và giới hạn tiền mặt, dự báo dựa trên doanh thu thay vì số lượng sản phẩm bán ra, để sự tăng đột biến nhất thời do virus làm sai lệch các đơn đặt hàng trong tương lai, và không theo dõi độ chính xác của dự báo. Những vấn đề này khiến nhóm quản lý bỏ qua hệ thống hoặc đưa ra các khuyến nghị sai lệch, làm tổn hại lòng tin của khách hàng.

Làm thế nào một thương hiệu Shopify nhỏ có thể bắt đầu sử dụng tính năng dự đoán tồn kho mà không cần một dự án lớn?

Hãy bắt đầu bằng cách nhập dữ liệu cửa hàng của bạn vào một công cụ dự báo đơn giản, làm sạch mã định danh sản phẩm và tập trung vào 20-50 SKU hàng đầu mang lại doanh số bán hàng cao nhất. Xây dựng các điểm đặt hàng lại có tính đến thời gian giao hàng cho những mặt hàng đó, thử nghiệm các đề xuất trong một tháng và tinh chỉnh từ đó trước khi triển khai quy trình cho toàn bộ danh mục sản phẩm.

Quản lý tồn kho dự đoán giúp cải thiện dòng tiền và giảm căng thẳng cho tôi như thế nào?

Dự báo tốt hơn giúp giảm cả tình trạng thiếu hàng và tồn kho quá mức, đồng nghĩa với việc ít phải giao hàng gấp, ít mất doanh thu và ít tiền bị kẹt trong các mặt hàng bán chậm. Theo thời gian, điều này dẫn đến việc mua hàng dễ dự đoán hơn, ít trường hợp khẩn cấp hơn và bức tranh rõ ràng hơn về thời điểm tiền mặt sẽ bị ràng buộc trong hàng tồn kho so với thời điểm có thể được sử dụng cho tiếp thị, tuyển dụng và tăng trưởng.